Auf einen Blick
- Aufgaben: Digitale Belegerfassung und Dokumentenmanagement für Kölner Unternehmen.
- Unternehmen: BACKOFFICE.koeln – der Partner für effizientes Büromanagement.
- Vorteile: Modernes Büro, klare Strukturen, Entwicklungsmöglichkeiten und ein sicherer Arbeitsplatz.
- Weitere Informationen: Flexible Arbeitszeiten: Vollzeit, Teilzeit oder Minijob möglich.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines wachsenden Teams und bringe Ordnung ins Belegchaos.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung oder Erfahrung in Büroorganisation, digitales Mindset.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 2500 - 3000 € pro Monat.
Erfolg braucht Struktur. Wir liefern sie. BACKOFFICE.koeln ist der Backoffice-Partner für Kölner Unternehmen – vom Gastronomiebetrieb über den Großhandel bis zur Franchise-Gruppe. Wir verwalten und digitalisieren Belegchaos, strukturieren Prozesse und halten unseren Mandanten den Rücken frei, damit sie sich auf ihr Geschäft konzentrieren können. Wir wachsen: Seit Juli 2026 arbeiten wir in neuen, modernen Büroräumen in Köln-Merkenich und bauen unser Team weiter aus. Dafür suchen wir Menschen, die mitdenken, anpacken und Ordnung nicht als Pflicht, sondern als Handwerk verstehen.
Ihre Aufgaben
- Digitale Belegerfassung: Sie nehmen Rechnungen und Dokumente über unsere digitalen Kanäle entgegen (E-Mail, Upload-Portal, Messenger) und erfassen sie sauber im System.
- Prüfen & Zuordnen: Sie kontrollieren Belege auf Vollständigkeit und ordnen sie den richtigen Mandanten, Firmen und Kostenstellen zu.
- Vorbereitende Buchhaltung: Sie bereiten die Unterlagen so auf, dass unsere Buchhalter direkt weiterarbeiten können.
- Mandantenkommunikation: Sie fragen fehlende Unterlagen freundlich und beharrlich nach – schriftlich und telefonisch.
- Digitale Ablage: Sie pflegen unsere Ablagestruktur so, dass jedes Dokument in Sekunden auffindbar ist.
Sie betreuen dabei fest zugewiesene Mandanten und sind für diese der zuverlässige Fixpunkt.
Ihr Profil
- Kaufmännische Ausbildung oder belastbare Erfahrung in der Büroorganisation. Auch Quereinsteiger:innen mit Organisationstalent sind willkommen.
- Gastro-Bonus: Wenn Sie wissen, was ein Z-Bon ist und wie ein Lieferschein aussieht, ist das ein echter Vorteil – aber kein Muss.
- Digitales Mindset: sicherer Umgang mit MS Office, keine Scheu vor neuer Software.
- Strukturierte, gewissenhafte und absolut diskrete Arbeitsweise.
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
Was wir bieten
- Klare Strukturen statt Chaos: eingespielte Prozesse, definierte Zuständigkeiten, kurze Wege zur Geschäftsführung.
- Neues Büro: helle, moderne Arbeitsplätze in Köln-Merkenich mit guter Verkehrsanbindung und eigenen Parkmöglichkeiten. Die Arbeit findet vor Ort statt – wir arbeiten als Team, nicht über Bildschirme verteilt.
- Papierarm arbeiten: Wir digitalisieren, wo es geht.
- Sicherer Arbeitsplatz: Gegessen wird immer – und verwaltet werden muss auch immer.
- Entwicklung: Wer will, wächst bei uns in die Buchhaltung oder in die Mandantenverantwortung hinein.
- Art: Vollzeit, Teilzeit oder Minijob-Basis.
Bewerbung
Senden Sie uns Ihren Lebenslauf, Ihren gewünschten Stundenumfang und Ihre Verfügbarkeit an: kontakt@backoffice.koeln. Eintritt: ab sofort. Wir melden uns kurzfristig zurück.
Sachbearbeiter/in Büromanagement – Belegerfassung & Dokumentenmanagement (m/w/d) Arbeitgeber: Erhan Demir
BACKOFFICE.koeln ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in modernen Büroräumen in Köln-Merkenich ein strukturiertes und unterstützendes Arbeitsumfeld bietet. Mit klaren Prozessen, einem starken Teamgeist und der Möglichkeit zur persönlichen Weiterentwicklung in der Buchhaltung oder Mandantenverantwortung, fördern wir eine Kultur des Miteinanders und der digitalen Effizienz. Hier arbeiten Sie nicht nur an der Organisation von Belegen, sondern tragen aktiv zum Erfolg unserer Mandanten bei und genießen dabei die Vorteile eines sicheren Arbeitsplatzes in einer dynamischen Branche.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Sachbearbeiter/in Büromanagement – Belegerfassung & Dokumentenmanagement (m/w/d) erhalten könnten
✨Lokale Branchenveranstaltungen nutzen
Mach dich auf die Suche nach Messen und Branchenevents in der Einkaufs- und Beschaffungsbranche. Diese Veranstaltungen sind super, um mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch zu kommen und Kontakte zu knüpfen. Wir von StudySmarter empfehlen, auch bei den Vorträgen und Workshops aktiv teilzunehmen – so bleibst du im Gedächtnis!
✨Netzwerk mit Gleichgesinnten
Tritt regionalen Netzwerkgruppen oder Online-Communities für Einkauf und Beschaffung bei. Hier kannst du nicht nur von anderen lernen, sondern auch Stellenangebote und interessante Jobmöglichkeiten entdecken. Vielleicht hört jemand von einer offenen Stelle, bevor sie offiziell veröffentlicht wird!
✨Sei aktiv auf sozialen Medien
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich in der Einkaufs-Community sichtbar zu machen – teile Artikel, kommentiere Beiträge oder veröffentliche eigene Inhalte. Viele Unternehmen schauen sich die Social-Media-Präsenz ihrer potenziellen Mitarbeiter an. Zeig, dass du ein echter Einkaufsexperte bist!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website
Vergiss nicht, die Karriereseite von Erhan Demir zu besuchen und dort direkt zu bewerben. Oft finden sich dort Stellenanzeigen, die nicht über andere Kanäle verbreitet werden. Wir von StudySmarter stehen dir gerne zur Seite, wenn du Fragen hast – sprich uns an!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter/in Büromanagement – Belegerfassung & Dokumentenmanagement (m/w/d) mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Einkaufskompetenzen hervor!:Im Bereich Einkauf und Beschaffung ist es wichtig, deine Verhandlungsgeschick und Kenntnisse in der Lieferantenanalyse zu betonen. Zeige in deinem Lebenslauf konkrete Beispiele, wie du Kosten gesenkt oder Prozesse optimiert hast, um uns von deinem Talent zu überzeugen.
Zeige deine Teamfähigkeit!:Da die Arbeit im Einkauf oft kooperative Projekte mit anderen Abteilungen erfordert, ist es wichtig, Beispiele für erfolgreiche Teamarbeit in deinem Anschreiben zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Informiere dich über den Markt!:Füge aktuelle Informationen über Markttrends oder relevante Entwicklungen in dein Anschreiben ein. Das zeigt uns, dass du dich nicht nur für die Stelle, sondern auch für die Branche interessierst und dich proaktiv mit Trends auseinandersetzt.
Gehe auf unsere Unternehmenswerte ein!:Wenn du dich bei Erhan Demir bewirbst, schau dir unsere Werte und Ziele an. Betone in deiner Bewerbung, wie deine persönlichen Überzeugungen und Erfahrungen zu unserer Unternehmensphilosophie passen. Das macht einen großen Unterschied und zeigt, dass du wirklich zu uns passen möchtest!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Erhan Demir vorbereitet
✨Forschung zu Lieferanten und Märkten
Im Einkauf ist es entscheidend, dass wir über aktuelle Markttrends und potenzielle Lieferanten Bescheid wissen. Verschaffe dir einen Überblick über die Hauptanbieter in deinem Bereich und über deren Preisstrategien. So kannst du im Interview gezielt zeigen, dass du proaktiv grundlegende Kenntnisse zur Branche hast.
✨Kenne deine Verhandlungstechniken
In einer Vollzeitstelle im Einkauf wirst du oft verhandeln müssen. Bereite dich darauf vor, Beispiele dafür zu nennen, wie du erfolgreich Preise oder Vertragskonditionen optimiert hast. Seien es Einsparungen oder Qualitätsverbesserungen – solche Geschichten nutzen wir, um unsere Verhandlungsfähigkeiten zu unterstreichen.
✨Portfolio mit Erfolgen
Obwohl der Einkauf oft weniger greifbare Ergebnisse bietet, kannst du Erfolge durch konkrete KPIs oder Projekte präsentieren. Hast du Einsparungen in der Vergangenheit erzielt oder Lieferanten gewechselt, um die Effizienz zu steigern? Stelle sicher, dass dein Lebenslauf diese Punkte klar hervorhebt.
✨Verstehe die Tools im Einkauf
Wir sollten uns auch mit den Tools und Softwareanwendungen, die im Einkauf verwendet werden, vertraut machen. Systeme wie SAP oder andere Beschaffungssoftwares könnten Teil des Gesprächs sein. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast oder bereit bist zu lernen.
