Personal Assistant to Head of Group Communications and Corporate Affairs (all genders)

Erste Group wurde 1819 als erste österreichische Sparkasse gegründet und ist heute eine der größten Bankengruppen in Mittel- und Osteuropa (CEE). Als attraktiver Arbeitgeber bietet Erste Group interessante Karrieremöglichkeiten in einem internationalen Umfeld. Wir suchen einen hochorganisierten und proaktiven Personal Assistant zur Unterstützung des Leiters der Unternehmenskommunikation und Unternehmensangelegenheiten.

Der ideale Kandidat wird administrative Aufgaben verwalten, Meetings koordinieren, Büroverwaltungsaufgaben übernehmen, Controlling-Aktivitäten unterstützen, bei Personalangelegenheiten helfen und Reisevorbereitungen organisieren. Die Rolle umfasst auch die Unterstützung und Organisation großer Veranstaltungen. Die Position erfordert ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten, Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen. Darüber hinaus muss der Kandidat über starke Projektmanagementfähigkeiten verfügen und in der Lage sein, mit Führungskräften und lokalen sowie internationalen Stakeholdern zu interagieren. Starke mündliche und schriftliche Fähigkeiten in Deutsch und Englisch sind entscheidend.

Ihre Aufgaben

• Mail-, Meeting- und Veranstaltungskoordination, Reiseorganisation: Vorbereiten und Priorisieren von Post nach Relevanz- und Dringlichkeitskriterien, einschließlich von verschiedenen Stakeholdern wie den Medien.
• Sicherstellen einer zeitgerechten Antwort und Bereitstellung von Feedback auf eingegangene Post.
• Verwalten des Zeitplans und der Agenda des Leiters der Unternehmenskommunikation und Unternehmensangelegenheiten.
• Unterstützen bei der Recherche und dem Sammeln relevanter Informationen und Daten im Zusammenhang mit dem Geschäft.
• Als Ansprechpartner für alle internen und externen Kommunikationen im Zusammenhang mit der Abteilung fungieren.
• Unterstützen bei der Organisation von Geschäftsreisen und Vorbereiten von Erstattungsanträgen für Reisekosten.
• Organisieren und Unterstützen bei der Organisation großer Veranstaltungen: Unterstützung bei der Verwaltung von Veranstaltungen, Zeitplänen und Budgets.
• Koordinieren mit internen Teams und externen Anbietern.
• Identifizieren und Sichern von Veranstaltungsorten und Verhandeln von Verträgen.
• Koordinieren von Transport und Unterkünften für Veranstaltungsteilnehmer und Referenten.
• Verwalten des Veranstaltungspersonals.
• Überwachen von Veranstaltungsbudgets, Nachverfolgen von Ausgaben und Sicherstellen kosteneffektiver Lösungen.
• Vorbereiten von Finanzberichten und Sicherstellen, dass alle Ausgaben dokumentiert und abgeglichen werden.
• Unterstützen bei Personalangelegenheiten und Controlling: Organisieren von Beurteilungsprozessen und -zeitplänen, Teammeetings und Kommunikationsrhythmen.
• Unterstützen beim Controlling, Nachverfolgen und Berichten von Gemeinkosten, Rechnungen und Erstattungsaktivitäten in SAP oder anderen Systemen.
• Den Abteilungsbudget im Auge behalten.

Ihr Hintergrund

• Nachgewiesene Erfahrung als Personal Assistant oder in einer ähnlichen Rolle.
• Ausgezeichnete organisatorische und Zeitmanagementfähigkeiten.
• Starke Kommunikationsfähigkeiten, sowohl schriftlich als auch mündlich.
• Kenntnisse in MS Office und Vertrautheit mit SAP oder ähnlichen Systemen.
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und die tägliche Arbeitslast zu priorisieren.
• Diskretion und Vertraulichkeit.
• Ausgezeichnete Deutsch- und Englischkenntnisse; Kenntnisse in einer CEE-Sprache sind von Vorteil.

Fähigkeiten

• Detailgenauigkeit und Problemlösungsfähigkeiten.
• Fähigkeit, unabhängig und im Team zu arbeiten.
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, Beziehungen zu Stakeholdern aufzubauen.
• Business- und Projektmanagementfähigkeiten.

Soft Skills

• Engagiert, proaktiv, nachdenklich und diplomatisch.
• Arbeitet gerne im Team.

Unser Angebot

Wir bieten weitere persönliche und berufliche Entwicklungsmöglichkeiten durch interne/externe Schulungen. Entdecken und genießen Sie die Vorteile der Erste Group. Das Mindestgehalt für diese Vollzeitstelle gemäß dem Kollektivvertrag bei vollständiger Erfüllung des Funktionsprofils beträgt 49.772 EUR brutto pro Jahr. Aber das ist nur eine Formalität - wir würden uns freuen, in einem persönlichen Gespräch über Ihr tatsächliches Gehalt zu sprechen! Wir bieten unseren Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Stunden zwischen Homeoffice und Büro zu teilen. Wir betrachten die Vielfalt unserer Mitarbeiter als Schlüssel zu Innovation und Erfolg. Als Arbeitgeber sind wir stolz darauf, allen gleiche Chancen zu bieten, unabhängig von Alter, Hautfarbe, religiösem Glauben, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Herkunft.