Junior HR & Office Manager (m/w/d)

Du liebst es, Dinge zu organisieren, Strukturen zu schaffen und weißt, was ein Team wirklich braucht, um sich wohlzufühlen und gerne zur Arbeit zu kommen? Dann haben wir etwas für dich! Als Junior HR & Office Manager gestaltest du unsere Kultur, unser Office sowie zentrale HR-Prozesse aktiv mit und schaffst so ein Umfeld, in dem unser Team täglich sein Bestes geben kann.

Tätigkeiten

• Employee Experience & Kultur: Du bist Vertrauensperson und Ansprechpartner:in für unsere Mitarbeiter:innen und stärkst aktiv eine positive Unternehmenskultur mit messbarem Impact auf unseren eNPS.
• Office & Feelgood Management: Du verantwortest ein state-of-the-art Office-Erlebnis – von Raumorganisation über Bestellungen bis hin zu Initiativen für unsere Hybridkultur.
• Event Management: Du planst und organisierst Company Events end-to-end und sorgst für eine herausragende Experience für alle Teilnehmer:innen.
• HR Administration & Infrastruktur: Du stellst eine reibungslose Ausstattung sicher, optimierst unsere Prozesse rund um Equipment, Tools und Mitarbeiter:innen-Benefits und verantwortest das Vertragsmanagement sowie die Pflege unserer digitalen Mitarbeiter:innenakten.
• On- & Offboarding: Du sorgst für ein reibungsloses und wertschätzendes On- und Offboarding – von der Vorbereitung des ersten Arbeitstags über Check-ins bis hin zu strukturierten Exit-Prozessen.
• Recruiting Support: Du unterstützt bei Bedarf im Talent Acquisition Bereich, z. B. durch die Mitwirkung in Interviews sowie die Betreuung von Werkstudenten- und Praktikantenpositionen.

Anforderungen

• Du hast ein abgeschlossenes Studium im sozialen oder wirtschaftswissenschaftlichen Bereich oder eine abgeschlossene Ausbildung. Viel wichtiger ist uns jedoch, dass du die nötige Motivation, das richtige Mindset und die passenden Fähigkeiten für die Rolle mitbringst.
• Du trittst als vertrauensvoller Ansprechpartner:in auf, bist zentrale Anlaufstelle für unsere Mitarbeiter:innen und trägst aktiv dazu bei, ein positives Miteinander im Team sicherzustellen.
• Du bringst erste Erfahrung in der Organisation von Workspaces oder vergleichbaren Setups mit, verfügst über ein starkes Organisationstalent im Umgang mit administrativen People-Themen und behältst auch in einem hybriden Umfeld stets den Überblick.
• Du bist digital affin, bewegst dich sicher in modernen Tools und fühlst dich in einem schnellen, dynamischen Umfeld wohl.
• Du bist mobil, besitzt einen Führerschein und bist bereit, regelmäßig in unserem Kölner Office vorbeizuschauen sowie Events vor Ort zu begleiten.
• Du bringst verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse mit.

Team

Wir sind ein Team aus 70+ diversen Talenten an zwei Standorten (Köln & Darmstadt) aus Online Marketing Managern, Sales Genies, Physiotherapeuten, Projektentwicklern, Nachhaltigkeitsexperten, Bewegungsfans und vielen weiteren wunderbaren Menschen. Um Andere in unserer Vision mitzunehmen, gestalten wir unser Arbeitsumfeld agil, nach dem Bestmöglichen strebend und human orientiert.

Bewerbungsprozess

• Screening: Wir prüfen deine Bewerbung und Dokumente sorgfältig für die Position und melden uns innerhalb von drei Tagen bei dir.
• People & Culture Interview: Nach positivem Feedback folgt ein digitales Interview mit Vanessa, um dich besser kennenzulernen und mehr über Ergotopia und die Position zu besprechen.
• Case: Zufriedenheit im Beruf ist für uns eine Herzensangelegenheit. Unsere Case Study gibt dir die Möglichkeit, ein noch besseres Verständnis von der Position zu entwickeln.
• Teamlead Interview: Nach überzeugendem Case folgt ein zweites Interview mit Anna und deinem zukünftigen Teamlead, um Fachkompetenzen und deine Erwartungen zu fokussieren.
• Offer: Für die finale Entscheidung organisieren wir potenziell je nach Position ein Teamkennenlernen, persönliches Treffen oder Gespräch mit unserem CEO Milan. Wir freuen uns, dich nach Vertragsunterschrift als Teil des Teams begrüßen zu können und dein persönliches Onboarding zu planen!