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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Erstelle und optimiere technische Dokumentationen und Informationssysteme.
- Arbeitgeber: Renommiertes Unternehmen in der Arbeitnehmerüberlassung mit langfristigen Perspektiven.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, attraktive Vergütung und Sonderzahlungen.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der Dokumentation und arbeite in einem dynamischen Team.
- Gewünschte Qualifikationen: Abgeschlossene Ausbildung im technischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation erforderlich.
- Andere Informationen: Teilzeitstelle (50%) mit Gleitzeitmodell und langfristiger Anstellung bis 2029.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 36000 - 60000 € pro Jahr.
Wir suchen für ein renommiertes Unternehmen in Arbeitnehmerüberlassung einen Spezialisten (m / w / d) für Technische Dokumentation. In dieser anspruchsvollen Teilzeitposition (50%) übernehmen Sie die Verantwortung für die Erstellung, Überarbeitung und Qualitätssicherung technischer Dokumentationen. Zudem optimieren Sie interne Informationssysteme wie DMS und SharePoint und stellen so die effiziente Nutzung und Pflege sicher.
Einsatzinformationen:
- Einsatzort: Karlsruhe (Region)
- Einsatzbeginn: 01.07.2025
- Einsatzdauer: Langfristig (bis Juni 2029)
- Arbeitszeit: Teilzeit (50%)
- Wochenstunden: 18,75 h
- Arbeitszeitmodell: Gleitzeit (Mo-Fr, 06:00 bis 20:00 Uhr)
- Vergütung: Attraktive Vergütung gemäß Tarifvertrag, inklusive Sonderzahlungen
- Bewerbungsfrist: 14.04.2025
Aufgabenbeschreibung:
- Projektunterstützung und Organisation: Aktive Unterstützung bei der Erstellung und kontinuierlichen Weiterentwicklung technischer Dokumentationen, einschließlich Benutzerhandbüchern, Systemdokumentationen und Schulungsunterlagen. Koordination und Optimierung von Prozessen und Aufgaben innerhalb des Teams, um eine reibungslose und effiziente Dokumentationserstellung sicherzustellen. Mitwirkung bei der Konsolidierung und Strukturierung interner Informationssysteme wie DMS, SharePoint und Intranet, mit dem Ziel einer verbesserten Nutzerfreundlichkeit und Zugänglichkeit.
- Dokumentenverwaltung und -organisation: Verantwortung für die präzise Erstellung, Pflege und Archivierung von technischen Dokumentationen, unter Einhaltung der höchsten Qualitätsstandards. Gewährleistung der Vollständigkeit, Richtigkeit und Revisionssicherheit aller Dokumente durch regelmäßige Überprüfungen und Aktualisierungen. Sicherstellung der korrekten und fristgerechten Ablage von Dokumenten, um eine lückenlose Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten.
- Protokollführung und Besprechungskoordination: Vorbereitung und präzise Protokollierung von internen und externen Besprechungen, insbesondere zur Festlegung und Überprüfung von Dokumentationsrichtlinien und -prozessen. Nachbereitung der Besprechungen und systematische Verteilung der Protokolle an alle relevanten Stakeholder zur Sicherstellung der Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
- Berichterstattung und Dokumentation: Erstellung und Pflege von regelmäßigen Berichten über den Stand der Dokumentation, die an die Projektleitung und andere Beteiligte weitergeleitet werden. Sicherstellung der rechtzeitigen und vollständigen Einreichung sämtlicher technischer und genehmigungsrelevanter Dokumentationen gemäß den festgelegten Fristen.
- Qualitätssicherung und -management: Überwachung der Einhaltung von Dokumentationsrichtlinien, -standards und Qualitätssicherungsprozessen zur Gewährleistung der Konsistenz und Qualität der erstellten Dokumente. Implementierung und kontinuierliche Optimierung von Maßnahmen zur Verbesserung der Dokumentationsprozesse und der Qualität der Arbeitsergebnisse.
- Kommunikation und Abstimmung: Pflege und regelmäßige Aktualisierung von Listen mit offenen Punkten und deren systematischer Abstimmung mit internen und externen Projektbeteiligten zur Vermeidung von Missverständnissen und Verzögerungen. Teilnahme an internen und externen Besprechungen, um offene Fragen zu klären und die kontinuierliche Verbesserung der Dokumentationsabläufe voranzutreiben.
Anforderungsprofil:
- Ausbildung und Qualifikation: Abgeschlossene Berufsausbildung in einem naturwissenschaftlich-technischen Bereich oder eine vergleichbare Qualifikation, alternativ allgemeine Hochschulreife mit technischem Schwerpunkt. Bereitschaft zur Zuverlässigkeitsüberprüfung nach § 12b AtG.
- Berufserfahrung: Mehrjährige Erfahrung in der Erstellung und Qualitätssicherung komplexer technischer Dokumentationen, bevorzugt im Bereich IT, Softwareentwicklung oder Infrastruktur. Erfahrung in der eigenständigen Durchführung und Koordination von komplexen Dokumentationsprojekten ist von Vorteil.
- Fachkenntnisse und IT-Kenntnisse: Fundiertes Verständnis für Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sowie für weitere Informationssysteme und IT-Infrastrukturen. Sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Produkten (insbesondere Word, Excel und PowerPoint). Erfahrung mit Dokumentationswerkzeugen und Plattformen wie Wiki, SharePoint Online oder anderen webbasierten Dokumentationslösungen.
- Arbeitsweise: Ausgezeichnete strukturierte und präzise Arbeitsweise mit einem hohen Maß an Sorgfalt und Detailgenauigkeit. Selbstständige, lösungsorientierte und verantwortungsbewusste Arbeitsweise.
- Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, insbesondere in der Erstellung und Bearbeitung technischer Dokumentationen.
- Persönliche Eigenschaften: Hohe Kommunikationsfähigkeit, Teamorientierung und Kooperationsbereitschaft. Proaktive Identifikation von Verbesserungspotentialen und die Fähigkeit zur kontinuierlichen Prozessoptimierung.
Spezialist (m/w/d) für Technische Dokumentation Arbeitgeber: ETA Personal GmbH
Kontaktperson:
ETA Personal GmbH HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Spezialist (m/w/d) für Technische Dokumentation
✨Tip Nummer 1
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit ehemaligen Kollegen oder Bekannten, die in der technischen Dokumentation arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und möglicherweise sogar Empfehlungen aussprechen.
✨Tip Nummer 2
Informiere dich über die neuesten Trends und Technologien im Bereich technische Dokumentation. Zeige in Gesprächen, dass du auf dem neuesten Stand bist und bereit bist, neue Tools wie DMS oder SharePoint zu nutzen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf mögliche Fragen zur Qualitätssicherung vor. Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in der Erstellung und Überprüfung technischer Dokumentationen unter Beweis stellen.
✨Tip Nummer 4
Zeige deine Teamfähigkeit! Bereite dich darauf vor, wie du in der Vergangenheit erfolgreich mit anderen zusammengearbeitet hast, um Dokumentationsprozesse zu optimieren. Dies ist besonders wichtig für die Rolle, die eine enge Zusammenarbeit erfordert.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Spezialist (m/w/d) für Technische Dokumentation
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Stelle deine Qualifikationen heraus: Betone in deinem Lebenslauf und Anschreiben deine Ausbildung und Berufserfahrung im Bereich technische Dokumentation. Hebe relevante Projekte hervor, an denen du gearbeitet hast, und beschreibe deine Rolle dabei.
Verfasse ein überzeugendes Anschreiben: In deinem Anschreiben solltest du klar darlegen, warum du für die Position geeignet bist. Gehe auf spezifische Anforderungen aus der Stellenbeschreibung ein und erläutere, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen dazu passen.
Dokumente sorgfältig prüfen: Achte darauf, dass alle eingereichten Dokumente, einschließlich Lebenslauf und Anschreiben, fehlerfrei sind. Lass sie von jemand anderem Korrektur lesen, um sicherzustellen, dass sie professionell wirken.
Zeige deine IT-Kenntnisse: Da die Stelle Kenntnisse in DMS und anderen Informationssystemen erfordert, solltest du in deiner Bewerbung konkret auf deine Erfahrungen mit diesen Tools eingehen. Nenne spezifische Programme, die du beherrschst, und beschreibe, wie du sie in der Vergangenheit genutzt hast.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ETA Personal GmbH vorbereitest
✨Bereite dich auf technische Fragen vor
Da die Position einen starken Fokus auf technische Dokumentation hat, solltest du dich auf Fragen zu Dokumentationsstandards, DMS und den spezifischen Tools, die du verwendet hast, vorbereiten. Überlege dir Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die deine Fähigkeiten in diesem Bereich unter Beweis stellen.
✨Präsentiere deine Kommunikationsfähigkeiten
In dieser Rolle ist es wichtig, klar und präzise kommunizieren zu können. Bereite dich darauf vor, wie du komplexe Informationen einfach erklären kannst. Du könntest auch ein Beispiel für eine erfolgreiche Teamkommunikation oder ein Projekt, das du koordiniert hast, anführen.
✨Zeige deine Detailgenauigkeit
Die Erstellung technischer Dokumentationen erfordert ein hohes Maß an Genauigkeit. Sei bereit, über deine Arbeitsweise zu sprechen und wie du sicherstellst, dass alle Dokumente korrekt und vollständig sind. Ein Beispiel für eine Situation, in der du besonders sorgfältig gearbeitet hast, kann hier hilfreich sein.
✨Frage nach den internen Prozessen
Zeige dein Interesse an der Optimierung von Dokumentationsprozessen, indem du Fragen zu den bestehenden Abläufen im Unternehmen stellst. Dies zeigt, dass du proaktiv bist und bereit, zur Verbesserung der Effizienz beizutragen.
