Order Processing Coordinator

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Role

Der Order Processing Coordinator ist verantwortlich für die End-to-End-Bearbeitung von Maschinenbestellungen in mehreren internationalen Märkten. Diese Rolle gewährleistet eine nahtlose Koordination zwischen Kunden, Vertriebsteams, Produktionsstandorten und Logistikpartnern, mit einem starken Fokus auf Genauigkeit, Pünktlichkeit und Kundenzufriedenheit.

Key Responsibilities

• Erfassung, Überprüfung und Pflege von Bestellungen aus den Märkten in Europa, Indien und Afrika in SAP (z.B. SD) und verbundenen Systemen (z.B. C4C), einschließlich Überprüfungen von Preisen, Mengen, Lieferbedingungen und Incoterms
• Koordination mit internen Produktionsstätten in Deutschland, Italien und China sowie externen Lieferanten
• Klärung, Überwachung und Kommunikation von Lieferterminen zur Sicherstellung der pünktlichen Lieferung
• Vorbereitung von Dokumenten für Bankgarantien und Akkreditive sowie Anzahlungs- und Schlussrechnungen
• Vorbereitung und Überprüfung von auftragsbezogenen Dokumenten wie Auftragsbestätigungen, Proforma- und Handelsrechnungen, Packlisten und zollrelevanten Dokumenten
• Sicherstellung der Export- und Zollkonformität (z.B. HS-Codes, Ursprungszeugnisse, Exportkontrollen) in Zusammenarbeit mit Logistik und externen Partnern
• Kommunikation mit Kunden, Lieferanten, Spediteuren und internen Stakeholdern
• Pünktliche Abrechnung von Maschinen
• Sicherstellung der vertraglichen und kommerziellen Genauigkeit (Preise, Zahlungsbedingungen, Incoterms, Fristen)
• Bearbeitung von Beschwerden und Rücksendungen sowie allgemeine administrative Aufgaben und Vertretung innerhalb des Teams
• Koordination mit der Buchhaltung für periodenrichtige Buchungen
• Pflege der SAP-Stammdaten

Qualifications & Experience

• Kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung im Export/Außenhandel
• Mindestens 3–5 Jahre Berufserfahrung im Innendienst, in der Auftragsbearbeitung oder im internationalen Auftragsmanagement
• Sehr gute Kenntnisse in der Bearbeitung von Maschinenbestellungen (Make-to-Order-Prozesse)
• Fundierte SAP-Kenntnisse, vorzugsweise SAP SD (Auftragserfassung, Abrechnung, Anzahlungs- und Schlussrechnungen)
• Versiert in MS Office (insbesondere Excel)
• Erfahrung mit Anzahlungen, Akkreditiven (L/C) und Bankgarantien
• Erfahrung mit Export- und Versanddokumenten (Rechnungen, Packlisten, Ursprungszeugnisse usw.)
• Erfahrung in der Koordination mit Produktionsstätten, Lieferanten und Spediteuren
• Selbstständige, präzise und zielorientierte Arbeitsweise
• Strukturierte, proaktive und vernetzte Denkweise
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, sowohl schriftlich als auch mündlich

Core Competencies

• Zusammenarbeit & Kommunikation
• Offene und hilfsbereite Persönlichkeit mit der Fähigkeit, erfolgreich in interdisziplinären und internationalen Teams zu arbeiten
• Starke Kundenorientierung, mit Interesse an und Begeisterung für technische Themen
• Kooperativer Teamplayer mit ausgezeichneten Kommunikationsfähigkeiten und der Bereitschaft, andere in Zeiten hoher Arbeitsbelastung zu unterstützen
• Sicher im Umgang mit internationalen Kunden, Vertriebsleitern, Produktionsstätten, Logistikpartnern und internen Schnittstellen (Finanzen, Beschaffung, Projektmanagement)

Personal Attributes

• Starke Selbstmanagementfähigkeiten mit einem hohen Maß an Eigenverantwortung für die End-to-End-Bearbeitung von Kundenaufträgen
• Exzellente Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten, auch bei hohen Auftragsvolumina und wechselnden Fristen
• Fähigkeit, Prozesse selbstständig, strukturiert und termingerecht zu steuern
• Hohe Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Qualitätsbewusstsein, insbesondere hinsichtlich Auftrags-, Liefer- und Rechnungsdaten
• Resilienz und sicheres Selbstmanagement angesichts kurzfristiger Änderungen, Fristverschiebungen oder Eskalationen
• Reflektierter Ansatz und klare Kommunikation in Interaktionen mit Vertrieb, Logistik, Finanzen und Kunden
• Hands-on-Mentalität

Our Diversity, Equity and Inclusion commitment

Wir sind verpflichtet, ein integratives Umfeld für alle Mitarbeiter zu schaffen. Wir feiern Vielfalt und bieten allen, unabhängig von Rasse, Geschlecht, Ethnie, Religion, Behinderung, sexueller Orientierung oder einer anderen Eigenschaft, die uns einzigartig macht, gleiche Chancen.