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Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze den Direktor bei der Verwaltung von sozialen Hilfen und Dokumenten.
- Arbeitgeber: Die Generaldirektion für soziale Kohäsion fördert soziale Gerechtigkeit im Kanton Waadt.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Möglichkeiten und ein unterstützendes Team.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv die Lebensqualität der Menschen in deiner Gemeinde.
- Gewünschte Qualifikationen: CFC als kaufmännischer Angestellter und 5 Jahre Erfahrung als Sekretär/in.
- Andere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten und einem Fokus auf Vielfalt.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 28800 - 43200 € pro Jahr.
Die Einheit (UADM) X der Generaldirektion für soziale Kohäsion (DGCS) ist eine funktionsübergreifende Einheit, die die verschiedenen Einrichtungen der DGCS bei ihren Aufgaben unterstützt. Ein dynamisches, unterstützendes Team mit einer ruhigen Atmosphäre sucht einen Executive Secretary.
Verantwortlichkeiten:
- Unterstützung des Direktors für soziale Hilfe und soziale Versicherungen (DIRAAS) im Feld und Gewährleistung einer optimalen Verwaltung interner und externer Aufgaben.
- Nachverfolgung von Akten für den DIRAAS-Direktor, Sammlung der notwendigen Informationen und Dokumente für die Entscheidungsfindung sowie Einrichtung der Ablage von Dokumenten.
- Proaktive Unterstützung des DIRAAS-Direktors in seiner Verwaltung und Organisation der Nachverfolgung von Akten.
- Bereitstellung spezifischer Unterstützung für den DIRAAS-Direktor bei besonderen Akten und Unterstützung des Leiters der Abteilung für soziale Hilfe und ergänzende Leistungen (PASC) sowie des Leiters der Einheit (UHA) bei ihren operativen Aufgaben.
Anforderungen:
- CFC als kaufmännischer Angestellter, ergänzt durch ein eidgenössisches Diplom als Executive Assistant, nachgewiesene Berufserfahrung in einer Sekretariatsposition auf Direktionsebene innerhalb eines großen Unternehmens oder im öffentlichen oder parapubliken Sektor, mindestens 5 Jahre.
- Perfekte Beherrschung der Büro-Tools und Schreibfähigkeiten, Leichtigkeit im Zeit- und Prioritätenmanagement, Stressresistenz und Selbstkontrolle.
- Nachgewiesene analytische und synthetische Fähigkeiten.
WER SIND WIR?
Die Generaldirektion für soziale Kohäsion (DGCS) bietet den Bewohnern des Kantons Waadt Unterstützung und Integrationsmaßnahmen, Unterkünfte in medizinisch-sozialen Einrichtungen sowie finanzielle Hilfen. Mit über 450 engagierten Mitarbeitenden setzen wir uns dafür ein, die Lebensqualität unserer verschiedenen Zielgruppen zu verbessern, indem wir auf mehr soziale Gerechtigkeit in unseren Dienstleistungen hinarbeiten. Wir bieten ein autonomes Arbeitsumfeld mit der Möglichkeit von Homeoffice. Unsere Arbeitskultur und -umgebung sind auf Vielfalt und Gleichheit ausgerichtet. Schließlich setzen wir uns täglich für menschliche Werte wie Solidarität, Respekt und Integrität ein.
Warum zu uns kommen?
Der Kanton Waadt bietet eine große Vielfalt an Arbeitsplätzen und Aufstiegsmöglichkeiten. Die Arbeitsbedingungen spiegeln die Prinzipien von Gleichheit, Inklusion, Nachhaltigkeit und beruflicher Ethik in einem förderlichen Umfeld wider, das eine Balance zwischen Berufs- und Privatleben ermöglicht.
Standort: Lausanne, Schweiz
Bewerbung bis: 1. April oder nach Vereinbarung.
Befristeter Vertrag: 6 Monate.
Aktivitätsgrad: 80%
Adresse: Generaldirektion für soziale Kohäsion (DGCS), Avenue des Casernes 2 - BAP, Lausanne.
Executive Secretary Arbeitgeber: Etat de Vaud
Kontaktperson:
Etat de Vaud HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Executive Secretary
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Executive Secretary interessierst, zögere nicht, direkt mit der Abteilung in Kontakt zu treten. Frag nach, ob es offene Fragen gibt oder wie der Auswahlprozess aussieht. Das zeigt dein Interesse und deine Initiative!
✨Tip Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits im DGCS oder in ähnlichen Positionen arbeiten. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar Empfehlungen aussprechen. Networking kann oft der Schlüssel zum Erfolg sein!
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die Aufgaben des DIRAAS und über die aktuellen Themen im Bereich soziale Unterstützung. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch ein echtes Interesse an der Mission des DGCS hast.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und effizient bearbeitet wird. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle Informationen und Anforderungen direkt von der Quelle erhältst.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Executive Secretary
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Mach deine Bewerbung persönlich: Zeig uns, wer du bist! Verwende eine freundliche und authentische Sprache in deinem Anschreiben. Erzähl uns, warum du dich für die Stelle als Executive Secretary interessierst und was dich an der DGCS begeistert.
Betone deine Erfahrungen: Hebe deine relevanten Erfahrungen hervor, besonders wenn du bereits in einer ähnlichen Position gearbeitet hast. Zeig uns, wie deine Fähigkeiten im Bereich Zeitmanagement und Stressbewältigung dir helfen werden, die Aufgaben des DIRAAS zu meistern.
Sei strukturiert: Achte darauf, dass deine Bewerbung klar und gut strukturiert ist. Verwende Absätze, um verschiedene Themen zu trennen, und achte auf eine logische Reihenfolge. Das zeigt uns, dass du auch in der schriftlichen Kommunikation organisiert bist.
Bewirb dich über unsere Website: Vergiss nicht, dich direkt über unsere Website zu bewerben! So stellst du sicher, dass deine Bewerbung schnell und unkompliziert bei uns ankommt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei Etat de Vaud vorbereitest
✨Verstehe die Rolle
Mach dich mit den spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten des Executive Secretary vertraut. Überlege dir, wie deine bisherigen Erfahrungen in der Unterstützung von Führungskräften und im Management von Dokumenten dir helfen können, diese Rolle erfolgreich auszufüllen.
✨Bereite konkrete Beispiele vor
Denke an Situationen aus deiner beruflichen Vergangenheit, in denen du deine Fähigkeiten in der Zeit- und Prioritätenverwaltung unter Beweis gestellt hast. Sei bereit, diese Beispiele während des Interviews zu teilen, um deine Eignung für die Position zu demonstrieren.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Rolle viel Kommunikation erfordert, solltest du darauf achten, klar und präzise zu sprechen. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren, und sei bereit, Fragen zu stellen, um dein Interesse und Engagement zu zeigen.
✨Informiere dich über die DGCS
Recherchiere die Generaldirektion für soziale Kohäsion und ihre Mission. Zeige im Interview, dass du die Werte und Ziele der Organisation verstehst und wie du dazu beitragen kannst, diese zu erreichen.
