Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte Forschungsbudgets und organisiere Geschäftsreisen für unsere Fakultät.
- Unternehmen: ESMT Berlin, eine führende internationale Business School im Herzen Berlins.
- Vorteile: Flexibles Arbeiten, Zuschüsse für ÖPNV und Mittagessen sowie Zugang zu Weiterbildungen.
- Weitere Informationen: Ein inklusives Arbeitsumfeld mit Mitarbeitenden aus über 55 Nationen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der ESMT und arbeite in einem internationalen Team.
- Qualifikationen: Erfahrung im Office-Management und sehr gute Englisch- und Deutschkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 45000 - 57500 € pro Jahr.
Die ESMT Berlin ist eine weltweit führende Business School mit ihrem Campus im Herzen Berlins. Von 25 führenden globalen Unternehmen gegründet, bietet die ESMT Master-, MBA- und PhD-Studiengänge sowie Executive Education auf dem Berliner Campus, an Standorten weltweit sowie als Onlinekurse mit Teilpräsenz an. Wir sind überzeugt, dass alle Bereiche zusammenarbeiten müssen, um unser gemeinsames Ziel zu erreichen: Unternehmerisch denkende Führungskräfte auszubilden, die global denken und verantwortungsvoll arbeiten.
Werde Teil unseres Faculty Administration Teams als (m/w/x, Vollzeit, 40 Std./Woche, ab September 2025) für mind. 1 Jahr als Elternzeitvertretung. Bringe deine Expertise und Leidenschaft ein und gestalte die Zukunft der ESMT mit.
Deine Aufgaben im Überblick:
- Spesenabwicklung und Verwaltung des Forschungsbudgets, Ausgabenmanagement, dabei enge Zusammenarbeit mit Accounting und Controlling
- Organisation der Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnungen
- Pflege des internen Content Management Systems u.a. für Reporting- und Budget-Management Zwecken
- Unterstützung bei Büroangelegenheiten und Einkäufen
- Organisation von Forschungsseminaren und Betreuung von Gastwissenschaftlern
- Erstellung von Dokumenten, Korrekturlesen (z. B. Forschungs- und Lehrmaterialien, CVs, Präsentationen)
- Terminkoordination der Fakultätsmitglieder und Vorbereitung von Meetings
- Onboarding der neuen Fakultätsmitglieder und Unterstützung bei der Eingewöhnung/Einführung in Deutschland
- Pflege und Aktualisierung wie auch Erstellung von internen Intranetseiten
Why exactly you fit:
- Hervorragende Englisch- und gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift haben (Geschäftssprache der ESMT ist Englisch)
- Berufserfahrung im Office-Management / Sekretariat / Assistenzbereich aufweisen
- Sehr gute Office-Kenntnisse (Excel, Word, PowerPoint, Outlook und Adobe Acrobat) nachweisen können
- Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und effizientes Zeitmanagement sowie Liebe zum Detail und gutes Zahlenverständnis besitzen
- Selbstständig, flexibel, zuverlässig, verantwortungsbewusst, proaktiv und serviceorientiert arbeiten und ein Teamplayer sein
Darum wirst Du gerne bei uns arbeiten:
- Flexibles Arbeiten im Homeoffice – inklusive bis zu 15 Tagen pro Jahr aus dem Ausland
- Ergonomische Büroausstattung und Zugang zum Hochschulsport in ganz Berlin
- Zuschuss zum Mittagessen in unserem Campus-Restaurant
- Bezuschusstes ÖPNV-Ticket und Leasingoptionen für Fahrräder und E-Bikes
- Kostenfreie Nutzung von Adobe Cloud und Microsoft Office – auch privat
- Betriebliche Altersvorsorge über die Allianz
Persönliche Weiterentwicklung:
- Zugang zu LinkedIn Learning
- Deutsch- und Englischkurse in kleinen Gruppen direkt auf dem Campus
- Möglichkeit zur Teilnahme an Weiterbildungen und Studienprogrammen der ESMT
Mehr als nur ein Job:
Die ESMT ist ein internationaler und kollegialer Arbeitsplatz mit Mitarbeitenden aus über 55 Nationen. Wir schätzen Eigeninitiative und freuen uns über Beiträge, die echten und nachhaltigen Mehrwert schaffen. Wir setzen uns für Chancengleichheit und ein inklusives Arbeitsumfeld ein, in dem sich alle – unabhängig von Identität oder Hintergrund – willkommen und wertgeschätzt fühlen. Davon profitieren nicht nur unsere Programme, sondern die gesamte Community.
Wir freuen uns auf Deine Bewerbung und darauf, mehr über Dich zu erfahren! Bitte sende uns deine Unterlagen über unser Online-Bewerbungsformular und füge Folgendes bei:
- Motivationsschreiben
- Lebenslauf mit relevanten Zeugnissen und Referenzen
- Gehaltsvorstellungen und mögliches Eintrittsdatum
Schlossplatz 1
Faculty Assistant Arbeitgeber: ESMT Berlin
ESMT Berlin ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Mit einem starken Fokus auf Teamarbeit und persönlicher Entwicklung haben Mitarbeiter die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu wachsen und ihre Fähigkeiten weiterzuentwickeln. Die zentrale Lage in Berlin ermöglicht zudem einen inspirierenden Austausch mit einer vielfältigen Gemeinschaft von Studierenden und Fachleuten.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Faculty Assistant erhalten könntest
✨Mach mit bei E-Learning-Events!
Such nach Konferenzen oder Webinaren, die sich mit E-Learning und digitaler Bildung beschäftigen. Dort kannst du nicht nur neue Trends erfahren, sondern auch mit Branchenexperten ins Gespräch kommen und eventuell Kontakte knüpfen, die dir bei ESMT Berlin helfen können.
✨Engagiere dich in Online-Communities
Schau dir Foren und soziale Medien an, die sich mit E-Learning beschäftigen, wie z.B. LinkedIn-Gruppen oder Facebook-Communities. Poste Fragen oder teile deine Meinungen – so bekommst du nicht nur Sichtbarkeit, sondern auch wertvolle Insights und vielleicht sogar direkte Jobangebote.
✨Nutze deine Unis Ressourcen
Wenn du gerade studierst oder frisch von der Uni kommst, vergiss nicht, die Karrierezentren und Alumni-Netzwerke deiner Hochschule zu nutzen. Diese Ressourcen können dir helfen, Stellenangebote in der E-Learning-Branche zu finden, speziell bei Unternehmen wie ESMT Berlin.
✨Direkt bewerben bei ESMT Berlin!
Wir bei StudySmarter wissen, wie wichtig es ist, den direkten Draht zu suchen. Bewirb dich auf unserer Website und nutze die Möglichkeit, dein Interesse an Faculty Assistant klar und direkt zu zeigen. So bist du einen Schritt näher dran, Teil unseres Teams zu werden!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Faculty Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeige dein Interesse an digitaler Bildung:In deiner Bewerbung solltest du klar machen, warum du Leidenschaft für e-Learning und digitale Bildung hast. Vielleicht hast du bereits Erfahrungen mit Online-Lernplattformen gemacht oder selbst digitale Bildungsprojekte initiiert? Teile deine Motivation und wie du bei ESMT Berlin einen Unterschied machen kannst!
Relevante Erfahrung betonen:Formuliere deinen Lebenslauf so, dass deine bisherigen Erfahrungen in der digitalen Bildung klar hervorgehoben werden. Das können Praktika, Projekte oder Studiengänge sein. Zeige direkte Zusammenhänge zwischen deinen Fähigkeiten und den Anforderungen von Faculty Assistant.
Visuelle Unterlagen einfügen:In der Welt der digitalen Bildung kann es hilfreich sein, visuelle Beispiele deiner Arbeit beizufügen. Wenn du an E-Learning-Plattformen oder Lernmaterialien gearbeitet hast, kannst du Links oder Screenshots in deiner Bewerbung einfügen. Mach es der Personalabteilung von ESMT Berlin leicht, deine Kreativität und Fähigkeiten zu erkennen.
Klarheit über deine Verfügbarkeit:Da es sich um eine Vollzeitstelle handelt, stelle sicher, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, welche Zeiträume du zur Verfügung stehst. Zeige, dass du bereit bist, dich voll und ganz in das Team von ESMT Berlin einzubringen und langfristige Ziele zu verfolgen.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ESMT Berlin vorbereitet
✨Mach dich mit den neuesten Trends vertraut
In der E-Learning-Branche ist es super wichtig, die neuesten Trends und Technologien zu kennen. Schau dir an, welche Tools und Plattformen aktuell populär sind und überlege, wie diese in die Strategien von ESMT Berlin passen könnten. Das zeigt, dass du nicht nur die Grundlagen beherrschst, sondern auch bereit bist, innovativ zu denken!
✨Portfolio, das begeistert
Stell sicher, dass du ein schönes Portfolio hast, das deine besten Arbeiten im Bereich digitale Bildung zeigt. Such dir ein paar Projekte aus, die deine Fähigkeiten in der Entwicklung von Lerninhalten oder -architekturen demonstrieren. Die Interviewer bei ESMT Berlin werden von konkreten Beispielen und Ergebnissen beeindruckt sein, die deine Herangehensweise an E-Learning zeigen.
✨Bereite dich auf technische Fragen vor
Technische Fragen sind in dieser Branche nicht ungewöhnlich. Sei bereit, Fragen zu beantworten, die sich auf deine Kenntnisse bezüglich Learning Management Systems (LMS), Content-Management-Systeme oder sogar UX/UI-Design beziehen. Das wird dir helfen zu zeigen, dass du das technische Know-how hast, um bei ESMT Berlin erfolgreich zu sein.
✨Engagement für lebenslanges Lernen
Da die Rolle in einem Vollzeitjob angesiedelt ist, wird dein Engagement für kontinuierliche Weiterbildung entscheidend sein. Mach dir Gedanken über deine eigene Lernreise und wie du dieses Engagement in die Kultur von ESMT Berlin einbringen kannst. Zeig, dass du aktiv daran interessiert bist, dich weiterzuentwickeln, sodass du nicht nur jetzt, sondern auch in Zukunft einen Wert bringst!
