Fachspezialist:in Bewilligungen (m/w/d) 70%

In der Abteilung Campus Services unterstützen wir Lehre, Forschung und Verwaltung in den Bereichen Logistik, Mobilität und Veranstaltungen.

Für die Sektion Events und Partner Organisations suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine initiative und selbständig arbeitende Persönlichkeit als Fachspezialist:in Bewilligungen in der Gruppe Eventsupport. Die Stelle ist vorerst auf 1 Jahr befristet.

Was dich in dieser Rolle erwartet:

• In dieser Funktion sorgst du dafür, dass Veranstaltungen und Aktivitäten auf allen ETH-Flächen und an allen Standorten korrekt, sorgfältig und lösungsorientiert bewilligt werden.
• Du begleitest Anfragen von Anfang bis Ende und bist für Veranstalter:innen eine kompetente, verlässliche Ansprechperson.
• Dabei stellst du sicher, dass Vorgaben eingehalten werden - und suchst gleichzeitig nach praktikablen Lösungen im Spannungsfeld von Interessen, Machbarkeit und Verantwortung.
• Beratung interner und externer Kund:innen zu Veranstaltungen und Aktivitäten unter Berücksichtigung der geltenden Vorgaben und Richtlinien der ETH Zürich.
• Selbstständige Prüfung und Beurteilung von Bewilligungsanfragen hinsichtlich Machbarkeit, Durchführbarkeit sowie möglicher Auswirkungen mit besonderem Fokus auf Sicherheit, Qualität und Reputation der ETH.
• Vorbereitung von Bewilligungsentscheidungen, klare Kommunikation der Entscheidungen sowie Überprüfung der Einhaltung der erteilten Auflagen; zudem Bearbeitung von Rekursverfahren.
• Unterstützung weiterer Fachbereiche innerhalb der Gruppe sowie gruppenübergreifend bei Bedarf.

Profil:

• Du arbeitest gerne strukturiert, übernimmst Verantwortung und fühlst dich in einem dienstleistungsorientierten Umfeld wohl.
• Abgeschlossene kaufmännische Grundausbildung (mind. 3-jährige Lehre) sowie mehrere Jahre Berufserfahrung im administrativen Bereich.
• Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise mit ausgeprägter Planungs- und Organisationsfähigkeit.
• Schnelle Auffassungsgabe und die Fähigkeit, sich rasch in neue Themengebiete einzuarbeiten.
• Sehr gutes räumliches Vorstellungsvermögen sowie eine vernetzte und analytische Denkweise.
• Idealerweise Erfahrung im Projektmanagement.
• Hohe IT-Affinität, sehr gute MS-Office-Kenntnisse und idealerweise Erfahrung mit CRM-Systemen.
• Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung, Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Anspruchsgruppen.
• Resilienz, Durchsetzungsvermögen und ausgeprägte Teamorientierung.

Wir bieten:

• Dein Beruf mit Wirkung: Werde Teil der ETH Zürich, die nicht nur deine berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.
• Arbeiten beim Vizepräsidium für Infrastruktur und Nachhaltigkeit (VPIN) bedeutet, die Zukunft der ETH Zürich aktiv mitzugestalten - eine inspirierende, internationale und innovative Institution.
• Ein dynamisches, internationales Umfeld.
• Gestaltungsspielraum und praxisnahe, kreative Lösungen sind sehr willkommen.
• Flexible, gemeinsam gestaltbare Arbeitsmodelle.
• Lifelong Learning.
• Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung, attraktive Vorsorgeleistungen etc.

Chancengleichheit und Vielfalt:

Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert - wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.