Office Manager:in am Institut für Maschinelles Lernen (m/w/d) 80%-100%

Das Boeva Lab und die Statistical Machine Learning Group sind Teil des Instituts für Maschinelles Lernen und gehören zum Departement Informatik an der ETH Zürich. Sie bieten ein internationales, lebendiges und anspruchsvolles Arbeitsumfeld.

In dieser abwechslungsreichen Position unterstützen Sie proaktiv die beiden Professorinnen und ihre Teams in administrativen und organisatorischen Aufgaben und übernehmen dabei eine koordinierende Rolle mit einem vielseitigen Tätigkeitsbereich. Es erwartet Sie eine spannende Aufgabe mit viel Eigenverantwortung. Dabei sind Sie auch im Admin-Team des Institutes eingebunden. Der Stellenantritt ist per sofort oder nach Vereinbarung.

• Personalmanagement: Sie begleiten Ein- und Austritte, beraten die Forschungsgruppen und Professorinnen in vielfältigen administrativen Fragen und verwalten Personaländerungen. Zudem betreuen Sie akademische Gäste.
• Finanzmanagement: Sie verantworten die Verwaltung von Mitteln und Budgets, koordinieren Rechnungen und Spesenabrechnungen und betreuen Projekte einschließlich des Reportings.
• Events: Planung und Durchführung von Veranstaltungen.
• Teamarbeit im Institut: Aktive Mitarbeit im Admin-Team zur gemeinsamen Planung und Umsetzung von Veranstaltungen und für eine effektive Kommunikation innerhalb des Instituts.

Profil: Sie haben eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und verfügen idealerweise bereits über Erfahrung im universitären Umfeld. Sie arbeiten sorgfältig, haben ein Auge für Details und behalten auch in komplexen Situationen den Überblick. Eine schnelle Auffassungsgabe und Flexibilität unterstützen Sie dabei, die täglichen Aufgaben effizient zu meistern. Teamarbeit bereitet Ihnen Freude. Mit Ihrer ausgeprägten Sozialkompetenz und Ihren kommunikativen Fähigkeiten tragen Sie zu einer positiven und kollegialen Atmosphäre bei. Sie erkennen Problemstellungen und Herausforderungen und tragen dazu bei, diese zu adressieren. Sie sind engagiert, selbstständig, verantwortungsbewusst und arbeiten proaktiv. Sie beherrschen Deutsch stilsicher und verfügen über sehr gute Englischkenntnisse – die Kommunikation im Institut erfolgt überwiegend auf Englisch.

Wir bieten: Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt. Sie sind sowohl in Ihren Arbeitsgruppen (Professorinnen, Postdoktorierende, Doktorierende) als auch im Admin-Team innerhalb des Institutes und des Departements integriert. Dort wird ein regelmäßiger Austausch untereinander gepflegt und es herrscht eine unterstützende und offene Atmosphäre. Nach Absprache mit Ihren Vorgesetzten können Sie die Arbeitszeit zwischen Büro und Home Office aufteilen. Familiäre Situationen und besondere Rahmenbedingungen werden berücksichtigt. Die ETH Zürich bietet vielfältige Kurse und Weiterbildungsmöglichkeiten. Vergünstigungen wie z.B. ÖV-Abonnemente, Car Sharing, breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung usw. Attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk PUBLICA.

Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig. Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden. Auf unserer Webseite zur Chancengleichheit und Vielfalt erfahren Sie, wie wir ein faires und offenes Umfeld sicherstellen, in dem sich alle entwickeln und entfalten können. Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent an einer klimaneutralen Zukunft.