Finance & Controlling and Office Support in Zürich

Bitte bewerben Sie sich bis zum 31. Oktober 2026.

Projekt Hintergrund: ETH Space Mission ist darauf ausgelegt, die Raumfahrtaktivitäten zu fördern, um die ETH Zürich als führende Universität in der Raumforschung und Erdbeobachtung, Bildung und Unternehmertum innerhalb Europas und darüber hinaus zu etablieren. ETH Space umfasst insgesamt fünf Einheiten: Bildung, Forschung, Unternehmertum, das ETH Swiss GeoLab und die Raumfahrtmission LIFE. ETH Space wird von Prof. als Direktor und Prof. Kornfeld als geschäftsführendem Direktor geleitet. Das Team besteht insgesamt aus etwa 35 Mitarbeitern. Das Büro befindet sich im Stadtzentrum von Zürich, in einem der zentralen ETH-Gebäude. Die Team- und Finanzstruktur von ETH Space hat in den letzten Jahren erheblich zugenommen, und da ETH Space sich in Richtung eines ETH-Zentrums entwickelt, suchen wir eine Person für Finance & Controlling und Office Support. Diese Position wird als befristete Anstellung für einen anfänglichen Zeitraum von zwei Jahren mit der Möglichkeit einer Verlängerung angeboten. Der gewünschte Starttermin ist so bald wie möglich.

In dieser vielseitigen Rolle übernehmen Sie die Verantwortung für Finance & Internal Controlling sowie die Unterstützung des Office Managements von ETH Space und spielen eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung des effizienten und reibungslosen Betriebs der organisatorischen Einheit. Sie stellen die ordnungsgemäße Ausführung finanzieller und administrativer Prozesse sicher, unterstützen das Führungsteam bei organisatorischen und operativen Angelegenheiten und fungieren als zentrale Kontaktstelle zwischen internen und externen Stakeholdern - für Finanz- und Controlling-Angelegenheiten. Sie unterstützen transparente Arbeitsabläufe, zuverlässige Verwaltung und professionelle Unterstützung für die ETH Space-Einheit.

Ihre Verantwortungsbereiche umfassen insbesondere:

• Finance & Controlling: Budgetberechnungen (Jahresbudget und halbjährliche rollierende Prognosen)
• Projektfinanzen: von der Budgetierung und Ausgaben bis zu Finanzberichten
• Beschaffung von Waren und Dienstleistungen unter Berücksichtigung komplexer Bestellstrukturen, einschließlich Angebotsvergleiche, Exportkontrollkonformität, Beschaffungsrichtlinien, Ausschreibungen und Vertragsvergaben
• Buchhaltung & interne Kontrolle von ETH Space
• Rechnungsprüfung und Zahlung
• Bearbeitung von Mitarbeiteraufwandsabrechnungen
• Abstimmung von Kreditkartenabrechnungen
• Leistungsbasierte Projektabrechnung (über SAP)
• Bearbeitung aller internen finanzbezogenen Anfragen von ETH Zürich

Office Management Unterstützung:

• Administrative Unterstützung für das Management von ETH Space
• Vorbereitung von Dokumenten und Berichten
• Verfolgung von Aufgaben und Projekten
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Informationen
• Unterstützung des Büromanagements bei der Verwaltung des täglichen Büroablaufs
• Unterstützung bei der Rekrutierung (Stellenanzeigen, Bewerbungskoordination)
• Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Diese Position bietet eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Rolle mit einem breiten Spektrum an Aufgaben an der Schnittstelle von Finanzen/Controlling und Büromanagement für ETH Space. Sie spielen eine Schlüsselrolle bei der Gewährleistung einer professionellen Verwaltung, transparenter Finanzprozesse und reibungsloser organisatorischer Abläufe innerhalb unserer Organisation. Dabei arbeiten Sie eng mit dem Management, den Mitarbeitern sowie internen und externen Kontakten zusammen und tragen erheblich zum Erfolg von ETH Space bei.

Profil:

• Ausbildung: Sie haben eine kaufmännische oder administrative Berufsausbildung abgeschlossen; eine Weiterbildung in Buchhaltung oder Controlling sowie Projekt- oder Büromanagement ist von Vorteil.
• Erfahrung: Sie verfügen über mindestens 5 Jahre relevante Berufserfahrung. Erfahrung in einem akademischen oder Forschungsumfeld ist von Vorteil (einschließlich vorheriger Tätigkeiten an der ETH Zürich).
• Technische Fähigkeiten: Erfahrung mit SAP und Kenntnisse in diesen Systemen. Fortgeschrittene Benutzerkenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint) und Planungstools. Sehr gute schriftliche und mündliche Englischkenntnisse (Französisch von Vorteil).

Kompetenzen & Persönlichkeit:

• Strukturiert, analytisch, Zahlenflair und Detailgenauigkeit
• Selbstständige Arbeitsweise und starke organisatorische Fähigkeiten
• Proaktive und zuverlässige Persönlichkeit
• Lösungsorientierte und serviceorientierte Arbeitsweise
• Freude an der Arbeit mit komplexen Projektstrukturen
• Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, Brücken zwischen Teams zu bauen

Zusätzlich suchen wir jemanden, der die Motivation und den Antrieb hat, Arbeitsprozesse innerhalb des Führungsteams von ETH Space zu definieren und umzusetzen.

Wir bieten:

• Die großartige und seltene Gelegenheit, die Abläufe und Finanzen eines bald strategischen Zentrums der ETH Zürich: ETH Space mitzugestalten.
• Ein dynamisches, interdisziplinäres und unternehmerisches Umfeld an einer der weltweit führenden technischen Universitäten.
• Ein Arbeitsplatz im Stadtzentrum von Zürich.

Wir schätzen Vielfalt und Nachhaltigkeit. Im Einklang mit ETH Zürich fördern wir eine inklusive Kultur. Wir setzen uns für Chancengleichheit ein, schätzen Vielfalt und pflegen ein Arbeits- und Lernumfeld, in dem die Rechte und Würde aller Mitarbeiter und Studierenden respektiert werden. Besuchen Sie unsere Website, um zu erfahren, wie wir ein faires und offenes Umfeld gewährleisten, das es jedem ermöglicht, zu wachsen und zu gedeihen. Nachhaltigkeit ist ein Kernwert für uns – wir arbeiten konsequent daran.

Neugierig? Wir auch. Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Unterlagen:

• Ihr Lebenslauf
• Diplome und Arbeitszeugnisse
• Eine kurze Motivationsschrift, in der Sie Ihr Interesse an ETH Space und dieser Position darlegen
• Ein Video (max. 2 Minuten) über Sie und Ihre Motivation für diese Position.

Bezüglich des Videos: Wir möchten Sie gerne kennenlernen! Daher bitten wir Sie, ein kurzes Video bereitzustellen. Wir erwarten keine professionelle Produktion; es reicht, wenn Sie Ihr Smartphone verwenden und einfach Sie selbst sind. Bitte laden Sie das Video auf eine Plattform Ihrer Wahl (Dropbox, YouTube, Vimeo, Google Drive usw.) hoch und fügen Sie den Link in Ihr Motivationsschreiben ein. Bitte beachten Sie, dass wir ausschließlich Bewerbungen akzeptieren, die über das Online-Bewerbungsportal der ETH Zürich eingereicht werden. Bewerbungen per E-Mail oder Post werden nicht berücksichtigt.

Weitere Informationen über ETH Space finden Sie auf unserer Website. Fragen zur Position richten Sie bitte an Dr. Nanja Strecker (keine Bewerbungen). Wir möchten darauf hinweisen, dass die Vorauswahl von den zuständigen Recruitern und nicht von künstlicher Intelligenz durchgeführt wird. Für Rekrutierungsdienste bewerben Sie sich bitte direkt.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Über die ETH Zürich: Die ETH Zürich ist eine der weltweit führenden Universitäten, die sich auf Wissenschaft und Technologie spezialisiert hat. Wir sind bekannt für unsere hervorragende Ausbildung, bahnbrechende Grundlagenforschung und den direkten Transfer neuen Wissens in die Gesellschaft. Über 30.000 Menschen aus mehr als 120 Ländern finden unsere Universität als einen Ort, der unabhängiges Denken fördert und ein Umfeld schafft, das Exzellenz inspiriert. Im Herzen Europas gelegen, aber mit Verbindungen in die ganze Welt, arbeiten wir gemeinsam daran, Lösungen für die globalen Herausforderungen von heute und morgen zu entwickeln.