Office Manager (f/m/d) in Cologne in Köln

Trusted Shops schafft digitales Vertrauen zwischen Menschen, Unternehmen und KI-Agenten. Jeden Tag verlassen sich Millionen von Verbrauchern auf unsere Lösungen, um sichere Online-Entscheidungen zu treffen, während Unternehmen unsere Produkte nutzen, um Vertrauen aufzubauen, Kundenbeziehungen zu stärken und nachhaltig zu wachsen. Mit rund 700 Kollegen in ganz Europa, mehr als 25.000 Online-Shops und über 40 Millionen Verbrauchern in unserer Community of Trust helfen wir, eine sicherere und transparentere digitale Welt zu gestalten.

Um unser Office & Facility Management-Team zu verstärken, suchen wir einen Office Manager (f/m/d) in Köln (vor Ort) | Unbefristeter Vertrag (Vollzeit).

Gemeinsam mit Ihren Kollegen verwalten Sie unseren Empfang, das Herz unseres Kölner Büros, und schaffen eine einladende Umgebung für Mitarbeiter, Besucher und externe Partner. Diese Rolle geht weit über einen traditionellen Empfang hinaus. Als unser Office Manager (f/m/d) koordinieren Sie die täglichen Büroabläufe, verbessern und digitalisieren Prozesse und helfen uns, einen modernen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem Menschen gerne zusammenkommen.

Was Sie tun werden:

• Büromanagement & Empfang: Sie sind der erste Ansprechpartner für Mitarbeiter, Besucher und externe Dienstleister und sorgen für ein professionelles und einladendes Erlebnis.
• Organisation & Koordination: Sie koordinieren eine Vielzahl von organisatorischen Themen in unserem Kölner Büro und arbeiten eng mit unserem Executive Assistance-Team und der Geschäftsführung zusammen.
• Besprechungen & Catering: Sie organisieren interne, externe und hybride Besprechungen, einschließlich Raumvorbereitung, Nachverfolgung und Catering-Koordination.
• Digitale Büroprozesse: Sie hinterfragen bestehende Prozesse und helfen uns, administrative Arbeitsabläufe zu digitalisieren und zu verbessern.
• Hardware & Versand: Sie koordinieren und verfolgen den Versand von IT-Hardware an unsere Mitarbeiter.
• Kommunikation & Postmanagement: Sie bearbeiten die interne und externe Kommunikation per Telefon und E-Mail sowie eingehende und ausgehende Post.
• Bürodienste: Sie koordinieren den Einkauf, den Bestand und die Verteilung von Büromaterialien und unterstützen den reibungslosen Ablauf unseres Arbeitsplatzes.
• Internationale Zusammenarbeit: Sie arbeiten eng mit Kollegen in unseren internationalen Büros zusammen und unterstützen standortübergreifende Themen.
• Gesundheit & Sicherheit: Sie übernehmen Verantwortung als Sicherheitsbeauftragter, koordinieren die Sitzungen des Ausschusses für Arbeitssicherheit (ASA) und arbeiten mit unseren Brandschutzbeauftragten und Ersthelfern zusammen.
• Arbeitsplatz & New Work: Sie unterstützen interne Büroumzüge und tragen aktiv zur kontinuierlichen Entwicklung unseres Arbeitsplatzes und der New Work-Umgebung bei.

Ihr vorheriger Jobtitel muss nicht unbedingt „Office Manager“ sein. Was uns wichtig ist, ist, dass Sie Freude am Organisieren haben, Verantwortung übernehmen und sich wohlfühlen, mit vielen verschiedenen Menschen und Interessengruppen zu arbeiten.

Sie haben Berufserfahrung im Büromanagement, Empfang, Assistenz, Gastgewerbe, Kundenservice oder einem anderen serviceorientierten Umfeld. Sie haben eine strukturierte, unabhängige und zuverlässige Arbeitsweise und wissen, wie man mehrere Prioritäten im Blick behält. Sie sind ein selbstbewusster Kommunikator, der gerne mit verschiedenen Interessengruppen interagiert und eine professionelle, serviceorientierte Denkweise mitbringt. Sie verfügen über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Zusätzliche Sprachen sind von Vorteil. Sie sind sicher im Umgang mit Microsoft Office / Microsoft 365 und arbeiten gerne mit digitalen Tools und Prozessen. Sie organisieren nicht nur bestehende Prozesse, sondern finden auch gerne Wege, diese einfacher und besser zu gestalten. Und noch etwas: Vier Hunde gehören zum Alltag in unserem Kölner Büro, daher sollten Sie sich wohlfühlen, Ihren Arbeitsplatz mit ihnen zu teilen.

Was wir Ihnen bieten:

• Hybrides Arbeiten: Kombinieren Sie feste Bürotage mit flexiblem Remote-Arbeiten.
• Workation: Temporär von einem Ziel Ihrer Wahl innerhalb der EU, Island, Liechtenstein oder Norwegen arbeiten.
• 28 Urlaubstage
• 2,5 zusätzliche freie Tage an Weihnachten, Silvester und Karneval
• Buddy-Programm: Ein erfahrener Mentor steht Ihnen zur Seite.
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Events: Team-Events, Unit-Events usw.
• Health Pass: Kostenlose Online- und Offline-Sport-, Fitness- und Gesundheitskurse.

BAUEN SIE MIT UNS EINE COMMUNITY DES VERTRAUENS - #cometotrust. Bei Trusted Shops interessieren wir uns für Sie als Person - ob Sie zu uns passen, ist unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Glauben, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität. Trusted Shops setzt sich klar für Vielfalt und gegen Diskriminierung ein.