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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Optimiere die Unternehmensreise und implementiere digitale Tools für ein nahtloses Erlebnis.
- Arbeitgeber: Esther Schipper, eine innovative Galerie für zeitgenössische Kunst mit internationalem Flair.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, kreative Umgebung und die Möglichkeit, in einem internationalen Team zu arbeiten.
- Andere Informationen: Teilzeitstelle in Berlin mit Entwicklungsmöglichkeiten in einem dynamischen Umfeld.
- Warum dieser Job: Gestalte die Reisepolitik und arbeite an spannenden Projekten im Bereich Kunst und Verwaltung.
- Gewünschte Qualifikationen: Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Bereich Reise- oder Projektmanagement erforderlich.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Esther Schipper sucht einen hochorganisierten, proaktiven und strategischen Travel Coordinator, um die Unternehmensreiseoperationen in unserer Organisation zu optimieren. Diese Rolle geht über die traditionelle Reisekoordination hinaus. Der Stelleninhaber wird die Reise-Strategie gestalten, digitale Tools implementieren, Reisebudgets verwalten und ein nahtloses Erlebnis für Führungskräfte und Mitarbeiter gewährleisten. Ein wichtiges Projekt wird die Recherche, Auswahl und Implementierung einer unternehmensweiten Reisemanagement-Plattform sein, um Effizienz und Kontrolle zu verbessern.
Die ideale Kandidatin oder der ideale Kandidat ist proaktiv, detailorientiert und gedeiht in einem schnelllebigen, internationalen Umfeld an der Schnittstelle von Kunst und Verwaltung.
Position Zusammenfassung
Der Travel Coordinator ist verantwortlich für die Verwaltung aller Aspekte der Geschäftsreisen für das Führungsteam und die Mitarbeiter, einschließlich Reiseplanung, Buchung und Budgetverwaltung für Veranstaltungen, Messen und Meetings sowohl national als auch international. Ein zentrales strategisches Projekt für diese Rolle ist die Recherche, Auswahl und Implementierung eines unternehmensweiten Reisemanagement-Tools zur Optimierung der Prozesse und Verbesserung der Effizienz.
Hauptverantwortlichkeiten
- Strategisches Reisemanagement: Unternehmensreise-Richtlinien und -Richtlinien aufrechterhalten und optimieren. Reiseverhalten und Ausgabedaten analysieren, um Kostensenkungsmöglichkeiten zu identifizieren. Beziehungen zu Fluggesellschaften, Hotels, Autovermietungen und Reisebüros verhandeln und pflegen. Projekt- und abteilungsbezogene Reisebudgets überwachen und sicherstellen, dass sie den Vorschriften entsprechen.
- Reiseoperationen & Planung: Nationale und internationale Reisen für Führungskräfte und Teams koordinieren und verwalten. Reiserouten, Reisedokumente und Zeitpläne für Veranstaltungen, Messen und Gruppenreisen vorbereiten. Reise-Kalender regelmäßig aktualisieren, um die Übereinstimmung mit den Geschäftsprioritäten sicherzustellen. Visumanträge und andere Reisevorschriften bearbeiten.
- Digitale Transformation & Projekte: Die Bewertung und Implementierung eines Unternehmens-Reisemanagementsystems leiten. Mit Stakeholdern zusammenarbeiten, um Anforderungen und Arbeitsabläufe zu definieren. Einführung, Schulung und kontinuierliche Verbesserung der Reisetechnologie vorantreiben. Daten aus Reiseplattformen nutzen, um Erkenntnisse zu gewinnen und Prozesse zu optimieren.
- Stakeholder-Engagement & Kommunikation: Als primärer Ansprechpartner für alle reisebezogenen Anfragen (Deutsch und Englisch) fungieren. Mit Finanz-, HR- und Projektteams zusammenarbeiten, um Reiseprozesse zu optimieren. Anleitung und Unterstützung für Mitarbeiter zu besten Reisepraktiken und Richtlinienkonformität bieten.
- Empfang & Bürosupport (optional): Vor-Ort-Unterstützung während wichtiger Veranstaltungen (z.B. Gallery Weekend, Berlin Art Week und andere Veranstaltungen nach Bedarf) bieten. Gelegentlich Gäste empfangen und unterstützen, Lieferungen koordinieren und Front-Desk-Aktivitäten nach Bedarf im Admin-Team unterstützen.
Anforderungen
- Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Bereich Unternehmensreisemanagement oder Geschäftsoperationen.
- Starke analytische und Projektmanagementfähigkeiten.
- Erfahrung mit Reiseplattformen, digitalen Tools und Budgetmanagement.
- Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu managen und funktionsübergreifende Initiativen voranzutreiben.
- Strategisches Denken mit Aufmerksamkeit für betriebliche Details.
- Starke Verhandlungs-, Lieferantenmanagement- und Problemlösungsfähigkeiten.
- Technikaffin, anpassungsfähig und zukunftsorientiert.
- Absolute Professionalität, Diskretion und Aufmerksamkeit für Details.
- Starke zwischenmenschliche und Kommunikationsfähigkeiten mit einem ruhigen und diplomatischen Auftreten.
- Begeisterung und Sensibilität für die Arbeit in einem multikulturellen, internationalen Team.
- Hochgradig organisiert, selbstmotiviert und ruhig unter Druck.
- Vollständige Sprachkenntnisse in Englisch und Deutsch erforderlich – gesprochen und geschrieben.
- Interesse und Offenheit für die spezifischen Bedürfnisse eines Unternehmens im zeitgenössischen Kunstmarkt.
Arbeitsbedingungen
- Teilzeit, Präsenzrolle mit Sitz in Berlin.
- Gelegentliche Abend- oder Wochenendverfügbarkeit für Veranstaltungen erforderlich.
- Gewünschter Start: ASAP / idealerweise spätestens Februar 2026.
Travel Coordinator Arbeitgeber: Esther Schipper GmbH
Kontaktperson:
Esther Schipper GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Travel Coordinator
✨Sei proaktiv!
Warte nicht darauf, dass die Stellenanzeigen dich finden. Nutze dein Netzwerk und sprich mit Leuten in der Branche. Oft sind es persönliche Empfehlungen, die den Unterschied machen!
✨Mach dich sichtbar!
Nutze Plattformen wie LinkedIn, um deine Fähigkeiten und Erfahrungen zu präsentieren. Teile relevante Inhalte und zeige dein Interesse an der Reisebranche, damit potenzielle Arbeitgeber auf dich aufmerksam werden.
✨Bereite dich auf Interviews vor!
Informiere dich über das Unternehmen und seine Kultur. Überlege dir, wie du deine Erfahrungen im Bereich Reisekoordination und Budgetmanagement am besten präsentieren kannst, um zu zeigen, dass du die richtige Wahl bist.
✨Bewirb dich direkt über unsere Website!
Wenn du eine Stelle bei uns siehst, die dir gefällt, bewirb dich direkt über unsere Website. So zeigst du dein Interesse und erhöhst deine Chancen, von uns wahrgenommen zu werden!
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Travel Coordinator
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach jemandem, der nicht nur die Anforderungen erfüllt, sondern auch gut ins Team passt.
Mach es persönlich!: Verlinke deine Erfahrungen direkt mit den Aufgaben, die in der Stellenbeschreibung stehen. Erzähl uns, wie du in der Vergangenheit ähnliche Herausforderungen gemeistert hast und was du dabei gelernt hast.
Achte auf Details!: Stelle sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Ein paar Tippfehler können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, bevor du sie abschickst!
Bewirb dich über unsere Website!: Wir empfehlen dir, deine Bewerbung direkt über unsere Website einzureichen. So stellst du sicher, dass sie an die richtige Stelle gelangt und wir sie schnell bearbeiten können.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Esther Schipper GmbH vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Anforderungen der Position des Travel Coordinators vertraut. Überlege dir, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten in den Bereichen Reiseplanung, Budgetmanagement und digitale Transformation zu den Zielen des Unternehmens passen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an konkrete Situationen aus deiner bisherigen Berufserfahrung, in denen du erfolgreich Reisebudgets verwaltet oder digitale Tools implementiert hast. Diese Beispiele helfen dir, deine Fähigkeiten während des Interviews anschaulich zu demonstrieren.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Interaktion mit verschiedenen Stakeholdern erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise kommunizieren. Übe, wie du komplexe Informationen einfach erklären kannst, um deine Kommunikationsstärke zu zeigen.
✨Frage nach der Unternehmenskultur
Nutze die Gelegenheit, um mehr über die Kultur von Esther Schipper zu erfahren. Stelle Fragen zur Teamdynamik und den Erwartungen an die Zusammenarbeit, um zu zeigen, dass du an einer langfristigen Integration in das Unternehmen interessiert bist.