Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team mit administrativen Aufgaben und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: EUMETSAT, Europas führende meteorologische Satellitenagentur.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten, umfassende Gesundheitsversorgung und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und trage zur Überwachung von Wetter und Klima bei.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Schulausbildung, Erfahrung im Sekretariatsbereich von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 60000 € pro Jahr.
EUMETSAT ist die europäische Meteorologische Satellitenagentur. Ihre Aufgabe ist es, meteorologische Satelliten zu etablieren und zu betreiben, um das Wetter und das Klima aus dem Weltraum zu überwachen - 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr. Diese Informationen werden den nationalen Meteorologischen Diensten der Mitgliedstaaten in Europa sowie anderen Nutzern weltweit zur Verfügung gestellt.
Die Rolle des Sekretariats der Abteilung für technische und wissenschaftliche Unterstützung besteht darin, administrative und sekretariatsbezogene Unterstützung für alle Kollegen in dieser Abteilung zu bieten. Der Sekretär/Administrative Assistant berichtet an den persönlichen Assistenten des Direktors der Abteilung für technische und wissenschaftliche Unterstützung.
Was Sie tun werden:
- Regelmäßige sekretarielle Aufgaben wie Tippen, Ablage, Registrierung eingehender und ausgehender Korrespondenz im EUMETSAT-Dokumentationsmanagementsystem, Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post, Terminplanung und Nachverfolgung von Maßnahmen;
- Reiseorganisation für Mitarbeiter der TSS-Abteilung sowie für externe Gutachter;
- Unterstützung des Dokumentenmanagementverantwortlichen (DMR) bei der Dokumentenvorbereitung und -bearbeitung;
- Vorbereitung internationaler und routinemäßiger Korrespondenz;
- Bearbeitung externer telefonischer Anfragen und administrativer Anfragen aus anderen Abteilungen;
- Vorbereitung von internen und externen Meetings sowie Workshops;
- Überwachung der budgetären Artikel der TSS-Abteilung;
- Beitrag zur Etablierung und Pflege der Arbeitspraktiken des TSS-Sekretariats;
- Vertretung der Abteilungssekretäre während ihrer Abwesenheit.
Qualifikationen:
- Vollständige Sekundarschulausbildung erforderlich, eine berufliche Qualifikation als Sekretär oder Verwaltungsassistent wäre von Vorteil.
Fähigkeiten und Erfahrungen:
- Nachgewiesene sekretarielle Erfahrung in einem mehrsprachigen Umfeld mit hervorragenden Schreibfähigkeiten;
- Exzellente Kenntnisse der gesamten MS Office-Tool-Palette;
- Erfahrung mit einem elektronischen Dokumentenmanagement-Tool;
- Kenntnisse eines ERP-Systems (SAP von Vorteil);
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten;
- Erfahrung in der Organisation und Unterstützung von Meetings in einer hybriden Umgebung;
- Fähigkeit zur Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit.
Sprachen: Kandidaten müssen in der Lage sein, effektiv in Englisch zu arbeiten. Kenntnisse der deutschen Sprache wären ein zusätzliches Asset.
Was wir bieten:
- Exzellentes Gehalt von bis zu 5000 Euro NETTO (nach Einkommensteuer) basierend auf Fähigkeiten und Erfahrungen;
- Flexible Arbeitszeiten einschließlich zusätzlicher Freistellungen;
- Vollständige medizinische Versorgung für Mitarbeiter und Familie;
- Attraktive Altersvorsorge;
- 30 Tage Jahresurlaub + 14,5 Tage Feiertage;
- Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten;
- Umzugshilfe und Unterstützung (falls zutreffend).
Secretary / Administrative Assistant Arbeitgeber: Eumetsat
EUMETSAT ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur ein wettbewerbsfähiges Gehalt von bis zu 5000 Euro netto bietet, sondern auch flexible Arbeitszeiten, umfassende medizinische Versorgung und großzügige Urlaubsregelungen. Die Arbeitskultur fördert Teamarbeit und persönliche Entwicklung, während die internationale Ausrichtung des Unternehmens spannende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit mit Fachleuten aus ganz Europa bietet. In Darmstadt, einem dynamischen Standort, profitieren Mitarbeiter von einem inspirierenden Umfeld, das Innovation und wissenschaftliche Exzellenz unterstützt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Secretary / Administrative Assistant erhalten könnten
✨Tip Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Sekretär/in oder Verwaltungsassistent/in interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Zeige dein Interesse und stelle Fragen zur Rolle oder zum Unternehmen.
✨Tip Nummer 2
Nutze Networking! Verbinde dich mit aktuellen oder ehemaligen Mitarbeitern von EUMETSAT auf LinkedIn. Ein persönlicher Kontakt kann dir helfen, mehr über die Unternehmenskultur zu erfahren und deine Chancen zu erhöhen.
✨Tip Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die neuesten Entwicklungen im Bereich Meteorologie und Satellitentechnologie. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen der Stelle verstehst, sondern auch ein echtes Interesse an der Mission von EUMETSAT hast.
✨Tip Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt an die richtigen Leute gelangt. Außerdem kannst du dort alle aktuellen Stellenangebote finden und dich schnell bewerben.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Secretary / Administrative Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeig uns, wer du wirklich bist. Wir suchen nach Menschen, die nicht nur die Anforderungen erfüllen, sondern auch gut ins Team passen.
Achte auf Details!:Stell sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Tippfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, um sicherzugehen, dass alles passt!
Zeig deine Motivation!:Erkläre in deinem Anschreiben, warum du bei EUMETSAT arbeiten möchtest und was dich an der Position reizt. Wir lieben es, wenn Bewerber ihre Begeisterung für unsere Mission zeigen!
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere offizielle Website. So können wir deine Unterlagen schnell und unkompliziert bearbeiten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Eumetsat vorbereitet
✨Informiere dich über EUMETSAT
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir ein gutes Verständnis von EUMETSAT und seiner Mission verschaffen. Schau dir die aktuellen Projekte und Satelliten an, die sie betreiben. Das zeigt dein Interesse und deine Vorbereitung.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Erfahrung, die zeigen, wie du in einem mehrsprachigen Umfeld gearbeitet hast. Sei bereit, über deine Fähigkeiten im Umgang mit MS Office und Dokumentenmanagement-Tools zu sprechen.
✨Stelle Fragen
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamdynamik oder zu den Herausforderungen der Rolle sein. Das zeigt, dass du aktiv an dem Gespräch teilnimmst und wirklich interessiert bist.
✨Präsentiere dich professionell
Achte darauf, dass du dich angemessen kleidest und pünktlich zum Interview erscheinst. Ein professionelles Auftreten ist besonders wichtig in einer Organisation wie EUMETSAT, wo du oft mit externen Partnern kommunizieren wirst.
