Teamleiter:in Master Zulassungen (m/w/d)

Die Abteilung Akademische Dienste schafft die administrativen Grundlagen für die Lehre an der ETH Zürich und führt die zentralen, schulweiten Prozesse des Lehrbetriebs. Im Bereich der Studienadministration ist die Zulassungsstelle die zentrale Anlaufstelle für alle, die sich für ein Studium auf Bachelor- oder Masterstufe oder eine didaktische Ausbildung interessieren oder bewerben.

Wir suchen für die Zulassungsstelle eine engagierte und erfahrene Teamleitung für die Studienstufe Master und didaktische Ausbildungen, die gleichzeitig zusammen mit der Teamleitung für den Bachelorbereich die Co-Leitung der Zulassungsstelle übernimmt.

Im Team der Zulassungsstelle arbeiten aktuell 17 Personen. Die 10 Mitarbeitenden im Masterteam sind für die Information der Studieninteressierten aus dem In- und Ausland und für die Bearbeitung der ca. 7500 mehrheitlich internationalen Bewerbungen zuständig. Folgende Aufgaben gehören dazu:

• Teamleitung

• Fachliche Führung des Masterteams in allen Aufgabenbereichen: Unterstützung bei der Bearbeitung von Bewerbungsdossiers und der eigenständigen Beurteilung und Entscheidung bei nicht standardisierten Vorgängen und Abläufen
• Personelle Führung des Masterteams: Koordination der verschiedenen Aufgaben und Verteilung der vorhandenen Ressourcen, sicherstellen der Kommunikation nach innen und aussen
• Mitgestaltung und kontinuierliche Optimierung der Zulassungsprozesse: Mitwirkung bei der Weiterentwicklung und Anpassung der Rechtsgrundlagen und bei der Digitalisierung der Bearbeitungsprozesse
• Enge Zusammenarbeit mit den Studiengängen, Departementen und anderen verantwortlichen Stellen der Studienadministration und des Rektorates

• Gemeinsame Verantwortung für die strategische und operative Führung der Zulassungsstelle in enger Zusammenarbeit mit der Co‑Leitung und der Leitung der Studienadministration
• Vertretung der Zulassungsstelle gegenüber internen und externen Partnern und in Projekten sowie in relevanten Gremien
• Sicherstellung der Kommunikation und Entscheidungsfindung innerhalb der Co‑Leitung

Sie haben mehrere Jahre Erfahrung in der Führung von selbstständig arbeitenden Teams mit grosser Fachexpertise. Idealerweise haben Sie Erfahrung in der Bearbeitung von Personendossiers in der öffentlichen Verwaltung oder im Bildungswesen. Sie zeichnen sich durch eine schnelle Auffassungsgabe, analytische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise aus. Sie verfügen über einen Hochschulabschluss und über vertiefte Kenntnisse der nationalen und internationalen Bildungslandschaft. Sie packen neue Herausforderungen vorausschauend, ressourcenorientiert und verantwortungsbewusst an. Sie kommunizieren offen, aktiv und präzise und zielgruppenspezifisch nach innen und aussen. Sehr gute Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich) sind unerlässlich. Weitere Sprachkenntnisse, insbesondere Französisch, sind von Vorteil. Sie sind eine erfahrene, belastbare und positive Persönlichkeit, die lösungsorientiert arbeitet und die Zusammenarbeit im Team sehr schätzt und fördert.

Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit an einer der renommiertesten Hochschulen der Welt. Ein engagiertes und motiviertes Team. Moderne Arbeitsbedingungen und attraktive Zusatzleistungen wie z.B. ÖV-Abonnemente und Car Sharing, ein breites Sportangebot des ASVZ, Kinderbetreuung sowie attraktive Vorsorgeleistungen. Vielfältige interne Weiterbildungsmöglichkeiten mittels Kursen oder dem Lifelong Learning Hub. Ein flexibles Jahresarbeitszeitmodell.

Neugierig? Sind wir auch. Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen: Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zertifikate.

Für Auskünfte steht Ihnen Stefanie Knill, Leiterin Studienadministration, gerne zur Verfügung. Bitte bewerben Sie sich bis zum 26. Januar 2026 ausschließlich über das Online-Bewerbungsportal. Bewerbungen per E‑Mail oder auf dem Postweg werden nicht berücksichtigt.