Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze das Team mit administrativen Aufgaben und sorge für einen reibungslosen Ablauf.
- Unternehmen: EUMETSAT, Europas führende Meteorologische Satellitenagentur.
- Vorteile: Attraktives Gehalt, flexible Arbeitszeiten, umfassende Gesundheitsversorgung und Weiterbildungsmöglichkeiten.
- Weitere Informationen: Dynamisches Arbeitsumfeld mit exzellenten Entwicklungschancen.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines internationalen Teams und trage zur Überwachung von Wetter und Klima bei.
- Qualifikationen: Abgeschlossene Schulausbildung, Erfahrung im Sekretariatsbereich von Vorteil.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 60000 - 60000 € pro Jahr.
EUMETSAT ist die meteorologische Satellitenagentur Europas. Ihre Aufgabe ist es, meteorologische Satelliten zu etablieren und zu betreiben, um das Wetter und das Klima aus dem Weltraum zu überwachen - 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr. Diese Informationen werden den nationalen meteorologischen Diensten der Mitgliedstaaten in Europa sowie anderen Nutzern weltweit zur Verfügung gestellt.
Die Rolle des Sekretärs / der Verwaltungsassistentin im Sekretariat der Abteilung für technische und wissenschaftliche Unterstützung umfasst die Bereitstellung administrativer und sekretarieller Unterstützung für alle Kollegen in dieser Abteilung und berichtet an den persönlichen Assistenten des Direktors der Abteilung für technische und wissenschaftliche Unterstützung.
Zu Ihren Aufgaben gehören:
- Regelmäßige sekretariatsbezogene Aufgaben wie Tippen, Ablage, Registrierung eingehender und ausgehender Korrespondenz im EUMETSAT-Dokumentationsmanagementsystem, Bearbeitung von eingehender und ausgehender Post, Terminplanung und Nachverfolgung von Maßnahmen;
- Reiseorganisation für Mitarbeiter der TSS-Abteilung sowie für externe Gutachter;
- Unterstützung des Dokumentenmanagementverantwortlichen (DMR) bei der Dokumentenvorbereitung und -bearbeitung;
- Vorbereitung internationaler und routinemäßiger Korrespondenz;
- Bearbeitung externer telefonischer Anfragen und administrativer Anfragen aus anderen Abteilungen;
- Vorbereitung von internen und externen Meetings sowie Workshops;
- Unterstützung bei der Überwachung von budgetbezogenen Artikeln;
- Beitrag zur Etablierung und Pflege der Arbeitspraktiken des TSS-Sekretariats;
- Vertretung der Abteilungssekretäre während ihrer Abwesenheit.
Qualifikationen: Vollständige Sekundarschulausbildung erforderlich, eine berufliche Qualifikation als Sekretär oder Verwaltungsassistent wäre von Vorteil.
Fähigkeiten und Erfahrungen:
- Nachgewiesene sekretariatsbezogene Erfahrung in einem mehrsprachigen Umfeld mit hervorragenden Schreibfähigkeiten;
- Exzellente Kenntnisse der gesamten MS Office-Tool-Palette;
- Erfahrung im Umgang mit einem elektronischen Dokumentenmanagement-Tool;
- Kenntnisse eines ERP-Systems (SAP von Vorteil);
- Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten;
- Erfahrungen in der Organisation und Unterstützung von Meetings in einer hybriden Umgebung;
- Fähigkeit zur Wahrung von Diskretion und Vertraulichkeit.
Sprachen: Kandidaten müssen in der Lage sein, effektiv auf Englisch zu arbeiten. Kenntnisse der deutschen Sprache wären ein zusätzliches Asset.
Was wir bieten:
- Exzellentes Gehalt von bis zu 5000 Euro NETTO (nach Einkommensteuer) basierend auf Fähigkeiten und Erfahrungen;
- Flexible Arbeitszeiten einschließlich zusätzlicher Freizeittage;
- Vollständige medizinische Versorgung für Mitarbeiter und Familie;
- Attraktive Altersvorsorge;
- 30 Tage Jahresurlaub + 14,5 Tage Feiertage;
- Unterstützung bei Schulungen und Weiterbildungen;
- Umzugskostenpauschale und Unterstützung (falls zutreffend).
Secretary / Administrative Assistant Arbeitgeber: Eumetsat
EUMETSAT ist ein hervorragender Arbeitgeber, der seinen Mitarbeitern nicht nur ein wettbewerbsfähiges Gehalt von bis zu 8.000 Euro netto pro Monat bietet, sondern auch flexible Arbeitszeiten und umfassende medizinische Versorgung für die gesamte Familie. Die Unternehmenskultur fördert kontinuierliches Lernen und persönliche Entwicklung, während die Lage in Darmstadt, Deutschland, eine lebendige Umgebung mit zahlreichen Freizeitmöglichkeiten und einer internationalen Gemeinschaft bietet, die den Austausch und die Zusammenarbeit in einem dynamischen Team unterstützt.
StudySmarter Expertenrat🤫
Wir sind der Meinung, dass du so Secretary / Administrative Assistant erhalten könntest
✨Tipp Nummer 1
Sei proaktiv! Wenn du dich für die Stelle als Sekretär/in oder Verwaltungsassistent/in interessierst, zögere nicht, direkt mit dem Team in Kontakt zu treten. Frag nach, ob sie noch Fragen zu deiner Bewerbung haben oder wie der Auswahlprozess aussieht.
✨Tipp Nummer 2
Nutze dein Netzwerk! Sprich mit Leuten, die bereits bei EUMETSAT arbeiten oder gearbeitet haben. Sie können dir wertvolle Einblicke geben und vielleicht sogar eine Empfehlung aussprechen, die dir den Weg zur Stelle erleichtert.
✨Tipp Nummer 3
Bereite dich auf das Vorstellungsgespräch vor! Informiere dich über die aktuellen Projekte von EUMETSAT und überlege dir, wie deine Fähigkeiten und Erfahrungen dazu passen. Zeige, dass du nicht nur die Anforderungen erfüllst, sondern auch ein echtes Interesse an der Mission des Unternehmens hast.
✨Tipp Nummer 4
Bewirb dich über unsere Website! Das ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass deine Bewerbung direkt im richtigen System landet. Außerdem kannst du so sicherstellen, dass du alle erforderlichen Unterlagen einreichst.
Wir glauben, dass du diese Fähigkeiten brauchst, um Secretary / Administrative Assistant mit Bravour zu bestehen
Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Sei präzise und klar:Wenn du deine Bewerbung schreibst, achte darauf, dass du präzise und klar bist. Verwende einfache Sprache und vermeide es, um den heißen Brei herumzureden. Wir wollen schnell verstehen, warum du die perfekte Person für die Stelle bist!
Betone relevante Erfahrungen:Stelle sicher, dass du deine relevanten Erfahrungen und Fähigkeiten hervorhebst. Wenn du bereits in einem ähnlichen Umfeld gearbeitet hast, erzähl uns davon! Wir suchen nach jemandem, der die Anforderungen versteht und direkt einsteigen kann.
Achte auf das Layout:Ein ansprechendes Layout kann einen großen Unterschied machen. Halte deine Bewerbung übersichtlich und gut strukturiert. Wir lieben es, wenn alles ordentlich aussieht und leicht zu lesen ist!
Bewirb dich über unsere Website:Vergiss nicht, dich über unsere Website zu bewerben! Das macht es für uns einfacher, deine Bewerbung zu finden und zu bearbeiten. Außerdem kannst du sicher sein, dass du alle notwendigen Informationen bereitstellst.
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei Eumetsat vorbereitet
✨Informiere dich über EUMETSAT
Bevor du zum Interview gehst, solltest du dir ein gutes Bild von EUMETSAT machen. Informiere dich über die aktuellen Projekte und die Rolle der Organisation in der Meteorologie. Das zeigt dein Interesse und deine Motivation für die Position.
✨Bereite Beispiele vor
Überlege dir konkrete Beispiele aus deiner bisherigen Berufserfahrung, die deine Fähigkeiten als Sekretär/in oder Verwaltungsassistent/in unter Beweis stellen. Zeige, wie du in der Vergangenheit erfolgreich administrative Aufgaben gemeistert hast, insbesondere in einem mehrsprachigen Umfeld.
✨Technische Fähigkeiten betonen
Da die Stelle gute Kenntnisse in MS Office und Dokumentenmanagement erfordert, solltest du deine technischen Fähigkeiten hervorheben. Bereite dich darauf vor, spezifische Programme zu nennen, mit denen du gearbeitet hast, und erkläre, wie du diese effektiv eingesetzt hast.
✨Fragen vorbereiten
Bereite einige Fragen vor, die du dem Interviewer stellen kannst. Das können Fragen zur Teamstruktur, den Herausforderungen der Abteilung oder den Erwartungen an die Rolle sein. Das zeigt, dass du aktiv an der Position interessiert bist und dir Gedanken über deine zukünftige Rolle machst.
