Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team mit administrativen Aufgaben und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: EUMETSAT, Europas führende meteorologische Satellitenagentur.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten, umfassende medizinische Versorgung und 30 Tage Urlaub.
- Weitere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten und internationalem Flair.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und trage zur Überwachung von Wetter und Klima bei.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Schulausbildung, Erfahrung im Sekretariatsbereich von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 60000 € pro Jahr.
EUMETSAT ist die europäische Meteorologische Satellitenagentur. Ihre Aufgabe ist es, meteorologische Satelliten zu etablieren und zu betreiben, um das Wetter und das Klima aus dem Weltraum zu überwachen - 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr. Diese Informationen werden den nationalen Meteorologischen Diensten der Mitgliedstaaten in Europa sowie anderen Nutzern weltweit zur Verfügung gestellt.
Die Rolle des Sekretärs/der Verwaltungsassistentin im Sekretariat der Abteilung für technische und wissenschaftliche Unterstützung bietet administrative und sekretariatsbezogene Unterstützung für alle Kollegen in dieser Abteilung und berichtet an den persönlichen Assistenten des Direktors der Abteilung für technische und wissenschaftliche Unterstützung.
Was Sie tun werden:
- Regelmäßige sekretariatsbezogene Aufgaben wie Tippen, Ablage, Registrierung eingehender und ausgehender Korrespondenz im EUMETSAT-Dokumentationsmanagementsystem, Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post, Terminplanung und Nachverfolgung von Maßnahmen;
- Reiseorganisation für Mitarbeiter der TSS-Abteilung sowie für externe Missionen;
- Unterstützung des Dokumentenmanagementverantwortlichen (DMR) bei der Dokumentenvorbereitung und -bearbeitung;
- Vorbereitung internationaler und routinemäßiger Korrespondenz;
- Bearbeitung externer telefonischer Anfragen und administrativer Anfragen aus anderen Abteilungen;
- Vorbereitung von internen und externen Meetings sowie Workshops;
- Unterstützung bei der Überwachung von budgetbezogenen Artikeln;
- Beitrag zur Etablierung und Pflege der Arbeitspraktiken des TSS-Sekretariats;
- Vertretung der Abteilungssekretäre während ihrer Abwesenheit.
Qualifikationen:
- Vollständige Sekundarschulausbildung erforderlich, eine berufliche Qualifikation als Sekretär/in oder Verwaltungsassistent/in wäre von Vorteil.
Fähigkeiten und Erfahrungen:
- Nachgewiesene sekretariatsbezogene Erfahrung in einem mehrsprachigen Umfeld mit hervorragenden Schreibfähigkeiten;
- Exzellente Kenntnisse der gesamten MS Office-Tool-Palette;
- Erfahrung im Umgang mit einem elektronischen Dokumentenmanagement-Tool;
- Kenntnisse eines ERP-Systems (SAP von Vorteil);
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten;
- Erfahrungen in der Organisation und Unterstützung von Meetings in einer hybriden Umgebung;
- Fähigkeit zur Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit.
Sprachen: Kandidaten müssen in der Lage sein, effektiv in Englisch zu arbeiten. Kenntnisse der deutschen Sprache wären ein zusätzliches Asset.
Was wir bieten:
- Exzellentes Gehalt von bis zu 5000 Euro NETTO (nach Einkommensteuer) basierend auf Fähigkeiten und Erfahrungen;
- Flexible Arbeitszeiten einschließlich zusätzlicher Freistellungen;
- Umfassende medizinische Versorgung für Mitarbeiter und Familie;
- Attraktive Altersvorsorge;
- 30 Tage Jahresurlaub + 14,5 Tage Feiertage;
- Unterstützung bei Schulungen und Weiterbildungen;
- Umzugskostenpauschale und Unterstützung (falls zutreffend).
Secretary / Administrative Assistant Arbeitgeber: Eumetsat
EUMETSAT ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur ein wettbewerbsfähiges Gehalt von bis zu 8.000 Euro netto pro Monat bietet, sondern auch flexible Arbeitszeiten und umfassende medizinische Versorgung für die gesamte Familie. Die Unternehmenskultur fördert kontinuierliches Lernen und persönliche Entwicklung, während die Lage in Darmstadt, Deutschland, eine lebendige Umgebung mit zahlreichen Freizeitmöglichkeiten und einer internationalen Gemeinschaft bietet, die den Austausch und die Zusammenarbeit in einem dynamischen Team unterstützt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Secretary / Administrative Assistant erhalten könntest
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Sekretär/in oder Verwaltungsassistent/in bewirbst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Rolle oder zum Unternehmen. Das zeigt, dass du wirklich engagiert bist!
✨Tipp Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von EUMETSAT über LinkedIn oder andere Plattformen. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Weg zur Anstellung erleichtert.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Entwicklungen im Bereich der Meteorologie und Satellitentechnologie. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch ein echtes Interesse an der Mission von EUMETSAT hast.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das gibt dir die beste Chance, gesehen zu werden. Achte darauf, deine Bewerbung so anzupassen, dass sie die spezifischen Anforderungen der Stelle widerspiegelt. Wir freuen uns darauf, von dir zu hören!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Secretary / Administrative Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn wir deine Bewerbung lesen, wollen wir dich kennenlernen! Zeig uns, wer du bist und was dich motiviert. Ein persönlicher Touch macht einen großen Unterschied.
Achte auf Details!:Wir lieben es, wenn alles ordentlich und gut strukturiert ist. Achte darauf, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist und alle geforderten Informationen enthält. Das zeigt uns, dass du sorgfältig arbeitest.
Pass deine Unterlagen an!:Jede Stelle ist anders, also schau dir die Anforderungen genau an und passe dein Anschreiben und deinen Lebenslauf entsprechend an. So zeigst du uns, dass du wirklich interessiert bist!
Bewirb dich über unsere Website!:Der einfachste Weg, um sicherzustellen, dass wir deine Bewerbung erhalten, ist, sie direkt über unsere Website einzureichen. So kannst du sicher sein, dass alles reibungslos läuft!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Eumetsat vorbereitet
✨Informiere dich über EUMETSAT
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir ein gutes Bild von EUMETSAT machen. Informiere dich über die aktuellen Projekte und die Rolle der Organisation in der Meteorologie. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Position.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten als Sekretär/in oder Verwaltungsassistent/in unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich administrative Aufgaben gemeistert hast, insbesondere in einem mehrsprachigen Umfeld.
✨Technische Fähigkeiten betonen
Da die Stelle gute Kenntnisse in MS Office und Dokumentenmanagement erfordert, solltest du deine technischen Fähigkeiten hervorheben. Bereite dich darauf vor, Fragen zu diesen Programmen zu beantworten und vielleicht sogar praktische Beispiele zu geben, wie du sie in der Vergangenheit genutzt hast.
✨Fragen stellen
Bereite einige Fragen vor, die du am Ende des Interviews stellen kannst. Das zeigt, dass du aktiv an dem Gespräch teilnimmst und wirklich an der Position interessiert bist. Frage zum Beispiel nach den Herausforderungen, die das Team aktuell hat, oder nach den nächsten Projekten von EUMETSAT.
