Finde einen Job 
Finde eine Ausbildung 
Top Arbeitgeber 
Top Universitäten 
Für Unternehmen Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere spannende Projekte im Grants Office und unterstütze bei der Forschungsförderung.
- Arbeitgeber: ETH Zürich, ein innovatives Forschungsumfeld mit einem engagierten Team.
- Mitarbeitervorteile: Flexible Arbeitszeiten, modernes Arbeitsumfeld und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und trage zur Förderung von Forschung bei.
- Gewünschte Qualifikationen: Erfahrung im administrativen Bereich und gute MS-Office-Kenntnisse.
- Andere Informationen: Vielfältige Aufgaben in einem internationalen Umfeld mit Fokus auf Diversität und Nachhaltigkeit.
Das voraussichtliche Gehalt liegt zwischen 45000 - 65000 € pro Jahr.
Das Grants Office ist die zentrale Anlaufstelle für Forschungsförderung an der ETH Zürich und unterstützt Forschende aller Karrierestufen beim Einwerben und Verwalten kompetitiver nationaler und internationaler Forschungsgeldern. Wir betreuen zudem die ETH-internen Forschungsförderprogramme (Projekt- und Talentförderung), führen die Geschäftsstellen der Forschungskommission und der Preiskommission und begleiten die Vizepräsidentin für Forschung in strategischen, konzeptionellen und organisatorischen Fragen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per 1. Mai oder nach Vereinbarung eine engagierte und kommunikative Persönlichkeit.
In einem dynamischen und abwechslungsreichen Arbeitsumfeld übernehmen Sie organisatorische Aufgaben im Zusammenhang mit diversen Prozessen im Grants Office, führen das allgemeine Sekretariat vom Grants Office und unterstützen die Fachpersonen in folgenden Bereichen:
- Interne Koordination mit Schnittstellen zur finanziellen Abwicklung von Drittmittelprojekten
- Organisation von Informationsveranstaltungen, Trainings und Workshops
- Finanzadministration: Spesen erfassen, Rechnungen kontieren, Budget, Trendrechnung
- Personaladministration: Ein-/Austritte, Support bei der Einarbeitung
- Qualitätssicherung, insb. Monitoring, Statistik und Reporting
- Unterstützung des Leitungsteams bei der Terminorganisation
Sie bringen Berufserfahrung im administrativen Bereich mit, vorzugsweise im Hochschulumfeld. Sie verfügen über eine rasche Auffassungsgabe und gute MS-Office-Kenntnisse und haben Interesse, sich in weitere administrative Softwaresysteme einzuarbeiten. Ein sicherer Umgang mit digitalen Tools; Kenntnisse in File-Maker oder anderen Datenbanksystemen ist dabei von Vorteil. Sie sind eine lösungsorientierte, kommunikationsstarke und dienstleistungsorientierende Persönlichkeit mit großer Eigeninitiative und Freude an der Arbeit in einem internationalen Umfeld. Sie verfügen über organisatorisches Geschick, behalten auch in hektischen Situationen den Überblick und setzen Prioritäten. Hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift runden ihr Profil ab.
Wir bieten Mitarbeit in einem engagierten und vielfältigen Team, abwechslungsreiche, selbstständige Arbeit, Arbeitsplatz im Herzen eines innovativen Forschungsumfelds, familienfreundliche und flexible Arbeitszeiten und moderne Arbeitsbedingungen.
Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig. Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.
Administration Spezialist:in im Grants Office (m/w/d) Arbeitgeber: ETH Zürich
Kontaktperson:
ETH Zürich HR Team
StudySmarter Bewerbungstipps 🤫
So bekommst du den Job: Administration Spezialist:in im Grants Office (m/w/d)
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Nutze Networking-Events oder Online-Plattformen, um Kontakte zu knüpfen. Oft erfährt man von offenen Stellen durch persönliche Empfehlungen.
✨Tipp Nummer 2
Bereite dich gut auf Vorstellungsgespräche vor! Informiere dich über die ETH Zürich und das Grants Office. Zeige, dass du die Werte und Ziele der Institution verstehst und schätzt.
✨Tipp Nummer 3
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten! In einem dynamischen Umfeld ist es wichtig, klar und effektiv zu kommunizieren. Übe, wie du deine Ideen und Erfahrungen überzeugend präsentierst.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Webseite! So hast du die besten Chancen, gesehen zu werden. Halte deine Unterlagen bereit und sei bereit, schnell zu handeln, wenn eine passende Stelle auftaucht.
Diese Fähigkeiten machen dich zur top Bewerber*in für die Stelle: Administration Spezialist:in im Grants Office (m/w/d)
Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!: Wir wollen dich kennenlernen, also zeig uns deine Persönlichkeit! Lass deinen individuellen Stil in dein Anschreiben und deinen Lebenslauf einfließen. Das macht deine Bewerbung einzigartig und authentisch.
Pass auf die Details auf!: Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Rechtschreibfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Nimm dir die Zeit, alles gründlich zu überprüfen oder lass jemand anderen drüber schauen.
Zeig deine Motivation!: Erkläre uns, warum du genau bei uns im Grants Office arbeiten möchtest. Was reizt dich an der Stelle? Deine Begeisterung für die Position und das Team sollte in deiner Bewerbung deutlich werden.
Bewirb dich über unsere Webseite!: Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, nutze bitte unser Online-Bewerbungsformular auf der Webseite. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten.
Wie du dich auf ein Vorstellungsgespräch bei ETH Zürich vorbereitest
✨Informiere dich über das Grants Office
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir einen Überblick über die Aufgaben und Ziele des Grants Office verschaffen. Schau dir an, welche Forschungsförderungen sie anbieten und wie sie Forschende unterstützen. Das zeigt dein Interesse und deine Vorbereitung.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die zeigen, wie du organisatorische Aufgaben gemeistert hast oder in hektischen Situationen den Überblick behalten konntest. Diese Geschichten helfen dir, deine Fähigkeiten zu untermauern und machen dich greifbarer für die Interviewer.
✨Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten
Da die Stelle viel Kommunikation erfordert, solltest du während des Interviews klar und präzise sprechen. Übe, deine Gedanken strukturiert zu präsentieren und stelle sicher, dass du auch Fragen der Interviewer gut verstehst und darauf eingehst.
✨Frage nach den nächsten Schritten
Am Ende des Interviews kannst du nach den nächsten Schritten im Auswahlprozess fragen. Das zeigt dein Interesse an der Position und gibt dir gleichzeitig die Möglichkeit, mehr über die Unternehmenskultur und die Erwartungen zu erfahren.