HR & Office Manager (m/w/d)

Du liebst es, Dinge zu organisieren, Strukturen zu schaffen und weißt, was ein Team wirklich braucht, um sich wohlzufühlen und gerne zur Arbeit zu kommen? Dann haben wir etwas für dich! Als HR & Office Manager gestaltest du unsere Kultur, unser Office sowie zentrale HR-Prozesse aktiv mit und schaffst so ein Umfeld, in dem unser Team täglich sein Bestes geben kann.

Tätigkeiten

• Employee Experience & Kultur: Du bist zentrale Anlaufstelle für unsere Mitarbeiter und entwickelst unsere Unternehmenskultur aktiv weiter – mit messbarem Impact auf unseren eNPS.
• Office & Feelgood Management: Du verantwortest ein state-of-the-art Office-Erlebnis – von Raumorganisation über Bestellungen bis hin zu Initiativen für unsere Hybridkultur.
• Event Management: Du planst und organisierst Company Events eigenständig end-to-end und sorgst für eine herausragende Culture Experience für alle Teilnehmer.
• HR Administration & Infrastruktur: Du stellst eine reibungslose Ausstattung sicher, entwickelst unsere Prozesse rund um Equipment, Tools und Mitarbeiter-Benefits weiter und verantwortest das Vertragsmanagement sowie die Pflege unserer digitalen Mitarbeiterakten.
• On- & Offboarding: Du gestaltest ein strukturiertes und wertschätzendes On- und Offboarding und sorgst für eine durchgängig positive Employee Experience.
• Recruiting Support: Du unterstützt bei Bedarf im Talent Acquisition Bereich, z. B. durch die Mitwirkung in Interviews sowie die eigenständige Betreuung von Werkstudenten- und Praktikantenpositionen.

Anforderungen

• Du hast ein abgeschlossenes Studium im sozialen oder wirtschaftswissenschaftlichen Bereich oder eine abgeschlossene Ausbildung. Viel wichtiger ist uns jedoch, dass du bereits fundierte Praxiserfahrung im Bereich People & Culture, HR oder Office Management gesammelt hast.
• Du trittst als vertrauensvoller Ansprechpartner auf, erkennst frühzeitig Bedürfnisse und Herausforderungen im Team und unterstützt dabei, pragmatische und nachhaltige Lösungen zu finden.
• Du hast bereits praktische Erfahrung in der Weiterentwicklung von Office-Strukturen oder Workspaces gesammelt, verfügst über ein starkes Organisationstalent im Umgang mit People-Themen und steuerst administrative Aufgaben strukturiert, eigenständig und mit Überblick – auch in einem hybriden Setup.
• Du bist digital affin, bewegst dich sicher in modernen Tools und fühlst dich in einem schnellen, dynamischen Umfeld wohl.
• Du bist mobil, besitzt einen Führerschein und bist bereit, regelmäßig in unserem Kölner Office vorbeizuschauen sowie Events vor Ort zu begleiten.
• Du bringst verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse mit.

Team

Wir sind ein Team aus 70+ diversen Talenten an zwei Standorten (Köln & Darmstadt) aus Online Marketing Managern, Sales Genies, Physiotherapeuten, Projektentwicklern, Nachhaltigkeitsexperten, Bewegungsfans und vielen weiteren wunderbaren Menschen. Um Andere in unserer Vision mitzunehmen, gestalten wir unser Arbeitsumfeld agil, nach dem Bestmöglichen strebend und human orientiert.

Bewerbungsprozess

• Screening: Wir prüfen deine Bewerbung und Dokumente sorgfältig für die Position und melden uns innerhalb von drei Tagen bei dir.
• People & Culture Interview: Nach positivem Feedback folgt ein digitales Interview mit Vanessa, um dich besser kennenzulernen und mehr über Ergotopia und die Position zu besprechen.
• Case: Zufriedenheit im Beruf ist für uns eine Herzensangelegenheit. Unsere Case Study gibt dir die Möglichkeit, ein noch besseres Verständnis von der Position zu entwickeln.
• Teamlead Interview: Nach überzeugendem Case folgt ein zweites Interview mit Anna und deinem zukünftigen Teamlead, um Fachkompetenzen und deine Erwartungen zu fokussieren.
• Offer: Für die finale Entscheidung organisieren wir potenziell je nach Position ein Teamkennenlernen, persönliches Treffen oder Gespräch mit unserem CEO Milan. Wir freuen uns, dich nach Vertragsunterschrift als Teil des Teams begrüßen zu können und dein persönliches Onboarding zu planen!