Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team mit administrativen Aufgaben und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: EUMETSAT, Europas führende meteorologische Satellitenagentur.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten, umfassende Gesundheitsversorgung und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und trage zur Überwachung des Wetters und Klimas bei.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Schulausbildung, Erfahrung im Sekretariatsbereich von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 60000 € pro Jahr.
EUMETSAT ist die meteorologische Satellitenagentur Europas. Ihre Aufgabe ist es, meteorologische Satelliten zu etablieren und zu betreiben, um das Wetter und das Klima aus dem Weltraum zu überwachen - 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr. Diese Informationen werden den nationalen meteorologischen Diensten der Mitgliedstaaten in Europa sowie anderen Nutzern weltweit zur Verfügung gestellt.
Die Rolle des Sekretärs/der Verwaltungsassistentin im Sekretariat der Abteilung für technische und wissenschaftliche Unterstützung bietet administrative und sekretariatsbezogene Unterstützung für alle Kollegen in dieser Abteilung und berichtet an den persönlichen Assistenten des Direktors der Abteilung für technische und wissenschaftliche Unterstützung.
Zu Ihren Aufgaben gehören:
- Regelmäßige sekretariatsbezogene Aufgaben wie Tippen, Ablage, Registrierung eingehender und ausgehender Korrespondenz im EUMETSAT-Dokumentationsmanagementsystem, Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post, Terminplanung und Nachverfolgung von Maßnahmen;
- Reiseorganisation für Mitarbeiter der TSS-Abteilung sowie für externe Gutachter;
- Unterstützung des Dokumentenmanagementverantwortlichen (DMR) bei der Dokumentenvorbereitung und -bearbeitung;
- Vorbereitung internationaler und routinemäßiger Korrespondenz;
- Bearbeitung externer telefonischer Anfragen und administrativer Anfragen aus anderen Abteilungen;
- Vorbereitung von internen und externen Meetings sowie Workshops;
- Unterstützung bei der Überwachung von budgetrelevanten Artikeln;
- Beitrag zur Etablierung und Pflege der Arbeitspraktiken des TSS-Sekretariats;
- Vertretung der Abteilungssekretäre während ihrer Abwesenheit.
Qualifikationen: Vollständige Sekundarschulausbildung erforderlich, eine berufliche Qualifikation als Sekretär/in oder Verwaltungsassistent/in wäre von Vorteil.
Fähigkeiten und Erfahrungen:
- Nachgewiesene sekretariatsbezogene Erfahrung in einem mehrsprachigen Umfeld mit hervorragenden Schreibfähigkeiten;
- Exzellente Kenntnisse der gesamten MS Office-Tool-Palette;
- Erfahrung im Umgang mit einem elektronischen Dokumentenmanagement-Tool;
- Kenntnisse eines ERP-Systems (SAP wäre von Vorteil);
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten;
- Erfahrungen in der Organisation und Unterstützung von Meetings in einer hybriden Umgebung;
- Fähigkeit zur Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit.
Sprachen: Kandidaten müssen in der Lage sein, effektiv auf Englisch zu arbeiten. Kenntnisse der deutschen Sprache wären ein zusätzliches Asset.
Was wir bieten:
- Exzellentes Gehalt von bis zu 5000 Euro NETTO (nach Einkommensteuer) basierend auf Fähigkeiten und Erfahrungen;
- Flexible Arbeitszeiten einschließlich zusätzlicher Freistellung;
- Vollständige medizinische Versorgung für Mitarbeiter und Familie;
- Attraktive Altersvorsorge;
- 30 Tage Jahresurlaub + 14,5 Tage Feiertage;
- Unterstützung bei Schulungen und Weiterbildungen;
- Umzugshilfe und Unterstützung (falls zutreffend).
Secretary / Administrative Assistant Arbeitgeber: Eumetsat
EUMETSAT ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur ein wettbewerbsfähiges Gehalt von bis zu 8.000 Euro netto pro Monat bietet, sondern auch flexible Arbeitszeiten und umfassende medizinische Versorgung für die gesamte Familie. Die Unternehmenskultur fördert kontinuierliches Lernen und persönliche Entwicklung, während die Lage in Darmstadt, Deutschland, eine lebendige Umgebung mit zahlreichen Freizeitmöglichkeiten und einer internationalen Gemeinschaft bietet, die den Austausch und die Zusammenarbeit in einem dynamischen Team unterstützt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Secretary / Administrative Assistant erhalten könntest
✨Nutze die richtigen Plattformen
Für Jobs im öffentlichen Dienst sollten wir spezielle Jobportale wie Bund.de oder die Websites der Kommunen nutzen. Hier findest du oft die aktuellsten Stellenangebote, die nicht überall ausgeschrieben werden.
✨Sei bei Netzwerk-Events aktiv
Nimm an Karrieremessen und Informationsveranstaltungen teil, die speziell auf den öffentlichen Dienst ausgerichtet sind. Hier kannst du wertvolle Kontakte knüpfen und direkt mit Entscheidern ins Gespräch kommen.
✨Verstehe den Auswahlprozess
Mach dich mit dem Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst vertraut! Oft gibt es mehrstufige Auswahlverfahren mit Assessment-Centern oder spezifischen Tests. Informiere dich im Voraus darüber, was dich erwartet.
✨Bewerbung direkt bei Eumetsat
Wenn du auf der Website von Eumetsat stöberst, findest du die besten Informationen zu aktuellen Ausschreibungen. Zögere nicht, dich direkt über unser Bewerbungsformular zu bewerben – das zeigt Initiative und Interesse!
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Secretary / Administrative Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Setz auf strukturierte Lebensläufe!:Im öffentlichen Dienst ist ein klar strukturierter Lebenslauf das A und O. Nutze die typischen Abschnitte wie Ausbildungsweg, Berufserfahrung und Weiterbildungen, um deinen Werdegang übersichtlich darzustellen. Das hilft den Entscheidern, sich schnell einen Überblick über deine Qualifikationen zu verschaffen.
Zeig deine Soft Skills!:Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills essenziell. Denke daran, in deinem Anschreiben Beispiele zu bringen, wie du Teamarbeit, Kommunikative Fähigkeiten oder Problemlösungsansätze in der Vergangenheit eingesetzt hast. Das hebt dich von anderen Bewerbungen ab!
Erläutere dein Motivation!:In deinem Anschreiben solltest du klar machen, warum du im öffentlichen Dienst arbeiten möchtest. Gib einen Einblick in deine Beweggründe und was du dir von der Vollzeitstelle bei Eumetsat erhoffst. Das zeigt, dass du dir Gedanken gemacht hast und dich mit der Stelle identifizieren kannst.
Achte auf die Formalitäten!:Der öffentliche Dienst legt großen Wert auf formale Anforderungen. Achte darauf, dass deine Bewerbung vollständig ist und alle geforderten Nachweise, wie Prüfungsergebnisse oder Zertifikate, beiliegen. Das gibt einen soliden Eindruck und signalisiert deine Sorgfalt.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Eumetsat vorbereitet
✨Versteh die Anforderungen des öffentlichen Dienstes
Mach dir bewusst, dass im öffentlichen Dienst oft spezifische Anforderungen an Fachwissen und gesetzliche Vorgaben gestellt werden. Informiere dich über aktuelle Gesetze oder Richtlinien, die für die Stelle relevant sind, damit du im Interview gezielt darauf eingehen kannst.
✨Bereite dich auf Fallstudien vor
In vielen Interviews im öffentlichen Dienst kommen gerne Fallstudien oder Situationsfragen zum Einsatz. Überleg dir Beispiele aus deiner Erfahrung, wo du Probleme gelöst hast, die mit den Herausforderungen im öffentlichen Sektor zu tun haben. Das zeigt deine praktische Denkweise!
✨Zeige deine Motivation für den öffentlichen Dienst
Im Vorstellungsgespräch ist es wichtig, deine Beweggründe für eine Tätigkeit im öffentlichen Dienst zu verdeutlichen. Sprich über deine Werte und wie diese mit den Zielen der öffentlichen Einrichtung übereinstimmen. Das wird dir helfen, eine emotionale Verbindung zu den Interviewern herzustellen.
✨Wende deine Soft Skills an
Im öffentlichen Dienst sind Soft Skills besonders gefragt! Sei bereit, über deine Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke und Konfliktlösungsfähigkeiten zu sprechen. Beispiele aus früheren Erfahrungen, die diese Fähigkeiten belegen, können dir helfen, im Interview zu glänzen.
