Membership Specialist Alumni Engagement (m/w/d) - 50 -80

Das Alumni Engagement Team im Büro des Präsidenten gestaltet, implementiert und fördert die Alumni-Beziehungen der ETH Zürich. Unser Ziel ist es, in enger Abstimmung und Zusammenarbeit mit der ETH Alumni Association ein attraktives Angebot für Alumni zu schaffen, ihre Verbindung zur ETH zu stärken und eine lebendige globale Gemeinschaft zu fördern. Sind Sie bereit, unserem Team beizutreten und aktiv die Zukunft der ETH Alumni mitzugestalten? Die Position beginnt am 1. Januar 2026 oder nach gegenseitiger Vereinbarung.

Projekt Hintergrund

In dieser Rolle stellen Sie den reibungslosen Ablauf unserer Mitgliedschaftsprozesse sicher, unterstützen die Mitgliedsorganisationen (MOs) und bieten exzellenten First-Level-Support. Sie sind der erste Ansprechpartner für Mitglieder und Interessierte, verantwortlich für die Datenqualität und tragen zur kontinuierlichen Verbesserung der damit verbundenen Prozesse bei.

Stellenbeschreibung

• First-Level Support & Triage: Verwaltung des zentralen Info-Postfachs und der Telefon-Hotline; Bereitstellung qualifizierter First-Level-Unterstützung, Triage und Weiterleitung von Anfragen; zeitgerechte und serviceorientierte Antworten liefern.
• Mitgliederverwaltung: Bearbeitung neuer Mitgliedschaften, Aktualisierungen und Stornierungen; Pflege und Sicherstellung der Qualität der Mitgliedsdaten (einschließlich Duplikatsprüfungen).
• CRM & Superuser-Rolle: Als Superuser für die Alumni-Plattform (CRM) fungieren; interne Unterstützung bieten und die Mitgliedsorganisationen (MOs) unterstützen; Schulungsmaterialien/Richtlinien entwickeln und als Hauptansprechpartner für systembezogene Fragen dienen.
• MO Unterstützung: Beratung und Unterstützung der Vorstände der ETH Alumni-Mitgliedsorganisationen bei operativen Prozessen (z.B. Raumreservierungen, Arbeitsabläufe und Richtlinien) — in einer lösungsorientierten und kooperativen Weise.
• Dokumentation & Wissensübertragung: Pflege von Checklisten, Vorlagen und Prozessdokumentationen; Sicherstellung, dass Wissen im Team zugänglich ist.
• Kontinuierliche Verbesserung: Identifizierung von Automatisierungsmöglichkeiten (z.B. Bestätigungen, Self-Service-Tools); Beitrag zu Daten-/IT-Projekten und Initiativen zur Prozessoptimierung.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder gleichwertige Qualifikation.
• Mehrjährige Erfahrung im Mitglieder- oder Kundenmanagement, idealerweise in einem Verein, einer NGO oder einem akademischen Umfeld.
• Starke Serviceorientierung, proaktive und zuverlässige Arbeitsweise sowie Freude an der direkten Interaktion mit Mitgliedern und Ehrenamtlichen.
• Versiert im Umgang mit CRM-Systemen und MS Office (insbesondere Excel); Erfahrung mit Datenqualität, Duplikatsmanagement und Newsletter-Tools ist von Vorteil.
• Erfahrung im (IT) Projekt- oder Anforderungsmanagement ist ein Plus.
• Ausgezeichnete schriftliche und mündliche Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse.
• Sie überzeugen durch Schnelligkeit, Genauigkeit und Gelassenheit, behalten auch in Zeiten hoher Anfragevolumina den Überblick und kommunizieren positiv und lösungsorientiert.

Wir bieten

• Eine Karriere mit Einfluss: Treten Sie der ETH Zürich bei — einer Institution, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.
• Ein vielfältiges Aufgabenspektrum und die Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen.
• Ein engagiertes und hochmotiviertes Team, das Sie unterstützt.
• Moderne Arbeitsbedingungen und flexible Arbeitszeiten mit der Option, von zu Hause aus zu arbeiten.
• Chancen zur beruflichen Weiterbildung.
• Zahlreiche Vorteile wie öffentliche Verkehrssubsidien und Carsharing-Optionen, Zugang zu einer Vielzahl von ASVZ-Sportprogrammen, Kinderbetreuungsdiensten und attraktiven Pensionsleistungen.

Wir schätzen Vielfalt

Im Einklang mit unseren Werten fördert die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und Würde aller Mitarbeiter und Studierenden respektiert werden. Besuchen Sie unsere Website zu Chancengleichheit und Vielfalt, um zu erfahren, wie wir ein faires und offenes Umfeld gewährleisten, das jedem Wachstum und Gedeihen ermöglicht.

Neugierig? So sind wir auch. Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen: Motivationsschreiben, Lebenslauf, Diplome und Referenzschreiben. Bitte beachten Sie, dass wir ausschließlich Bewerbungen akzeptieren, die über unser Online-Bewerbungsportal eingereicht werden. Bewerbungen per E-Mail oder Post werden nicht berücksichtigt. Weitere Informationen über das ETH Alumni Engagement Team finden Sie auf unserer Website. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an Bernhard Hohl, Manager für Betrieb und Projekte, oder Sven Corus, Leiter Alumni Engagement (bitte keine Bewerbungsunterlagen senden). Bitte beachten Sie, dass die vorläufige Auswahl von den zuständigen Recruitern und nicht von künstlicher Intelligenz durchgeführt wird. Für Rekrutierungsdienstleistungen gelten die AGB der ETH Zürich.