Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordination von Beschaffungen und Unterstützung der wissenschaftlichen Abteilungen.
- Unternehmen: Forschungseinrichtung im öffentlichen Bereich mit modernem Arbeitsumfeld.
- Vorteile: Unbefristeter Vertrag, flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und Mitarbeiterrabatte.
- Weitere Informationen: Langfristige Perspektiven und spannende Projekte in einem wissenschaftlich geprägten Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Forschung und arbeite in einem dynamischen Team.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Einkauf, Teamfähigkeit und gute MS-Office-Kenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 40000 - 55000 € pro Jahr.
Wir suchen für unseren Kunden, Forschungseinrichtung im öffentlichen Bereich, am Standort Bonn eine Sachbearbeitung Einkauf (m/w/d) in Vollzeit (43 Std./Woche)
- Arbeitszeiten
- Montag bis Donnerstag von 8:00 bis 17:00 Uhr
- Freitag von 8:00 bis 15:00 Uhr
Das erwartet Sie an Ihrem zukünftigen Arbeitsplatz
- Abwechslungsreiche Tätigkeiten in modern eingerichteten Büros
- Eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem wissenschaftlich geprägten Umfeld.
- Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeiten zur mobilen Arbeit
- Persönlicher Kontakt zu den Mitarbeitern vor Ort
- Eigenverantwortliche Erledigung Ihrer täglichen Aufgaben
- ÖPNV in unmittelbarer Nähe
- kostenlose Parkplätze in der Umgebung
Das bieten wir Ihnen bei ESD
- Langfristige Festanstellung – unbefristeter Anstellungsvertrag
- festes Monatsgehalt
- Betriebliche Altersvorsorge nach der Probezeit möglich
- Mitarbeiterrabatte auf Produkte und Dienstleistungen namhafter Anbieter
- Erstattung des Deutschlandticket
- keine Nacht- und Wochenenddienste
- umfassende Einarbeitung
- abwechslungsreicher Arbeitsalltag
- Weiterbildung/Schulungen intern sowie extern
- Direkter Kontakt zur Teamleitung
Ihre Aufgaben
- 1. Koordination und Durchführung von Beschaffungen
- Sie verantworten den gesamten Ablauf von der Bedarfsermittlung bis zur Bestellung, u. a.:
- Einholung und Vergleich von Angeboten (Laborbedarf, wissenschaftliche Geräte, IT, Dienstleistungen).
- Bewertung von Preisen, Lieferfristen und technischen Spezifikationen.
- Erstellung von Bestellungen im ERP-System.
- Zusammenarbeit mit wissenschaftlichen und technischen Teams zur Klärung individueller Beschaffungsanforderungen.
- 2. Vergaberechtliche Vorgaben sicherstellen
- Da die Einrichtung dem öffentlichen Vergaberecht unterliegt, gewährleisten Sie:
- Anwendung der UVg O / Vg V gemäß Wertgrenzen.
- Erstellung vollständiger Vergabedokumentationen, Begründungen und Vermerke.
- Durchführung von beschränkten Ausschreibungen und Verhandlungsvergaben.
- Sicherstellung von Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Auditierbarkeit.
- 3. Lieferantenmanagement & Kommunikation
- Sie sind erste Ansprechperson für externe Dienstleister und Lieferanten:
- Verhandlungen zu Lieferzeiten, Preisen und Vertragsdetails.
- Klärung technischer Rückfragen in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen.
- Pflege und Weiterentwicklung des Lieferantenpools.
- Identifikation geeigneter neuer Anbieter im Rahmen geltender Richtlinien.
- 4. Rechnungsprüfung & Budgetabgleich
Zu Ihren Aufgaben gehören
- Prüfung von Rechnungen inklusive Mengen-, Preis- und Qualitätsabgleich.
- Klärung von Differenzen mit Lieferanten und internen Bedarfsträgern.
- Unterstützung bei Budgetkontrollen und Jahresabschlussarbeiten.
- 5. Unterstützung der wissenschaftlichen Abteilungen
Sie beraten die Fachbereiche u. a. zu
- technischen Beschaffungswegen,
- geeigneten Lieferanten,
- Vergabeverfahren,
- eiligen und projektspezifischen Bedarfen.
Viele Forschungsprojekte erfordern kurzfristige, teils internationale Beschaffungen – daher arbeiten Sie eng und lösungsorientiert mit den Forschungsteams zusammen.
6. Dokumentation, Ablage & Digitalisierung
Sie stellen ein transparentes Beschaffungswesen sicher
- Führung vollständiger digitaler Einkaufsakten.
- Erstellung von Übersichten, Berichten und Auswertungen für die Leitungsebene.
- Mitarbeit an Digitalisierungsprojekten (z. B. elektronische Vergabe, digitale Aktenführung).
- 7. Mitarbeit in bereichsübergreifenden Projekten
Beispielsweise
- Umsetzung nachhaltiger Beschaffungsstrategien (gemäß gesetzlichen Vorgaben).
- Optimierung von Bestell- und Freigabeprozessen.
- Qualitätssicherung und interne Prozessprüfung.
- Ihr Profil
- Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Berufserfahrung im Einkauf, vorzugsweise im öffentlichen oder wissenschaftlichen Bereich.
- Kenntnisse im Vergaberecht (UVg O / Vg V) oder Bereitschaft zur entsprechenden Fortbildung.
- Sicherer Umgang mit ERP-Systemen und sehr gute MS-Office-Kenntnisse.
- Ausgeprägte Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit.
- Strukturierte, sorgfältige und dokumentationsstarke Arbeitsweise.
- Sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil
- #J-18808-Ljbffr
Empfangsmitarbeiterin und Sachbearbeiterin Einkauf (m/w/d) in Vollzeit Arbeitgeber: ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH
ESD bietet Ihnen als Empfangsmitarbeiterin (m/w/d) in Teilzeit eine langfristige Festanstellung in einem modernen Büro in Hamburg, wo Sie abwechslungsreiche Aufgaben und persönlichen Kontakt zu Besuchern und Mitarbeitern genießen können. Mit einem unbefristeten Anstellungsvertrag, betrieblicher Altersvorsorge, Mitarbeiterrabatten und umfassenden Weiterbildungsmöglichkeiten schaffen wir ein unterstützendes Arbeitsumfeld, das Ihre berufliche Entwicklung fördert und gleichzeitig eine ausgewogene Work-Life-Balance ermöglicht.
Kontaktdaten:
ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH Recruiting-Team
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Empfangsmitarbeiterin und Sachbearbeiterin Einkauf (m/w/d) in Vollzeit erhalten könntest
✨Lokale Branchenveranstaltungen nutzen
Mach dich auf die Suche nach Messen und Branchenevents in der Einkaufs- und Beschaffungsbranche. Diese Veranstaltungen sind super, um mit potenziellen Arbeitgebern ins Gespräch zu kommen und Kontakte zu knüpfen. Wir von StudySmarter empfehlen, auch bei den Vorträgen und Workshops aktiv teilzunehmen – so bleibst du im Gedächtnis!
✨Netzwerk mit Gleichgesinnten
Tritt regionalen Netzwerkgruppen oder Online-Communities für Einkauf und Beschaffung bei. Hier kannst du nicht nur von anderen lernen, sondern auch Stellenangebote und interessante Jobmöglichkeiten entdecken. Vielleicht hört jemand von einer offenen Stelle, bevor sie offiziell veröffentlicht wird!
✨Sei aktiv auf sozialen Medien
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um dich in der Einkaufs-Community sichtbar zu machen – teile Artikel, kommentiere Beiträge oder veröffentliche eigene Inhalte. Viele Unternehmen schauen sich die Social-Media-Präsenz ihrer potenziellen Mitarbeiter an. Zeig, dass du ein echter Einkaufsexperte bist!
✨Bewirb dich direkt über unsere Website
Vergiss nicht, die Karriereseite von ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH zu besuchen und dort direkt zu bewerben. Oft finden sich dort Stellenanzeigen, die nicht über andere Kanäle verbreitet werden. Wir von StudySmarter stehen dir gerne zur Seite, wenn du Fragen hast – sprich uns an!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Empfangsmitarbeiterin und Sachbearbeiterin Einkauf (m/w/d) in Vollzeit mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Hebe deine Einkaufskompetenzen hervor!:Im Bereich Einkauf und Beschaffung ist es wichtig, deine Verhandlungsgeschick und Kenntnisse in der Lieferantenanalyse zu betonen. Zeige in deinem Lebenslauf konkrete Beispiele, wie du Kosten gesenkt oder Prozesse optimiert hast, um uns von deinem Talent zu überzeugen.
Zeige deine Teamfähigkeit!:Da die Arbeit im Einkauf oft kooperative Projekte mit anderen Abteilungen erfordert, ist es wichtig, Beispiele für erfolgreiche Teamarbeit in deinem Anschreiben zu nennen. Überlege dir, wie du in der Vergangenheit mit anderen zusammengearbeitet hast, um gemeinsame Ziele zu erreichen.
Informiere dich über den Markt!:Füge aktuelle Informationen über Markttrends oder relevante Entwicklungen in dein Anschreiben ein. Das zeigt uns, dass du dich nicht nur für die Stelle, sondern auch für die Branche interessierst und dich proaktiv mit Trends auseinandersetzt.
Gehe auf unsere Unternehmenswerte ein!:Wenn du dich bei ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH bewirbst, schau dir unsere Werte und Ziele an. Betone in deiner Bewerbung, wie deine persönlichen Überzeugungen und Erfahrungen zu unserer Unternehmensphilosophie passen. Das macht einen großen Unterschied und zeigt, dass du wirklich zu uns passen möchtest!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ESD Empfangs- und SekretariatsDienstleistungen GmbH vorbereitet
✨Forschung zu Lieferanten und Märkten
Im Einkauf ist es entscheidend, dass wir über aktuelle Markttrends und potenzielle Lieferanten Bescheid wissen. Verschaffe dir einen Überblick über die Hauptanbieter in deinem Bereich und über deren Preisstrategien. So kannst du im Interview gezielt zeigen, dass du proaktiv grundlegende Kenntnisse zur Branche hast.
✨Kenne deine Verhandlungstechniken
In einer Vollzeitstelle im Einkauf wirst du oft verhandeln müssen. Bereite dich darauf vor, Beispiele dafür zu nennen, wie du erfolgreich Preise oder Vertragskonditionen optimiert hast. Seien es Einsparungen oder Qualitätsverbesserungen – solche Geschichten nutzen wir, um unsere Verhandlungsfähigkeiten zu unterstreichen.
✨Portfolio mit Erfolgen
Obwohl der Einkauf oft weniger greifbare Ergebnisse bietet, kannst du Erfolge durch konkrete KPIs oder Projekte präsentieren. Hast du Einsparungen in der Vergangenheit erzielt oder Lieferanten gewechselt, um die Effizienz zu steigern? Stelle sicher, dass dein Lebenslauf diese Punkte klar hervorhebt.
✨Verstehe die Tools im Einkauf
Wir sollten uns auch mit den Tools und Softwareanwendungen, die im Einkauf verwendet werden, vertraut machen. Systeme wie SAP oder andere Beschaffungssoftwares könnten Teil des Gesprächs sein. Bereite dich darauf vor, zu erklären, wie du diese Tools in der Vergangenheit genutzt hast oder bereit bist zu lernen.
