Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team mit administrativen Aufgaben und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: EUMETSAT, Europas führende meteorologische Satellitenagentur.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten, umfassende Gesundheitsversorgung und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit hervorragenden Entwicklungsmöglichkeiten.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und trage zur Überwachung des Wetters und Klimas bei.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Schulausbildung, Erfahrung im Sekretariatsbereich von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 60000 € pro Jahr.
EUMETSAT ist die europäische Meteorologische Satellitenagentur. Ihre Aufgabe ist es, meteorologische Satelliten zu etablieren und zu betreiben, um das Wetter und das Klima aus dem Weltraum zu überwachen - 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr. Diese Informationen werden den nationalen Meteorologischen Diensten der Mitgliedstaaten in Europa sowie anderen Nutzern weltweit zur Verfügung gestellt.
Die Rolle des Sekretärs/der Verwaltungsassistentin im Sekretariat der Abteilung für Technische und Wissenschaftliche Unterstützung bietet administrative und sekretariatsbezogene Unterstützung für alle Kollegen in dieser Abteilung und berichtet an den persönlichen Assistenten des Direktors der Abteilung für Technische und Wissenschaftliche Unterstützung.
Was Sie tun werden:
- Regelmäßige sekretariatsbezogene Aufgaben wie Tippen, Ablage, Registrierung eingehender und ausgehender Korrespondenz im EUMETSAT-Dokumentationsmanagementsystem, Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post, Terminplanung und Nachverfolgung von Maßnahmen;
- Reiseorganisation für Mitarbeiter der TSS-Abteilung sowie für externe Gutachter;
- Unterstützung des Dokumentenmanagementverantwortlichen (DMR) bei der Dokumentenvorbereitung und -bearbeitung;
- Vorbereitung internationaler und routinemäßiger Korrespondenz, d.h. Briefe, Memos usw.;
- Bearbeitung externer telefonischer Anfragen und administrativer Anfragen aus anderen Abteilungen;
- Vorbereitung von internen und externen Meetings sowie Workshops in Abstimmung mit dem Veranstalter;
- Unterstützung bei der Überwachung von budgetrelevanten Artikeln der TSS;
- Beitrag zur Etablierung und Pflege der Arbeitspraktiken des TSS-Sekretariats;
- Vertretung der Abteilungssekretäre der Abteilung für Technische und Wissenschaftliche Unterstützung während ihrer Abwesenheit.
Qualifikationen:
- Vollständige Sekundarschulausbildung erforderlich, eine berufliche Qualifikation als Sekretär/in oder Verwaltungsassistent/in wäre von Vorteil.
Fähigkeiten und Erfahrungen:
- Nachgewiesene sekretariatsbezogene Erfahrung in einem mehrsprachigen Umfeld mit hervorragenden Schreibfähigkeiten;
- Exzellente Kenntnisse der gesamten MS Office-Tool-Palette (insbesondere Word, Excel und PowerPoint) oder ähnlicher Softwareprogramme;
- Erfahrung im Umgang mit einem elektronischen Dokumentenmanagement-Tool;
- Kenntnisse eines ERP-Systems (SAP wäre von Vorteil);
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten mit der Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch im Team zu arbeiten;
- Engagiert und gewissenhaft, mit einem nachgewiesenen Engagement zur Unterstützung anderer;
- Erfahrung in der Organisation und Unterstützung von Meetings in einer hybriden Umgebung;
- Methodischer Ansatz mit starkem Augenmerk auf Details und nachweislicher Erfahrung in der Zusammenarbeit innerhalb eines Sekretariats-Teams;
- Fähigkeit, jederzeit Diskretion und Vertraulichkeit zu wahren.
Sprachen: Die Kandidaten müssen in der Lage sein, effektiv in Englisch zu arbeiten. Kenntnisse der deutschen Sprache wären ein zusätzliches Asset.
Was wir bieten:
- Exzellentes Gehalt von bis zu 5000 Euro NETTO (nach Einkommensteuer) basierend auf Fähigkeiten und Erfahrungen;
- Flexible Arbeitszeiten einschließlich zusätzlicher Freistellungen;
- Umfassende medizinische Versorgung für Mitarbeiter und Familie;
- Attraktive Altersvorsorge;
- 30 Tage Jahresurlaub + 14,5 Tage Feiertage;
- Unterstützung bei Schulungen und Weiterbildungen;
- Umzugskostenpauschale und Unterstützung (falls zutreffend).
Secretary / Administrative Assistant Arbeitgeber: Eumetsat
EUMETSAT ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur ein wettbewerbsfähiges Gehalt von bis zu 5000 Euro netto bietet, sondern auch flexible Arbeitszeiten, umfassende medizinische Versorgung und großzügige Urlaubsregelungen. Die Arbeitskultur fördert Teamarbeit und persönliche Entwicklung, während die internationale Ausrichtung des Unternehmens spannende Möglichkeiten für berufliches Wachstum und interkulturellen Austausch in einem dynamischen Umfeld in Darmstadt, Deutschland, bietet.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass Sie so Secretary / Administrative Assistant erhalten könnten
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Sekretär/in oder Verwaltungsassistent/in interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, ob sie noch Fragen zu deiner Bewerbung haben oder wie der Auswahlprozess aussieht.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits bei EUMETSAT arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Weg zur Stelle erleichtert.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte von EUMETSAT und überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen dazu passen. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch ein echtes Interesse an der Mission des Unternehmens hast.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich direkt über unsere Website! Das gibt dir die beste Chance, gesehen zu werden. Achte darauf, dass du alle geforderten Unterlagen vollständig einreichst und deine Bewerbung klar und präzise ist.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Secretary / Administrative Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei du selbst!:Wenn du deine Bewerbung schreibst, sei authentisch und zeige deine Persönlichkeit. Wir wollen wissen, wer du bist und was dich motiviert, bei uns zu arbeiten.
Achte auf Details!:Stelle sicher, dass deine Bewerbung fehlerfrei ist. Tippfehler oder unklare Formulierungen können einen schlechten Eindruck hinterlassen. Lass jemanden drüberlesen, bevor du sie abschickst!
Pass deine Unterlagen an!:Schau dir die Stellenbeschreibung genau an und passe dein Anschreiben sowie deinen Lebenslauf an die Anforderungen an. Zeige, wie deine Erfahrungen und Fähigkeiten zu der Rolle passen.
Bewirb dich über unsere Website!:Um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt bei uns landet, bewirb dich bitte über unsere offizielle Website. So können wir deine Unterlagen schnell und effizient bearbeiten.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Eumetsat vorbereitet
✨Informiere dich über EUMETSAT
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir ein gutes Verständnis von EUMETSAT und seiner Mission verschaffen. Informiere dich über die aktuellen Projekte und Herausforderungen der Organisation, um im Gespräch gezielt darauf eingehen zu können.
✨Bereite deine Fragen vor
Überlege dir im Voraus einige Fragen, die du dem Interviewer stellen möchtest. Das zeigt dein Interesse an der Position und hilft dir, mehr über die Arbeitsweise und die Erwartungen an die Rolle zu erfahren.
✨Praktische Beispiele parat haben
Bereite konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung vor, die deine Fähigkeiten als Sekretär/in oder Verwaltungsassistent/in unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit Probleme gelöst oder Prozesse verbessert hast.
✨Kleide dich angemessen
Achte darauf, dass du dich für das Interview professionell kleidest. Ein gepflegtes Erscheinungsbild hinterlässt einen positiven ersten Eindruck und zeigt, dass du die Gelegenheit ernst nimmst.
