Prozesskoordinator/in & Assistenz (m/w/d) für das Leitungsteam

Als Tochter der DB Engineering & Consulting sind wir Teil von einem der größten Ingenieurdienstleister Deutschlands. Unsere Erfolgsfaktoren sind Teamgeist und Weiterbildung! Gemeinsam realisieren wir so Projekte als Know-how Partner unserer Kunden. Dabei stellen wir z. B. Safety & Security Anforderungen bei der Systementwicklung sicher oder übernehmen Aufgaben von der klassischen Software-Entwicklung, der Verifikation und Validierung, der Konstruktion sowie der Begutachtung von Systemen und Anlagen.

Wir suchen eine engagierte und proaktive Persönlichkeit als Prozesskoordinator/in & Assistenz für das Leitungsteam. Du agierst als die zentrale Stütze und rechte Hand für zwei unserer Bereichsleitungen und bist die zentrale Schnittstelle zur Sicherstellung effizienter Abläufe.

Als zentrale Stütze unterstützt Du zwei Bereichsleitungen und übernimmst folgende Hauptaufgaben:

• Assistenz und Koordination: Organisatorische Entlastung der Bereichsleitungen im Tagesgeschäft (z. B. Dokumentenpflege, Nachhalten von Informationen, usw.)
• Umfassendes Terminmanagement inklusive Kalenderkoordination für die Bereichsleitungen sowie die Abstimmung zwischen Fachbereichen
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Meetings, einschließlich Protokollerstellung, Verteilung und Nachverfolgung der Maßnahmen

• Prozesse und Dokumentation: Überwachung der Einhaltung von Prozessabläufen zwischen den einzelnen Fachbereichen
• Aufbau, Verwaltung und Pflege der Dokumentenstruktur des Bereichs auf Grundlage der Vorgaben des Qualitätsmanagements der ESE, verbunden mit der Pflege der Templates
• Abgleich und Sicherstellung der Dokumentation mit anderen Fachbereichen
• Review von Dokumenten der Leitung

Wann Du zu uns passt:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. als Fremdsprachenkorrespondent/in, Bürokauffrau/-mann oder Studienabschluss)
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Koordinations- oder Sekretariatsfunktion, idealerweise in der Unterstützung von mehreren Führungskräften und im technischen Umfeld
• Exzellentes Organisations- und Zeitmanagement: Du arbeitest strukturiert, detailorientiert und behältst auch bei hoher Komplexität den Überblick
• Proaktive und selbstständige Arbeitsweise: Du erkennst Handlungsbedarfe eigenständig und übernimmst Verantwortung
• Hohe Kommunikations- und Teamfähigkeit: Du bist ein sicherer Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder auf allen Ebenen
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS Office-Anwendungen
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Einige unserer Benefits:

• Mentoring: Bei Deinem Einstieg in die ESE werfen wir Dich nicht ins kalte Wasser! In der Startphase steht Dir Dein Pate und bei Bedarf ein Coach für alle Fragen gerne zur Seite und führt Dich in den ESE Alltag und in Dein Projekt ein. Zudem erhältst Du von uns einen auf Dich zugeschnittenen Einarbeitungsplan, sodass Du genau weißt, was Dich in der ersten Zeit erwartet.
• ESE Academy: Unsere ESE Academy bietet ein umfangreiches Entwicklungsprogramm mit einer Vielzahl an Schulungen und Trainings: Von technischen und Softskill-Themen bis hin zu unserer Gutachterausbildung.
• Mobiles Arbeiten: Arbeite dort, wo Du Dich wohlfühlst. Ob anteilig Zuhause oder an einem unserer vielen Standorte.
• Flexibles Gleitzeitmodell und Arbeitszeitkonto: Bei uns arbeitest Du in einem flexiblen Gleitzeitmodell. Jede Arbeitsstunde wird erfasst und steht Dir auf Deinem Arbeitszeitkonto für den späteren Ausgleich zur Verfügung.
• Jährlich 30 Urlaubstage und die Option auf 10 zusätzliche Tage: Bei uns hast Du zusätzlich die Möglichkeit, Dein Entgelt zu einem geringen Prozentsatz in Urlaubstage umzuwandeln. Sichere Dir somit bis zu 40 Urlaubstage im Jahr!
• BusinessBike: Wir bieten Dir die Möglichkeit des Fahrrad-Leasings nach dem Dienstrad-Prinzip – denn Deine Gesundheit und Mobilität liegen uns am Herzen!
• Events: Gerne tauschen wir uns auch abseits des Arbeitsalltags persönlich aus. Dafür eignen sich insbesondere unsere Teamevents, After-Work-Events oder auch unsere Sommer- und Weihnachtsfeiern.
• Corporate Benefits: Durch unser Corporate-Benefits-Programm kannst Du auf attraktive Mitarbeitende-Angebote verschiedener Anbieter und Shops zugreifen.

Fachbereich: Business Services

Arbeitsort: Braunschweig

Art der Beschäftigung: Vollzeit, Teilzeit

Anstellung: Unbefristet

Dein Kontakt: Margarete Reimer, HR Specialist - Talent Acquisition & Employer Branding, +49 174 2753629