Personal Assistant with support of NCCR HR & Equal Opportunity activities 80%-100%

Die Schweizer Bundesregierung hat sechs neue Nationale Kompetenzzentren in der Forschung (NCCRs) genehmigt. Diese Programme werden langfristige Stärke in wichtigen strategischen Forschungsbereichen in der Schweiz bieten. Die ETH Zürich leitet drei der sechs genehmigten NCCRs, nämlich den NCCR "Genesis", und sieht dies als eine große Chance für Bildung, Spitzenforschung und Wissenstransfer in die Industrie und Gesellschaft. "Genesis" untersucht den Ursprung des Lebens als einen schrittweisen Übergang von unbelebter Materie zu lebenden Organismen. Das Zentrum wird in enger Zusammenarbeit mit der Universität Lausanne (UNIL) geleitet. Das Projekt vereint mehr als 100 Wissenschaftler aus allen Teilen des Landes und überbrückt die Lücke zwischen Biologie, Chemie, Astrophysik sowie Erd- und Planetarwissenschaften.

Um das kleine Projektteam zu stärken, richten wir die neue Funktion ein: Persönlicher Assistent des NCCR-Direktors (Professor Queloz) mit einer zusätzlichen Rolle zur Unterstützung der NCCR HR- und Gleichstellungsaktivitäten. In dieser doppelt gefalteten Position spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung der Aktivitäten von Professor Didier Queloz und sind gleichzeitig in die NCCR HR- und Gleichstellungsaktivitäten eingebunden und fungieren als Sekretär des entsprechenden Ausschusses.

Aufgaben und Tätigkeiten:

• Umfassende Planung, Koordination und Priorisierung des Kalenders Ihres Vorgesetzten, einschließlich Reisevorbereitungen.
• Unterstützung eines Senior-Mitglieds der Gruppe oder eines Assistenzprofessors in administrativen Angelegenheiten im Zusammenhang mit Professor Queloz.
• Enge Kommunikation mit anderen Schlüsselpersonen, die den Betrieb von NCCR Genesis an der ETH Zürich leiten.
• Protokollführung bei Besprechungen und Überwachung der Umsetzung von Entscheidungen und Aufgaben.
• Koordination der internen Kommunikation, Ankündigungen/neue und regelmäßige Website-Updates in der Gruppe von Prof. Queloz, einschließlich allgemeiner Aufgaben für die Institute.
• Verantwortung für alle HR-bezogenen Prozesse der Forschungsgruppe, einschließlich der reibungslosen Einarbeitung neuer Mitglieder.
• Als erster Ansprechpartner für die Forschungsgruppe von Queloz koordinieren Sie interne und externe Stakeholder sowie Besucherprogramme.
• Bearbeitung administrativer Aufgaben wie Postbearbeitung, Dokumentenmanagement und Prozessunterstützung.
• Effiziente und sorgfältige Bearbeitung von Ad-hoc-Aufgaben, die aus dem täglichen Betrieb entstehen.
• Koordination der Organisation der jährlichen Wissenschaftskonferenz der Gruppe, Willkommens- und Netzwerkveranstaltungen, Mittagsseminare usw.

Duties and tasks NCCR HR & Gleichstellung (20-40%):

• Sie fungieren als Ansprechpartner für Fragen zu HR-Richtlinien und Gleichstellung innerhalb des NCCR und als Sekretariat des Gleichstellungsausschusses.
• Überwachung der Personalbestellungen, die durch den NCCR finanziert werden.
• Sicherstellung der Einhaltung der SNSF-Regeln zur Beschäftigungsberechtigung, Gehaltsskalen, Geschlechtergleichheit und Maßnahmen zur Chancengleichheit.
• Koordination der Unterstützung von Karriereentwicklungsmaßnahmen für Nachwuchswissenschaftler (Doktoranden, Postdocs), einschließlich Mentoring und Schulung.

Profil:

• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Führungsebene in einem akademischen Umfeld oder in der Dienstleistungsbranche.
• Starke organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, proaktive und zukunftsorientierte Arbeitsweise.
• Professionelles, selbstbewusstes Auftreten und starke Serviceorientierung - kombiniert mit diplomatischem Geschick und politischem Gespür in sensiblen Situationen.
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten mit fließenden Kenntnissen in Deutsch, Französisch und Englisch.
• Sicherheit im Umgang mit verschiedenen, anspruchsvollen Zielgruppen und Kommunikationsformaten.
• Solide Erfahrung im gleichzeitigen Management mehrerer Aufgaben unter Zeitdruck, korrektes Setzen von Prioritäten und eigenständige Entwicklung von Lösungen.
• Hohe Flexibilität, Zuverlässigkeit, Genauigkeit und absolute Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Teamplayer mit einem guten Sinn für Humor.

Wir bieten:

• Ihr Job mit Einfluss: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.
• Sie können zahlreiche Vorteile erwarten, wie öffentliche Verkehrstickets und Carsharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung und attraktive Pensionsleistungen.
• Wir bieten flexible Arbeitsbedingungen in einem inspirierenden, internationalen Forschungsumfeld.