Executive Assistant/Part-Time (all humans)

Mach einen Unterschied im finanziellen Leben von Millionen von Menschen: Bei Erste Digital gestaltest du die digitale Zukunft, in der eine bessere finanzielle Gesundheit möglich ist. Wir sind Teil der Erste Group – der größten Bankengruppe in Mittel- und Osteuropa mit mehr als 2.500 Filialen und über 45.000 Mitarbeitern. Unsere mehr als 2.000 IT-Experten und -Enthusiasten sind die digitale Stärke der Bank.

Die Gruppe Finance & HR Solutions (FHS) kümmert sich um die Digitalisierung der Geschäftsprozesse in den Bereichen Buchhaltung, Beschaffung, finanzielle Konsolidierung, Steuern, Menschen & Kultur sowie gesetzliche Berichterstattung.

Wir suchen eine außergewöhnlich organisierte und proaktive Executive Assistant in Teilzeit zur Unterstützung unseres Bereichsleiters. In dieser sehr sichtbaren Rolle bist du die treibende Kraft hinter nahtlosem Kalender-Management, strategischer Terminplanung und hochrangiger Koordination über die Führungsebene hinweg. Egal, ob es darum geht, Zeit mit Vorstandsmitgliedern zu sichern oder kurzfristige Änderungen zu navigieren, du bleibst einen Schritt voraus und hältst alles reibungslos am Laufen. Du verwandelst Komplexität in Klarheit.

Was zu tun ist:

• Besitze und verwalte den komplexen und sich ständig ändernden Kalender des Bereichsleiters mit Präzision und Weitblick.
• Koordiniere und priorisiere Meetings über mehrere Stakeholder hinweg, einschließlich Besprechungsräumen und internen Ressourcen.
• Organisiere und unterstütze größere bereichsweite Meetings und Sitzungen.
• Übernehme die Verantwortung für das gesamte Eventmanagement, einschließlich Planung, Logistik und Budget (Weihnachtsfeiern, Off-Site- und Teambuilding-Aktivitäten).
• Unterstütze tägliche und monatliche administrative und operative Aufgaben der gesamten Abteilung (physische und digitale Post, Reisekosten, Zeiterfassung und Anwesenheitsgenehmigungen).
• Halte unseren Standort organisiert und einladend.

Du erfüllst diese Kriterien:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Büromanagement und/oder als Executive Assistant oder vergleichbare Qualifikation.
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Excel, Teams und SharePoint).
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und Zeitmanagement, strukturierte Arbeitsweise.
• Hohe Loyalität, Zuverlässigkeit und ein freundlicher, klarer Kommunikationsstil.
• Resilient, flexibel und teamorientiert.
• Fähigkeit, mit absoluter Diskretion zu arbeiten und sensible Informationen zu behandeln.
• Starkes Verantwortungsbewusstsein, Eigenverantwortung und Serviceorientierung.

Die Position ist Teilzeit, du solltest 15-20 Stunden pro Woche verfügbar sein; die Position eignet sich auch für Studierende.

Wir bieten:

• Eine vielfältige und verantwortungsvolle Rolle an der Schnittstelle zur Geschäftsführung. Du trittst einem respektvollen Arbeitsumfeld und einem gut etablierten Team bei.
• Umfassendes Onboarding durch die langjährige Stelleninhaberin und zahlreiche Möglichkeiten zur Weiterentwicklung und aktiven Mitgestaltung im Bereich Büromanagement.

Warum du uns mögen wirst:

• Möglichkeit, von unserer internationalen, talentierten und leidenschaftlichen Gemeinschaft bei Erste zu profitieren und zu lernen.
• Interessengruppen und Clubs: Nimm an Diskussionen teil und engagiere dich in Projekten. Zahlreiche Interessengruppen laden dich ein, dich mit einem Thema auseinanderzusetzen.
• Gesundheitszentrum – Der Erste Campus betreibt ein voll ausgestattetes Gesundheitszentrum, das allen Mitarbeitern während der Arbeitszeit einen hohen Standard an medizinischen Dienstleistungen bietet.
• Mitarbeiterbenefits – Profitiere von Sonderkonditionen für Finanzdienstleistungen und Versicherungen, Supermärkte, Bekleidungsgeschäfte und vieles mehr.
• Mitarbeiterempfehlungsprogramm – Werde Talentscout für Karrierechancen in der IT. Wir belohnen jede erfolgreiche Empfehlung für Erste Digital.
• Ein wettbewerbsfähiges und leistungsbezogenes Gehalt, abhängig von deinen beruflichen und persönlichen Qualifikationen – das Mindestgehalt für diese Position gemäß dem jeweiligen Kollektivvertrag beträgt 45.738 EUR brutto pro Jahr. Aber das ist nur eine Formalität, wir freuen uns, deine tatsächlichen Erwartungen zu besprechen.

Die Erste Group betrachtet die Vielfalt ihrer Mitarbeiter als Schlüssel zu Innovation und Erfolg. Als Arbeitgeber sind wir stolz darauf, allen gleiche Chancen zu bieten, unabhängig von Alter, Hautfarbe, religiösem Glauben, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Herkunft.