Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze die Leitung in organisatorischen und administrativen Belangen für Innovation und Unternehmertum.
- Unternehmen: ETH Zürich – eine der besten Hochschulen weltweit mit Fokus auf Forschung und Innovation.
- Vorteile: Attraktive Arbeitsbedingungen, persönliche Entwicklungsmöglichkeiten und ein internationales Arbeitsumfeld.
- Weitere Informationen: Dynamisches Team mit Fokus auf Diversität und Nachhaltigkeit.
- Warum dieser Job: Gestalte aktiv Veränderungen in der Gesellschaft und arbeite an spannenden Projekten.
- Qualifikationen: Kaufmännische Ausbildung, Organisationstalent und sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 56700 - 69300 € pro Jahr.
Office Manager:in für die Leitung des Bereichs Partnerschaften für Innovation und Unternehmertum (m/w/d)
Die ETH Zürich steht für exzellente Forschung, wegweisende Innovation und den erfolgreichen Transfer von Wissen in Wirtschaft und Gesellschaft. Im Vizepräsidium für Wissenstransfer und wirtschaftliche Beziehungen (VPWW) arbeiten wir an der Schnittstelle zwischen Wissenschaft, Innovation, Entrepreneurship und externen Partner:innen.
Für die Unterstützung der Leitung des suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine engagierte und erfahrene Persönlichkeit als Office Manager:in.
Stellenbeschreibung
- In dieser vielseitigen Funktion unterstützen Sie die Leitung als zentrale Ansprechperson in organisatorischen und administrativen Belangen.
- Geschäftsführungs- & Tagesunterstützung: Proaktive organisatorische und administrative Entlastung der Leitung im Tagesgeschäft.
- Kalender- & Terminmanagement: Selbstständige Führung des Kalenders, Priorisierung von Anfragen sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings mit internen und externen Stakeholder:innen (Agenden, Unterlagen, Pendenzen-Tracking).
- Finanz- & Administration: Unterstützung im Spesen- und Zahlungsverkehr, Konstezusammenstellungen, Verwaltung von Verträgen und Pflege der digitalen Ablagestrukturen.
- Kommunikation & Schnittstelle: Bearbeitung der Korrespondenz (DE/EN) und professionelle Drehscheibe zu internen Einheiten, Professuren und externen Partner:innen.
- Reisen: Planung von Geschäftsreisen und Betreuung internationaler Delegationsgäste.
- Eventorganisation: Mitwirkung bei der Organisation von Veranstaltungen und Workshops sowie bei Präsentationen und Kommunikationsunterlagen.
- Kommunikation & Web: Redaktionelle Betreuung des Webauftritts sowie Erstellung von Präsentationen und Kommunikationsunterlagen.
- Prozessoptimierung: Weiterentwicklung von Vorlagen, Checklisten und administrativen Standards zur Qualitätssicherung.
Ein Teil der Aufgaben wird in enger Zusammenarbeit mit der administrativen Mitarbeitenden des Vizepräsidiums für Wissenstransfer und wirtschaftliche Beziehungen wahrgenommen. Durch die gegenseitige Unterstützung und Stellvertretung ist eine kontinuierliche und effiziente Organisation gewährleistet.
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
- Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen administrativen Funktion.
- Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsgeschick sowie eine vorausschauende, exakte und strukturierte Arbeitsweise.
- Hohe Selbstständigkeit, Eigeninitiative und Zuverlässigkeit.
- Professionelles und dienstleistungsorientiertes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartner:innen.
- Freude an einem internationalen, dynamischen und vielseitigen Arbeitsumfeld.
- Sehr gute Anwenderkenntnisse der gängigen MS-Office-Anwendungen und Affinität zu digitalen Tools.
- Diskreter und vertrauensvoller Umgang mit sensiblen Informationen.
- Erfahrung im Hochschul-, Innovations-, Entrepreneurship- oder internationalen Umfeld ist von Vorteil.
- Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch auf Niveau C2, weitere Sprachen sind ein Plus.
Wir bieten
- Ihr Beruf mit Wirkung: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.
- Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit an der Schnittstelle von Wissenschaft, Innovation, Entrepreneurship und Wirtschaft. Sie arbeiten eng mit einer Führungskraft des Vizepräsidiums zusammen und erhalten Einblick in anspruchsvolle Aufgaben in einem internationalen, engagierten und respektvollen Arbeitsumfeld.
- Attraktive Arbeitsbedingungen und zahlreiche Möglichkeiten zur persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, breites Sportangebot, Kinderbetreuung etc.
- Attraktive Vorsorgeleistungen über das Vorsorgewerk.
- Diversität und Nachhaltigkeit sind uns wichtig.
- Im Einklang mit unseren Werten unterstützt die ETH Zürich eine inklusive Kultur. Wir fördern Chancengleichheit, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und die Würde aller Mitarbeitenden und Studierenden respektiert werden.
- Nachhaltigkeit ist für uns ein zentraler Wert – wir arbeiten konsequent daran.
Wir freuen uns auf Ihre englische Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen: Lebenslauf, Motivationsschreiben, Arbeitszeugnisse.
Für Auskünfte zur Stelle steht Ihnen gerne Stroede zur Verfügung. Weitere Informationen über die ETH Zürich und das Vizepräsidium für Wissenstransfer und wirtschaftliche Beziehungen finden Sie auf der Website der ETH Zürich.
Bitte bewerben Sie sich ausschliesslich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E-Mail sowie auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.
Gerne weisen wir darauf hin, dass die Vorselektion durch die verantwortlichen Rekrutierenden und nicht durch künstliche Intelligenz durchgeführt wird.
Über die ETH Zürich: Die ETH Zürich ist eine der besten technisch-naturwissenschaftlichen Hochschulen der Welt. Wir sind bekannt für unsere exzellente Lehre, wegweisende Grundlagenforschung und den direkten Transfer von neuen Erkenntnissen in die Gesellschaft. Über 30'000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden bei uns ein Umfeld, das eigenständiges Denken fördert, und ein Klima, das zu Spitzenleistungen inspiriert. Im Herzen Europas und weltweit vernetzt entwickeln wir gemeinsam Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen.
Fm - Office Manager/In (Dreisprachig) - 100% - M/W/D in Schlieren Arbeitgeber: ETH Zürich
ETH Zürich ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, aktiv an der Gestaltung der Zukunft des Forschungsdatenmanagements mitzuwirken. Mit einem interdisziplinären Arbeitsumfeld, attraktiven Beschäftigungsbedingungen und zahlreichen Vorteilen wie Kinderbetreuung und öffentlichen Verkehrsmitteln fördert ETH Zürich nicht nur Ihre berufliche Entwicklung, sondern auch eine inklusive und nachhaltige Unternehmenskultur. Hier haben Sie die Chance, in einer sichtbaren Position mit hoher Verantwortung zu arbeiten und einen bleibenden Einfluss auf die Forschung zu nehmen.
StudySmarter Expertenrat🤫
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✨Nutze deine Uni-Kontakte!
Die Unternehmensberatung ist ein Bereich, wo Networking echt alles entscheidend sein kann. Sprich mit deinen Professoren oder Alumni, die in der Branche arbeiten. Oft haben sie Kontakte zu Firmen wie ETH Zürich, die gerade nach neuen Talenten suchen.
✨Mach bei Branchenevents mit!
Schau dir Events, Workshops oder Konferenzen in der Unternehmensberatung an. Dort kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und gleichzeitig mehr über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche erfahren. Das könnte der Schlüssel sein, um bei ETH Zürich im Gespräch zu bleiben!
✨Praktische Erfahrungen sammeln!
Such dir Praktika oder Nebenjobs, die dir Einblicke in die Unternehmensberatung geben. Das zeigt nicht nur dein Engagement, sondern hilft dir auch, praktische Fähigkeiten zu entwickeln, die bei der Bewerbung um eine Vollzeitstelle bei ETH Zürich echt punkten können.
✨Bewerbungen direkt über unsere Website!
Vergiss nicht, dich direkt auf der Homepage von ETH Zürich zu bewerben. Oft sind die besten Stellen nicht auf Jobportalen zu finden. Wenn du ein gutes Gefühl bei einer Stelle hast, zögere nicht und bewirb dich schnell!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Fm - Office Manager/In (Dreisprachig) - 100% - M/W/D in Schlieren mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig uns deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung zählen analytisches Denken und Problemlösungsfähigkeiten. Nutze dein Anschreiben, um konkrete Beispiele zu nennen, wo du diese Fähigkeiten in der Praxis eingesetzt hast. Dadurch stellst du sicher, dass wir direkt sehen, dass du das richtige Mindset mitbringst.
Dein Lebenslauf als Geschichten-Erzähler:Gestalte deinen Lebenslauf nicht nur als eine Liste von Stationen, sondern als eine Geschichte, die deine Entwicklung in der Unternehmensberatung nachvollziehbar macht. Hebe relevante Praktika und Projekte hervor, die deine Beratungs- und Kommunikationstalente widerspiegeln.
Zertifikate und Weiterbildungen zählen!:Falls du spezielle Zertifikate oder Weiterbildungen im Bereich Consulting hast, vergiss nicht, diese in deinem Lebenslauf zu erwähnen. Sie unterstreichen deine Qualifikation und zeigen, dass du dich aktiv in deinem Bereich weiterentwickelst.
Motivation und Leidenschaft zeigen:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du dich für die Unternehmensberatung interessierst und was dich an ETH Zürich reizt. Zeig uns deine Motivation für die Rolle und was du lernen möchtest – das spricht für deine Bereitschaft, dich voll einzubringen!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ETH Zürich vorbereitet
✨Verstehe die Case Study
In der Unternehmensberatung dreht sich viel um Case Studies. Bereite dich darauf vor, eine realistische Geschäftssituation zu analysieren und Lösungen zu präsentieren. Übe, solche Fälle zu lösen, da die Interviewer sehr auf deine Denkweise und Struktur abheben.
✨Analytische Fähigkeiten unter Beweis stellen
Sei bereit, deine analytischen Fähigkeiten zu demonstrieren. Das kann durch technische Fragen geschehen, die deine Fähigkeit zur Datenanalyse testen. Bring Beispiele aus deinem Studium oder bisherigen Projekten, die deine Fähigkeiten konkret zeigen.
✨Deine Soft Skills sind Gold wert
In der Unternehmensberatung sind zwischenmenschliche Fähigkeiten entscheidend. Bereite dich darauf vor, Fragen zu Teamarbeit, Kommunikation und Konfliktlösung zu beantworten. Überlege dir spezifische Beispiele, die deine Skills in diesen Bereichen belegen.
✨Dein Interesse an der Branche zeigen
Zeige echtes Interesse an der Unternehmensberatung und der spezifischen Nische, in der ETH Zürich tätig ist. Denk daran, dich über aktuelle Trends und Herausforderungen in der Branche zu informieren und darüber zu sprechen, wie du dabei helfen kannst, Lösungen zu finden.
