Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team mit administrativen Aufgaben und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: EUMETSAT, Europas führende meteorologische Satellitenagentur.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten, umfassende Gesundheitsversorgung und 30 Tage Urlaub.
- Weitere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten in Darmstadt, Deutschland.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und trage zur Überwachung des Wetters bei.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Schulausbildung, Erfahrung im Sekretariatsbereich von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 60000 € pro Jahr.
EUMETSAT ist die europäische Meteorologische Satellitenagentur. Ihre Aufgabe ist es, meteorologische Satelliten zu etablieren und zu betreiben, um das Wetter und das Klima aus dem Weltraum zu überwachen - 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr. Diese Informationen werden den nationalen Meteorologischen Diensten der Mitgliedstaaten in Europa sowie anderen Nutzern weltweit zur Verfügung gestellt.
Die Rolle des Sekretärs/der Verwaltungsassistentin im Sekretariat der Abteilung für Technische und Wissenschaftliche Unterstützung umfasst die Bereitstellung administrativer und sekretarieller Unterstützung für alle Kollegen in dieser Abteilung und wird an den persönlichen Assistenten des Direktors der Abteilung für Technische und Wissenschaftliche Unterstützung berichten.
Zu Ihren Aufgaben gehören:
- Regelmäßige sekretarielle Aufgaben wie Tippen, Ablage, Registrierung eingehender und ausgehender Korrespondenz im EUMETSAT-Dokumentationsmanagementsystem, Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post, Terminplanung und Nachverfolgung von Maßnahmen;
- Reiseorganisation für Mitarbeiter der TSS-Abteilung sowie für externe Gutachter;
- Unterstützung des Dokumentenmanagementverantwortlichen (DMR) bei der Dokumentenvorbereitung und -bearbeitung;
- Vorbereitung internationaler und routinemäßiger Korrespondenz;
- Bearbeitung externer telefonischer Anfragen und administrativer Anfragen aus anderen Abteilungen;
- Vorbereitung von internen und externen Meetings sowie Workshops;
- Überwachung der budgetbezogenen Artikel der TSS-Abteilung;
- Beitrag zur Etablierung und Pflege der Arbeitspraktiken des TSS-Sekretariats;
- Vertretung der Abteilungssekretäre während ihrer Abwesenheit.
Qualifikationen: Vollständige Sekundarschulausbildung erforderlich, eine berufliche Qualifikation als Sekretär/in oder Verwaltungsassistent/in wäre von Vorteil.
Fähigkeiten und Erfahrungen:
- Nachgewiesene sekretarielle Erfahrung in einem mehrsprachigen Umfeld mit hervorragenden Schreibfähigkeiten;
- Exzellente Kenntnisse der gesamten MS Office-Tool-Palette;
- Erfahrung mit einem elektronischen Dokumentenmanagement-Tool;
- Kenntnisse eines ERP-Systems (SAP von Vorteil);
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten;
- Erfahrung in der Organisation und Unterstützung von Meetings in einer hybriden Umgebung;
- Fähigkeit zur Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit.
Die Bewerber müssen in der Lage sein, effektiv auf Englisch zu arbeiten. Kenntnisse der deutschen Sprache wären ein zusätzliches Asset. Bewerbungen müssen in Englisch eingereicht werden.
Wir bieten:
- Ein ausgezeichnetes Gehalt von bis zu 5000 Euro NETTO (nach Einkommensteuer) basierend auf Fähigkeiten und Erfahrungen;
- Flexible Arbeitszeiten einschließlich zusätzlicher Freistellung;
- Vollständige medizinische Versorgung für Mitarbeiter und Familie;
- Attraktive Altersvorsorge;
- 30 Tage Jahresurlaub + 14,5 Tage Feiertage;
- Unterstützung bei Schulungen und Weiterbildungen;
- Umzugshilfe und Unterstützung (falls zutreffend).
Secretary / Administrative Assistant Arbeitgeber: Eumetsat
EUMETSAT ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern in Darmstadt eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Mit einem attraktiven Gehalt, flexiblen Arbeitszeiten und umfassenden Sozialleistungen fördert das Unternehmen die berufliche Weiterentwicklung und bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Weiterbildung. Die internationale Ausrichtung und die Zusammenarbeit mit Fachleuten aus 30 Mitgliedstaaten schaffen eine einzigartige Kultur des Wissensaustauschs und der Innovation.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Secretary / Administrative Assistant erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Sekretär/in oder Verwaltungsassistent/in interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, ob sie noch Fragen zu deiner Bewerbung haben oder wie der Auswahlprozess aussieht.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits bei EUMETSAT arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Weg zur Stelle erleichtert.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte von EUMETSAT und überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen dazu passen. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch ein echtes Interesse an der Mission des Unternehmens hast.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt im richtigen System landet. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass du alle erforderlichen Unterlagen einreichst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Secretary / Administrative Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei präzise und klar:Wenn du deine Bewerbung schreibst, achte darauf, dass du präzise und klar bist. Verwende einfache Sprache und vermeide es, um den heißen Brei herumzureden. Wir wollen schnell verstehen, warum du die perfekte Person für die Stelle bist!
Betone relevante Erfahrungen:Stelle sicher, dass du deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebst. Wenn du bereits in einem ähnlichen Umfeld gearbeitet hast, erzähle uns davon! Das zeigt uns, dass du die Anforderungen der Stelle verstehst und bereit bist, sofort loszulegen.
Achte auf das Layout:Ein ansprechendes Layout kann einen großen Unterschied machen. Halte deine Bewerbung übersichtlich und gut strukturiert. Wir lieben es, wenn alles ordentlich aussieht und leicht zu lesen ist – das zeigt auch deine organisatorischen Fähigkeiten!
Bewirb dich über unsere Website:Vergiss nicht, dich über unsere Website zu bewerben! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu verwalten und sicherzustellen, dass sie nicht verloren geht. Außerdem kannst du dort alle Informationen finden, die du brauchst, um deine Bewerbung zu optimieren.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Eumetsat vorbereitet
✨Informiere dich über EUMETSAT
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir ein gutes Verständnis von EUMETSAT und seiner Mission verschaffen. Informiere dich über die aktuellen Projekte und Herausforderungen der Organisation, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite deine Fragen vor
Überlege dir im Voraus einige Fragen, die du dem Interviewer stellen möchtest. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Arbeitsweise und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
✨Praktische Beispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die deine Fähigkeiten als Sekretär/in oder Verwaltungsassistent/in unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst oder Prozesse verbessert hast.
✨Kleide dich angemessen
Achte darauf, dass du dich für das Interview professionell kleidest. Ein gepflegtes Erscheinungsbild hinterlässt einen positiven ersten Eindruck und zeigt, dass du die Gelegenheit ernst nimmst.
