Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Forschungsbudgets und organisiere Geschäftsreisen für unsere Fakultät.
- Unternehmen: ESMT Berlin, eine führende internationale Business School im Herzen Berlins.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, Zuschüsse für ÖPNV und Mittagessen sowie Zugang zu Weiterbildungen.
- Weitere Informationen: Ein inklusives Arbeitsumfeld mit Mitarbeitenden aus über 55 Nationen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der ESMT und arbeite in einem internationalen Team.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office-Management und sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 57500 € pro Jahr.
Die ESMT Berlin ist eine weltweit führende Business School mit ihrem Campus im Herzen Berlins. Von 25 führenden globalen Unternehmen gegründet, bietet die ESMT Master-, MBA- und PhD-Studiengänge sowie Executive Education auf dem Berliner Campus, an Standorten weltweit sowie als Onlinekurse mit Teilpräsenz an. Wir sind überzeugt, dass alle Bereiche zusammenarbeiten müssen, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen: Unternehmerisch denkende Führungskräfte auszubilden, die global denken und verantwortungsvoll arbeiten.
Werde Teil unseres Faculty Administration Teams als (m/w/x, Vollzeit, 40 Std./Woche, ab September 2025) für mind. 1 Jahr als Elternzeitvertretung. Bringe deine Expertise und Leidenschaft ein und gestalte die Zukunft der ESMT mit.
Deine Aufgaben im Überblick:
- Spesenabwicklung und Verwaltung des Forschungsbudgets, Ausgabenmanagement, dabei enge Zusammenarbeit mit Accounting und Controlling
- Organisation der Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnungen
- Pflege des internen Content Management Systems u.a. für Reporting- und Budget-Management Zwecken
- Unterstützung bei Büroangelegenheiten und Einkäufen
- Organisation von Forschungsseminaren und Betreuung von Gastwissenschaftlern
- Erstellung von Dokumenten, Korrekturlesen (z. B. Forschungs- und Lehrmaterialien, CVs, Präsentationen)
- Terminkoordination der Fakultätsmitglieder und Vorbereitung von Meetings
- Onboarding der neuen Fakultätsmitglieder und Unterstützung bei der Eingewöhnung/Einführung in Deutschland
- Pflege und Aktualisierung wie auch Erstellung von internen Intranetseiten
Why exactly you fit:
- Hervorragende Englisch- und gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift haben (Geschäftssprache der ESMT ist Englisch)
- Berufserfahrung im Office-Management / Sekretariat / Assistenzbereich aufweisen
- Sehr gute Office-Kenntnisse (Excel, Word, PowerPoint, Outlook und Adobe Acrobat) nachweisen können
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und effizientes Zeitmanagement sowie Liebe zum Detail und gutes Zahlenverständnis besitzen
- Selbstständig, flexibel, zuverlässig, verantwortungsbewusst, proaktiv und serviceorientiert arbeiten und ein Teamplayer sein
Darum wirst Du gerne bei uns arbeiten:
- Flexibles Arbeiten im Homeoffice – inklusive bis zu 15 Tagen pro Jahr aus dem Ausland
- Ergonomische Büroausstattung und Zugang zum Hochschulsport in ganz Berlin
- Zuschuss zum Mittagessen in unserem Campus-Restaurant
- Bezuschusstes ÖPNV-Ticket und Leasingoptionen für Fahrräder und E-Bikes
- Kostenfreie Nutzung von Adobe Cloud und Microsoft Office – auch privat
- Betriebliche Altersvorsorge über die Allianz
Persönliche Weiterentwicklung:
- Zugang zu LinkedIn Learning
- Deutsch- und Englischkurse in kleinen Gruppen direkt auf dem Campus
- Möglichkeit zur Teilnahme an Weiterbildungen und Studienprogrammen der ESMT
Mehr als nur ein Job:
Die ESMT ist ein internationaler und kollegialer Arbeitsplatz mit Mitarbeitenden aus über 55 Nationen. Wir schätzen Eigeninitiative und freuen uns über Beiträge, die echten und nachhaltigen Mehrwert schaffen. Wir setzen uns für Chancengleichheit und ein inklusives Arbeitsumfeld ein, in dem sich alle – unabhängig von Identität oder Hintergrund – willkommen und wertgeschätzt fühlen. Davon profitieren nicht nur unsere Programme, sondern die gesamte Community.
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung und darauf, mehr über Dich zu erfahren! Bitte sende uns deine Unterlagen über unser Online-Bewerbungsformular und füge Folgendes bei:
- Motivationsschreiben
- Lebenslauf mit relevanten Zeugnissen und Referenzen
- Gehaltsvorstellungen und mögliches Eintrittsdatum
Schlossplatz 1
Faculty Assistant Arbeitgeber: ESMT Berlin
ESMT Berlin ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und persönlicher Entwicklung haben Mitarbeiter die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu wachsen und ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Die zentrale Lage in Berlin ermöglicht zudem einen inspirierenden Austausch mit einer vielfältigen Gemeinschaft von Studierenden und Fachleuten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Faculty Assistant erhalten könntest
✨E-Learning-Veranstaltungen besuchen
Schau dir lokale und virtuelle E-Learning-Events an! Dort kannst du nicht nur wertvolle Kontakte knüpfen, sondern auch die neuesten Trends und Anforderungen in der digitalen Bildung kennenlernen. Nutze diese Gelegenheiten, um dein Netzwerk zu erweitern.
✨Community-Engagement
Engagiere dich in Foren und Communities, die sich auf digitale Bildung konzentrieren – wie zum Beispiel in LinkedIn-Gruppen oder Fachforen. Dein aktives Mitwirken zeigt potenziellen Arbeitgebern, dass du dich für die Branche interessierst und stets am Puls der Zeit bist.
✨Praktische Erfahrungen sammeln
Wenn du befristet arbeiten möchtest, überlege, ob du auch kleinere Projekte oder Praktika in Betracht ziehen kannst. Praktische Erfahrung kann dir helfen, ins E-Learning-Feld reinzukommen. Frag bei ESMT Berlin nach, ob sie solche Möglichkeiten anbieten!
✨Direkte Bewerbung über unsere Website
Wirf einen Blick auf die aktuellen Stellenangebote auf unserer Website bei ESMT Berlin und bewirb dich direkt! Auf diese Weise zeigst du dein Interesse und vereinfachst den Prozess für dich und uns. Je schneller du handelst, desto besser!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Faculty Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine Leidenschaft für digitale Bildung:In deiner Bewerbung solltest du unbedingt betonen, warum du dich für e-learning und digitale Bildung interessierst. Erzähl uns, welche Trends oder Technologien du spannend findest und warum du denkst, dass sie die Zukunft des Lernens prägen. Das hilft uns zu sehen, dass du wirklich hinter dem Thema stehst!
Hebe relevante Erfahrungen hervor:Falls du bereits Erfahrungen im Bereich e-learning hast, sei es durch Praktika, Projekte oder eigene Initiativen, solltest du diese unbedingt anführen. Das können Online-Kurse sein, die du erstellt hast oder Plattformen, die du genutzt hast – zeig uns, was du kannst und wie du in der Vergangenheit einen positiven Einfluss auf das Lernen hattest!
Dein CV – ein Blick hinter die Kulissen:Achte darauf, dass dein Lebenslauf nicht nur deine bisherigen Positionen auflistet, sondern auch konkrete Ergebnisse und Erfolge widerspiegelt. Frag dich, wie du den digitalen Bildungsbereich durch deine Fähigkeiten und Erfahrungen bereichern kannst, und schau, dass das auch in deinem Lebenslauf deutlich wird!
Motivationsschreiben – Warum du zu ESMT Berlin passt:In deinem Motivationstext sollten wir spüren, warum du ausgerechnet bei ESMT Berlin arbeiten möchtest. Stell eine Verbindung zwischen deinen Zielen und den Werten von ESMT Berlin her. Denk daran: deine Bewerbung ist auch ein Schaufenster für deine Persönlichkeit und deine Ambitionen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ESMT Berlin vorbereitet
✨Bereite deine e-Learning-Tools vor
Stell sicher, dass du mit gängigen e-Learning-Tools vertraut bist. Wenn du beispielsweise Erfahrung mit Plattformen wie Moodle oder Articulate hast, bring das zur Sprache. Das zeigt, dass du nicht nur die Theorie, sondern auch die Praxis beherrschst.
✨Demonstriere deine Kreativität
In der digitalen Bildung ist Kreativität gefragt! Bereite ein Portfolio vor, das deine bisherigen Projekte und Ideen für zukünftige Lerninhalte zeigt. So kannst du in der Vorstellung überzeugen, dass du innovative Lösungen für Lernende entwickeln kannst.
✨Flexibilität und Lernbereitschaft betonen
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, sollten wir unsere Flexibilität und Bereitschaft betonen, schnell zu lernen. Bereite dir Beispiele vor, in denen du in der Vergangenheit schnell neue Fähigkeiten erlernt hast, um zu zeigen, dass du gut ins Team passen wirst.
✨Interaktive Interviewtechniken nutzen
In der E-Learning-Branche könnten Vorstellungsgespräche interaktiv gestaltet sein. Sei bereit, live ein Beispiel für ein lernförderliches Modul zu skizzieren oder eine kurze Demo durchzuführen. So zeigst du nicht nur, dass du die Theorie drauf hast, sondern auch praktische Skills.
