Auf einen Blick
- Aufgaben: Verwalte die Büroabläufe und unterstütze ein internationales Forschungsteam.
- Unternehmen: ETH Zürich, eine der weltweit führenden Universitäten für Wissenschaft und Technologie.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, Weiterbildungsmöglichkeiten und zahlreiche Sozialleistungen.
- Weitere Informationen: Vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten und ein engagiertes, internationales Team.
- Warum dieser Job: Gestalte die Zukunft der globalen Sicherheit mit und arbeite in einem dynamischen Umfeld.
- Qualifikationen: Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Bachelorabschluss sowie Erfahrung in der Büro- oder Projektverwaltung.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 54000 - 66000 € pro Jahr.
Die neu gegründete Professur für Globale Sicherheit, geleitet von Prof. Annette Idler, ist Teil des Departements für Geistes-, Sozial- und Politikwissenschaften (D-GESS) an der ETH Zürich. Die Professur untersucht globale Sicherheit, insbesondere im Zusammenhang mit bewaffneten Konflikten, der globalen illegalen Wirtschaft, Übergängen von Krieg zu Frieden und den Verbindungen zwischen lokalen Konfliktdynamiken und globalen Verschiebungen in Ordnung und Macht.
Um die Abläufe der Professur während dieser Aufbauphase einzurichten und zu leiten, suchen wir einen Office Manager (Administrative Officer) in einem Beschäftigungsumfang von 80–100%. Die Position ist zunächst auf zwei Jahre befristet, im Einklang mit der geplanten Entwicklung der Professur bis 2029. Ab 2029 wird Prof. Idler zusätzlich die Leitung des Center for Security Studies (CSS) an der ETH Zürich übernehmen. Es besteht die Aussicht auf eine Verlängerung und darauf, dass sich die Rolle zu einer unbefristeten Position entwickelt.
Die Stellenbeschreibung umfasst:
- Finanzen, Beschaffung & Fördermittelmanagement: Unabhängige Budgetüberwachung, Finanzprognosen, Jahresabschlüsse und tägliche Transaktionen (Ausgaben, Rechnungen, Beschaffung), sowie die Vorbereitung von Drittmittelanträgen (z.B. SNSF, EU) und die Einrichtung und Überwachung von Verträgen und Vereinbarungen mit internationalen Partnern.
- Projekt-, Logistik- & Feldarbeitsoperationen: Operative Nachverfolgung von Forschungsleistungen, logistische Unterstützung für Feldarbeiten und Koordination von Reisen, Meetings und hybriden Veranstaltungen.
- Strategie, Führung & Governance: Beratung der Professur in operativen und organisatorischen Angelegenheiten, Entwicklung von Teamstrukturen und Arbeitsabläufen in Richtung der CSS-Leitungstransition 2029.
- HR-Operationen & Datenmanagement: Unterstützung der Rekrutierungsprozesse und Einarbeitung der Gruppe, in Abstimmung mit D-GESS HR, sowie Organisation der Datenspeicherung und -verwaltung gemäß den ETH-Richtlinien.
- Kommunikation, Web & Soziale Medien: Entwicklung und Pflege der Webpräsenz der Professur und der sozialen Medien, Bearbeitung von Medienanfragen in Abstimmung mit D-GESS/ETH-Kommunikation.
- Exekutive Unterstützung & Stakeholder-Beziehungen: Hauptansprechpartner für globale Stakeholder, komplexe Kalenderverwaltung über Zeitzonen hinweg, Erstellung von Agenden, Protokollen und Berichten in Deutsch und Englisch.
Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Berufsausbildung mit weiterer Qualifikation in Verwaltung oder Finanzen, oder ein Bachelor-Abschluss, oder gleichwertige Erfahrung.
- Mehrjährige Berufserfahrung in Projekt-, Büro- oder Finanzadministration, idealerweise in einem universitären oder Forschungsumfeld.
- Sicherheit im Umgang mit vielfältigen administrativen und fördermittelbezogenen Aufgaben, Budgets und Finanzdaten.
- Erfahrung in der Organisation von Reisen, Veranstaltungen und Meetings, auch international.
- Erfahrung mit ERP-/Finanzsystemen (z.B. SAP) und Bereitschaft, die ETH-Systeme zu erlernen.
- Erfahrung im Umgang mit vertraulichen Informationen ist von Vorteil.
- Flexibilität, Eigeninitiative und Belastbarkeit.
- Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Englisch sind unerlässlich, gute Deutschkenntnisse sind von Vorteil.
Wir bieten:
- Eine Karriere mit Einfluss: Werden Sie Teil der ETH Zürich, die nicht nur Ihre berufliche Entwicklung unterstützt, sondern auch aktiv zu positiven Veränderungen in der Gesellschaft beiträgt.
- Diese Position bietet eine spannende Mischung aus administrativen und organisatorischen Aufgaben in einem dynamischen Umfeld.
- Interne Einführungskurse für administrative Funktionen und die Möglichkeit, mit einer Vielzahl von Kollegen und Stakeholdern zu vernetzen.
- Wir setzen uns aktiv für eine nachhaltige und klimaneutrale Universität ein.
- Sie können zahlreiche Vorteile erwarten, wie z.B. öffentliche Verkehrstickets und Carsharing, ein breites Sportangebot und attraktive Altersvorsorgeleistungen.
Wir freuen uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den folgenden Dokumenten:
- Anschreiben
- Lebenslauf
- Diplome
- Kontaktdaten von zwei Referenzen
Bitte beachten Sie, dass wir ausschließlich Bewerbungen akzeptieren, die über unser Online-Bewerbungsportal eingereicht werden. Bewerbungen per E-Mail oder Post werden nicht berücksichtigt.
Office Manager at the Chair of Global Security in Zürich Arbeitgeber: ETH Zürich
ETH Zürich ist ein hervorragender Arbeitgeber, der Ihnen die Möglichkeit bietet, aktiv an der Gestaltung der Zukunft des Forschungsdatenmanagements mitzuwirken. Mit einem interdisziplinären Arbeitsumfeld, attraktiven Beschäftigungsbedingungen und zahlreichen Vorteilen wie Kinderbetreuung und öffentlichen Verkehrsmitteln fördert ETH Zürich nicht nur Ihre berufliche Entwicklung, sondern auch eine inklusive und nachhaltige Unternehmenskultur. Hier haben Sie die Chance, in einer sichtbaren Position mit hoher Verantwortung zu arbeiten und einen bleibenden Einfluss auf die Forschung zu nehmen.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Office Manager at the Chair of Global Security in Zürich erhalten könntest
✨Nutze die Hochschul-Karrieremessen
Das ist unsere Chance, direkt mit Recruitern von verschiedenen Unternehmensberatungen in Kontakt zu treten. Schau dir die Messen an, die an deiner Uni stattfinden und bring dein bestes Lächeln mit – oft haben sie für befristete Stellen spezielle Programme oder Praktika in Planung!
✨Vernetze dich in spezifischen Online-Communities
Schau dir Plattformen wie LinkedIn oder spezielle Foren für Unternehmensberatung an. Engagiere dich in Diskussionen, teile deine Gedanken zu aktuellen Trends und zeige, dass du ein aktives Mitglied der Beratungswelt bist. Oft erfährt man hier auch von befristeten Möglichkeiten, bevor sie offiziell ausgeschrieben werden.
✨Kleinere Beratungsgespräche simulieren
Mach dir ein paar Gedanken, wie man typische Cases aus der Unternehmensberatung angehen kann. Übe diese mit Freunden oder Kommilitonen! Das kann dir das Vertrauen geben, bei echten Bewerbungsgesprächen zu glänzen, auch wenn die Zeit begrenzt ist.
✨Bewerbe dich über unsere Website!
Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung schnell auf dem Tisch landet. Auf unserer Seite gibt es immer aktuelle Angebote und so verpasst du keine befristete Stelle, die perfekt zu dir passt. Also, lass uns gemeinsam die Beratungsszene rocken!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Office Manager at the Chair of Global Security in Zürich mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Zeig deine analytischen Fähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist es wichtig, dass du deine analytischen Fähigkeiten unter Beweis stellst. Nutze in deinem CV konkrete Beispiele, wie du Probleme strukturiert angegangen bist und welche Lösungen du entwickelt hast. Das zeigt, dass du das richtige Mindset für diese Branche hast.
Passe deinen Lebenslauf an!:Egal ob Praktikum oder befristete Anstellung, dein Lebenslauf sollte auf die spezifischen Anforderungen der Unternehmensberatung zugeschnitten sein. Hebe relevante Praktika, Projekte und Erfahrungen hervor, die deine Beratungsfähigkeiten und Teamarbeit zeigen.
Motivation in der Bewerbung!:Gerade bei einer befristeten Position ist es wichtig, dass du in deinem Anschreiben deutlich machst, warum du unbedingt bei ETH Zürich arbeiten möchtest. Zeig, dass du bereit bist, deine Fähigkeiten weiterzuentwickeln und einen Mehrwert für das Team zu schaffen.
Zeige deine Kommunikationsfähigkeiten!:In der Unternehmensberatung ist Kommunikation das A und O. Mach deutlich, wie du komplexe Informationen zusammenfassen und effektiv präsentieren kannst. Vielleicht hast du ein Projekt geleitet, bei dem du deine Fähigkeiten verbessern konntest – das sollte unbedingt in deine Bewerbung!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei ETH Zürich vorbereitet
✨Fokussiert auf Problemlösung
In der Unternehmensberatung dreht sich alles um das Lösen von Problemen. Bereite dich darauf vor, konkrete Beispiele aus deinem Studium oder vorherigen Praktika zu nennen, wo du analytische Fähigkeiten und kreative Lösungsansätze unter Beweis gestellt hast. Denk an echte Fälle, die du durchleuchten könntest, um deine Denkweise zu verdeutlichen!
✨Teamwork und Kommunikation
Beratungsprojekte laufen oft im Team ab. Bereite dich darauf vor, Fragen zu beantworten, die deine Erfahrungen in der Teamarbeit betreffen. Wie hast du Konflikte gelöst oder Ideen effektiv kommuniziert? Hier kannst du während des Interviews deinen persönlichen Stil und wie du zur Team-Dynamik beiträgt, hervorheben.
✨Flexibel und lernbereit
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, könnte dein zukünftiger Arbeitgeber auf der Suche nach jemandem sein, der sich schnell in neue Themen einarbeiten kann. Bereite dich darauf vor, zu zeigen, wie du in der Vergangenheit Lernkurven gemeistert hast oder schnell neue Fähigkeiten erworben hast. Das zeigt dein Engagement und Potenzial für Wachstum.
✨Praktische Cases und Rollenspiele
Erwarte, dass du in deinem Interview an praktischen Fallstudien oder Rollenspielen teilnehmen musst. Übe diese Formate im Voraus. Überlege dir, wie du strukturiert an Fragestellungen herangehen kannst und wie du deine Ergebnisse überzeugend präsentieren würdest. Das wird dir helfen, in der Beratung den richtigen Eindruck zu hinterlassen!
