Responsable Des Affaires Internes

La Direction générale de l enseignement (DGEP) est chargée des formations qui se situent entre la fin de l enseignement obligatoire et l enseignement supérieur. Elle propose des formations au sein de 16 gymnases et 13 écoles professionnelles et regroupe plus de 3000 collaborateurs. Afin de renforcer l Unité des systèmes d information (USI), nous sommes à la recherche d un-e Chargé d affaires internes, qui jouera un rôle central dans la structuration de la gestion des services au sein des établissements.

Dans ce cadre, la personne retenue pilotera la conception et la mise en oeuvre des processus du support en assurant une étroite collaboration entre les équipes techniques, pédagogiques et administratives des établissements. Elle veillera à coordonner les parties prenantes, à documenter rigoureusement les processus mis en place et à garantir l amélioration continue des services rendus aux utilisateurs. Positionnée à la croisée des univers technique, pédagogique et administratif, elle contribuera activement à faire des services IT un levier de performance au sein des établissements.

• Coordonner et piloter les projets de transformation des services en tant que chef de projet, en veillant au suivi des activités, au respect des délais et à la qualité des livrables.
• Structurer, formaliser et activer les processus couvrant la gestion du support, des incidents, des demandes de service, du parc des équipements et de l environnement pédagogique.
• Définir et suivre les indicateurs clés de performance permettant de piloter et d améliorer continuellement les processus mis en place.

• Conduire des activités d analyse des processus métier, notamment en lien avec le calendrier scolaire et les besoins pédagogiques et administratifs qui en découlent.
• Formaliser les besoins, prioriser le backlog et accompagner les équipes dans un cadre Agile.
• Cartographier les solutions utilisées au sein des établissements et identifier les opportunités d optimisation.

• Assurer une communication fluide entre les différents acteurs des projets et représenter l USI / DGEP auprès de la DGNSI et des partenaires externes, en garantissant un alignement constant entre les besoins métier et les contraintes techniques.
• Instaurer une communication bidirectionnelle efficace entre l USI et les établissements, permettant la remontée des besoins et la diffusion des informations impactantes.

• Initier et structurer une base de connaissance propre à chaque établissement, garantissant la continuité des services et le soutien à la gestion documentaire.
• Définir et publier le catalogue de services, les niveaux de service associés et les procédures à destination des utilisateurs.
• Assurer la gestion des incidents et piloter l amélioration continue des services rendus.

• Définir et mettre en oeuvre la stratégie de conduite du changement dans le cadre du programme de transformation des services des établissements.
• Déployer les dispositifs de communication adaptés aux différentes audiences (site Internet dédié, flyers).
• Accompagner les directions et les équipes tout au long de la transition en adaptant l approche aux spécificités culturelles et organisationnelles de chaque établissement.

• Diplôme universitaire / EPF / HES ou jugé équivalent dans un domaine IT.
• Certification ITIL dans la gestion de services et compréhension des cadres Agiles (Scrum, Kanban ou équivalent).
• Expérience professionnelle dans la gestion de projet générale de 5 ans, idéalement avec des activités de business analyse.
• Expérience professionnelle dans la conduite de projets de transformation de 4 ans.
• Anglais courant.

La Direction générale de l enseignement (DGEP) assure les formations qui se situent entre la fin de l enseignement obligatoire et l enseignement supérieur, soit la formation professionnelle et l enseignement gymnasial. L Office cantonal d orientation scolaire et professionnelle (OCOSP), qui a pour mission de favoriser l orientation professionnelle et l employabilité de toute personne en phase de choix de carrière, lui est également rattaché, ainsi qu une série de mesures destinées aux jeunes en transition ou allophones. Son but est d ouvrir à toutes et tous les portes d un projet personnel et professionnel pour amener le plus grand nombre à un titre de formation reconnu.

L État de Vaud propose une grande diversité d emplois et d opportunités d évolution. Les conditions de travail ont comme piliers les valeurs d égalité, d inclusion, de durabilité et d éthique professionnelle dans un environnement propice à la conciliation entre vie professionnelle et vie privée.

• Lieu de travail : Lausanne
• Entrée en fonction : à convenir
• Classe salariale : 12
• Type de contrat : Droit public
• Taux d activité : 100%