Workplace Experience / Office Manager:in (Mid./Sr./Lead)

Deine Mission

In dieser neu geschaffenen Rolle verantwortest du den Aufbau und die Steuerung unserer operativen Infrastruktur. Du hast die Möglichkeit, Prozesse von Grund auf mitzugestalten, eigene Strukturen zu etablieren und Standards für unsere ETERNO Standorte definieren. In enger Zusammenarbeit mit People & Culture und IT stellst du eine positive Employee Experience über alle Arbeitsmodelle hinweg sicher.

Woran du mit uns arbeitest

• Strategic Procurement & Sourcing: Verantwortung für die Beschaffung von IT-Hardware und Workplace-Equipment sowie die operative Steuerung der Einkaufsprozesse, inklusive Lieferantenmanagement, Preisverhandlungen und Budgetkontrolle.
• Asset Management & Lifecycle: End-to-End-Verantwortung für das Hardware-Inventar über den gesamten Lebenszyklus hinweg sowie Sicherstellung einer lückenlosen digitalen Dokumentation für maximale Transparenz.
• Workplace Design & Safety Compliance: Konzeption einheitlicher Ausstattungsstandards für alle Standorte sowie Sicherstellung der gesetzlichen Arbeitssicherheit und Koordination externer Service-Partner.
• People Operations & Mobility: Zentrale Verwaltung der Dienstwagenflotte, Mobilfunkverträge und Travel-Benefits sowie Setup der Onboarding Kits.
• Hybrid & Remote Work Support: Bereitstellung einer erstklassigen Infrastruktur für alle Arbeitsmodelle (Vor Ort, Hybrid und Remote), um eine nahtlose Produktivität und hohe Zufriedenheit im gesamten Team zu garantieren.
• Event Operations & Logistics: Logistische Planung und operative Umsetzung von coolen Team Events und internen Meetings zur aktiven Stärkung der Unternehmenskultur.
• Digital Workflows & Internal Communication: Optimierung digitaler Genehmigungs- und Bestellwege sowie Pflege der zentralen Wissensbasis im Intranet zur Sicherstellung effizienter und transparenter Arbeitsabläufe.

Was du mitbringst

• 3+ Jahre Berufserfahrung im Workplace Management, People Operations oder Asset Management, idealerweise in einem dynamischen Multi-Site-Umfeld.
• Hands-on-Mentalität gepaart mit der Motivation, eine neue Rolle proaktiv aufzubauen und Prozesse & Ways of Working kontinuierlich zu optimieren.
• Souveränität im Umgang mit Lieferanten sowie die Fähigkeit, wirtschaftliches Denken mit einem hohen Qualitätsanspruch für die Mitarbeitenden zu vereinen.
• Ausgeprägte Schnittstellen-Kompetenz in der Zusammenarbeit mit verschiedenen internen Stakeholdern, besonders People & Culture, IT und Finance.
• Technisches Grundverständnis und sicherer Umgang mit modernen digitalen Tools (z. B. Confluence, Zoom, Mobile Device Management).
• Du bist based in Berlin und arbeitest gerne vor Ort.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C2) und gute Englischkenntnisse (B2+).

Was dich bei ETERNO erwartet

• Make a real impact – Verändere mit uns das Gesundheitswesen – mutig, hands‑on und mit echten Lösungen für echte Herausforderungen.
• Dein Beitrag zählt ab Tag eins – mit Verantwortung, Geschwindigkeit und Raum für eigene Ideen.
• Work how it works for you – Arbeite deutschlandweit im Homeoffice und/oder in unseren schönen Spaces in Berlin, Frankfurt oder Hamburg + Möglichkeit international remote zu arbeiten.
• Level up & grow – Werde Teil eines ambitionierten Teams, das dich fordert und fördert.
• Feel good, stay healthy – Zugang zu den ETERNO Spaces für schnelle Arzttermine & Health Check‑ups.
• We’ve got you covered – Wettbewerbsfähiges Gehalt, Betriebliche Altersvorsorge mit 20% Zuschuss, und ein monatliches Budget für Benefits wie Urban Sports Club, Wertgutscheine oder ÖPNV - plus attraktive Corporate Benefits & unser Refer-a-Friend Bonus.
• Stay connected – Triff auf coole Persönlichkeiten mit Drive.

Was wir hervorheben möchten

Wir, bei ETERNO, fördern Chancengleichheit und Vielfalt. Wir setzen uns dafür ein, ein vielfältiges und integratives Umfeld für jede:n von uns zu schaffen. Wir lehnen jegliche Art und Form der Diskriminierung aufgrund von ethnischer Zugehörigkeit, Hautfarbe, körperlicher oder geistiger Behinderung, Religion, Familienstand, Alter, nationaler Herkunft, Abstammung, Gesundheitszustand, Schwangerschaft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität oder anderen persönlichen Merkmalen ab. Solltest du Anpassungen im Bewerbungsprozess benötigen, dann melde dich vorab bei uns unter careers@eterno.health. Wir unterstützen dich gerne.