Auf einen Blick
- Aufgaben: Sei die erste Ansprechperson für Klienten und unterstütze bei administrativen Aufgaben.
- Unternehmen: Erziehungsdepartement Basel-Stadt mit einem Fokus auf Jugend, Familie und Sport.
- Vorteile: Sichere Anstellung, 100% Lohnfortzahlung bei Krankheit und ein chancengerechtes Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Zentrale Lage in Basel, gut erreichbar mit öffentlichen Verkehrsmitteln.
- Warum dieser Job: Gestalte das Leben in Basel aktiv mit und unterstütze Kinder und Familien.
- Qualifikationen: Mindestens drei Jahre Erfahrung im kaufmännischen Bereich und eine kaufmännische Ausbildung EFZ.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 4500 € pro Monat.
Pensum von: 80% Pensum bis: 100%
Ihre Aufgaben
- Empfang und Telefondienst: Sie sind die erste Ansprechperson für unsere Klientinnen und Klienten sowie unsere Partnerorganisationen. Sie nehmen komplexe Anliegen sorgfältig auf, erfassen die relevanten Sachverhalte präzise und leiten diese an die zuständigen Stellen weiter. Zudem erstellen Sie Aktennotizen zu den eingegangenen Anrufen und dokumentieren die Gespräche nachvollziehbar.
- Datenmanagement: Sie erfassen und pflegen Klientendaten im EDV-System und erstellen Auswertungen sowie Controlling-Listen. Dabei stellen Sie eine hohe Datenqualität sicher, überwachen die Einhaltung der geltenden Richtlinien und tragen die Verantwortung für eine korrekte und zuverlässige Datenpflege.
- Sachbearbeitung: Sie führen Listen, erfassen Aufträge, kontieren Rechnungen und bearbeiten die Post. Zudem unterstützen Sie die Leitung Administration in organisatorischen und administrativen Aufgaben, koordinieren Schnittstellen und arbeiten eng mit internen Fachstellen zusammen.
Ihr Profil
- Erfahrung: Sie verfügen über mindestens drei Jahre Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich.
- Persönlichkeit: Sie sind eine motivierte, kundenorientierte und zuverlässige Person, die es schätzt im Team zu arbeiten. Sie sind belastbar und behalten auch in hektischen Situationen den Überblick.
- Ausbildung: Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung EFZ.
Einblick in unsere Arbeit: Der Bereich Jugend, Familie und Sport des Erziehungsdepartements Basel-Stadt betreut ein grosses Themengebiet rund um Kinderbetreuung, Kinder- und Jugendhilfe, frühe Förderung und Sport. Er informiert und unterstützt Kinder, Jugendliche und an der Erziehung Beteiligte und setzt sich für qualitativ gute, staatliche und private Angebote ein. Auch die Förderung von Breitensport und Bewegung, in Vereinen und privat, gehört zu den zentralen Aufgaben. Diese Arbeiten kommen vielen Menschen in Basel direkt zugute: von Kindern über Eltern bis zu Sportbegeisterten. Die Leistungen des Kinder- und Jugenddienstes (KJD) des Erziehungsdepartement Basel-Stadt sind auf das Kindeswohl ausgerichtet. Die Mitarbeitenden des KJD informieren, beraten und unterstützen Kinder, Jugendliche sowie deren Eltern und weitere an der Erziehung beteiligte Personen. Sie klären den Unterstützungsbedarf von Kindern, Jugendlichen und Eltern, organisieren und koordinieren die notwendigen Hilfen. Mitarbeitende des KJD werden im Auftrag der Familien, der Kindes-und Erwachsenenschutzbehörde KESB oder des Zivilgerichts tätig.
Ihre Vorteile
- Bringen Sie Ihre Persönlichkeit ein: Wir schätzen und nutzen die Vielfalt unserer Mitarbeitenden und sorgen für ein chancengerechtes Arbeitsumfeld.
- Zählen Sie auf uns, auch wenn es mal nicht rund läuft: Dank einem professionellen Care Management und einer hundertprozentigen Lohnfortzahlung bei Krankheit oder Unfall während des gesamten Arbeitsverhältnisses.
- Arbeiten Sie im Herzen von Basel: Unsere zentral gelegenen Standorte sind zu Fuss, mit dem Velo und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln gut erreichbar.
Ihr Kontakt
- Fragen zur Funktion: Corinne Benderer, Leiterin Administration, +41 61 267 80 31
- Fragen zu Ihrer Bewerbung: Giuseppina De Gaetano, HR Business Partner, +41 61 267 65 85
Vielseitig. Arbeiten für Basel-Stadt. Etwas ist all unseren mehr als 11’000 Mitarbeitenden gemeinsam: Sie engagieren sich am Puls der Stadt, indem sie unterstützen, befähigen, lenken, gestalten und schützen. So tragen sie mit ihrem Einsatz jeden Tag dazu bei, Basel-Stadt lebens- und liebenswert zu machen. Genauso vielfältig wie unsere Aufgaben sind unsere Mitarbeitenden sowie Ihre Möglichkeiten. Willkommen im Team des Kantons Basel-Stadt!
Sachbearbeiter/in Administration Arbeitgeber: Erziehungsdepartement des Kantons Basel-Stadt
Als Arbeitgeber im Bereich der schulischen Heilpädagogik in Basel-Stadt bieten wir Ihnen ein unterstützendes und integratives Arbeitsumfeld, das auf die individuellen Bedürfnisse unserer Schülerinnen und Schüler ausgerichtet ist. Unsere Mitarbeitenden profitieren von umfangreichen Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten sowie einer hundertprozentigen Lohnfortzahlung bei Krankheit oder Unfall, was eine hohe Arbeitsplatzsicherheit gewährleistet. Wir schätzen die Vielfalt unserer Mitarbeitenden und fördern eine chancengerechte Kultur, in der Ihre Talente und Ideen geschätzt werden.
Kontaktdaten:
Erziehungsdepartement des Kantons Basel-Stadt Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Sachbearbeiter/in Administration erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Erziehungsdepartement des Kantons Basel-Stadt
Wenn du auf der Website von Erziehungsdepartement des Kantons Basel-Stadt stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Sachbearbeiter/in Administration mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Erziehungsdepartement des Kantons Basel-Stadt erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Erziehungsdepartement des Kantons Basel-Stadt vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
