VN 26/25 Secretary / Administrative Assistant

Arbeiten im Sekretariat der Abteilung für technische und wissenschaftliche Unterstützung, wird diese Rolle des Sekretärs/der Verwaltungsassistentin administrative und sekretarielle Unterstützung für alle Kollegen in dieser Abteilung mit allen ihren Abteilungen bieten und an die persönliche Assistentin des Direktors der Abteilung für technische und wissenschaftliche Unterstützung berichten. Das Sekretariat der Abteilung für technische und wissenschaftliche Unterstützung bietet auch sekretarielle Unterstützung für die Qualitätsmanagementeinheit.

Die Mission der Abteilung für technische und wissenschaftliche Unterstützung besteht darin, kohärente und kosteneffiziente technische, wissenschaftliche, Projektkontroll- und Kostenunterstützung für die Entwicklung und den Betrieb von Satellitensystemen bereitzustellen und Prozesssicherung sowie ICT-Unterstützung für alle Abteilungen zu bieten.

• Regelmäßige sekretarielle Aufgaben wie Tippen, Ablage, Registrierung eingehender und ausgehender Korrespondenz im EUMETSAT-Dokumentationsmanagementsystem, Bearbeitung eingehender und ausgehender Post, Terminplanung und Nachverfolgung von Maßnahmen;
• Reiseorganisation für Mitarbeiter der TSS-Abteilung sowie für Nicht-Mitarbeitermissionen (z.B. für eingeladene externe Gutachter);
• Unterstützung des Dokumentenmanagementverantwortlichen (DMR) der Abteilung bei der Dokumentenvorbereitung und -bearbeitung (z.B. Delegiertenversammlungen, technische Dokumente usw.);
• Vorbereitung internationaler und routinemäßiger Korrespondenz, d.h. Briefe, Memos usw.;
• Bearbeitung externer telefonischer Anfragen und administrativer Anfragen aus anderen Abteilungen;
• Vorbereitung von internen und externen Meetings sowie Workshops nach Bedarf durch Abstimmung mit dem Veranstalter, Organisation der Logistik wie Catering für interne Meetings, um einen reibungslosen Ablauf des Meetings sicherzustellen;
• Unterstützung bei der Überwachung der TSS-bezogenen Haushaltsartikel (z.B. Missionskosten usw.) nach Bedarf;
• Beitrag zur Etablierung und Aufrechterhaltung der speziellen Arbeitspraktiken des TSS-Sekretariats;
• Vertretung der Abteilungssekretäre der Abteilung für technische und wissenschaftliche Unterstützung (TSS) während ihrer Abwesenheit und für die persönliche Assistentin des D/TSS, falls erforderlich.

QUALIFIKATIONEN: Vollständige Sekundarschulausbildung erforderlich, eine berufliche Qualifikation als Sekretär/in oder Verwaltungsassistent/in wäre von Vorteil.

SPRACHEN: Die Amtssprachen von EUMETSAT sind Englisch und Französisch. Die Kandidaten müssen in der Lage sein, effektiv auf Englisch zu arbeiten und über Grundkenntnisse in Französisch verfügen. Kenntnisse der deutschen Sprache wären ein zusätzliches Plus.

FRIST: 4. Juni 2026

Fähigkeiten und Erfahrungen:

• Nachgewiesene sekretarielle Erfahrung in einem hochvolumigen mehrsprachigen Umfeld mit ausgezeichneten Schreibfähigkeiten;
• Ausgezeichnete Kenntnisse des gesamten MS Office-Pakets (insbesondere Word, Excel und PowerPoint) oder ähnlicher Softwareprogramme;
• Nachgewiesene Erfahrung in der Nutzung eines elektronischen Dokumentenmanagement-Tools;
• Kenntnisse über ERP-Systeme (SAP wäre von Vorteil);
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten mit der Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch im Team zu arbeiten, kombiniert mit einem proaktiven und hilfsbereiten Arbeitsstil und hervorragender Detailgenauigkeit;
• Energiegeladen und gewissenhaft, mit nachgewiesener Verpflichtung zur Unterstützung anderer und starkem Interesse an der Verbesserung der administrativen Unterstützung und Prozesse, Erkundung neuer Tools und Geschäftsideen;
• Erfahrung in der Organisation und Unterstützung von Meetings in einer hybriden Umgebung unter Verwendung von Webex, Zoom oder Teams usw.;
• Methodischer Ansatz mit starker Detailgenauigkeit, ausgezeichneten zwischenmenschlichen/kommunikativen Fähigkeiten und Nachweis über erfolgreiches Arbeiten innerhalb eines Sekretariats-Teams;
• Fähigkeit, jederzeit Diskretion und Vertraulichkeit auszuüben.

Beschäftigungsbedingungen: Der anfängliche Vertrag hat eine Dauer von 4 Jahren, wobei anschließend 5-Jahres-Verträge vergeben werden, abhängig von der individuellen Leistung und den Anforderungen der Organisation. Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Folgeverträge, die ein Mitarbeiter bis zum Rentenalter von 63 Jahren bei EUMETSAT erhalten kann, und es gibt sicherlich Möglichkeiten, eine langfristige Karriereperspektive bei EUMETSAT zu etablieren. Diese Stelle ist auf den Gehaltsstufen B2/B4 von EUMETSAT eingestuft. Das Mindestgrundgehalt für diese Stelle beträgt 4426 EURO pro Monat (netto von der internen Steuer, jedoch ohne Pensionsbeiträge und Versicherungen), das verhandelbar sein kann, basierend auf Fähigkeiten und Erfahrungen. Die Gehaltsskala sieht Erhöhungen am Jahrestag des Arbeitsbeginns vor, und die Skalen werden vom EUMETSAT-Rat ab dem 1. Januar jedes Jahres überprüft. Neben dem Grundgehalt bietet EUMETSAT attraktive Vorteile.

EUMETSAT verpflichtet sich, ein Arbeitsumfeld mit gleichen Chancen für Männer und Frauen zu schaffen. Bitte beachten Sie, dass nur Staatsangehörige der EUMETSAT-Mitgliedstaaten sich bewerben können. Die EUMETSAT-Konvention verlangt, dass das Personal auf der Grundlage ihrer Qualifikationen rekrutiert wird, wobei der internationale Charakter von EUMETSAT berücksichtigt wird.

Über EUMETSAT: EUMETSAT ist die europäische Meteorologiesatellitenagentur. Ihre Aufgabe ist es, meteorologische Satelliten zu etablieren und zu betreiben, um das Wetter und das Klima aus dem Weltraum zu überwachen - 24 Stunden am Tag, 365 Tage im Jahr. Diese Informationen werden den nationalen meteorologischen Diensten der Mitgliedstaaten in Europa sowie anderen Nutzern weltweit zur Verfügung gestellt. EUMETSAT betreibt auch mehrere Copernicus-Missionen im Auftrag der Europäischen Union und bietet Datenservices für die marinen und atmosphärischen Dienste von Copernicus und deren Nutzer an. Als zwischenstaatliche europäische Organisation hat EUMETSAT 30 Mitgliedstaaten (Österreich, Belgien, Bulgarien, Kroatien, Tschechische Republik, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Deutschland, Griechenland, Ungarn, Island, Irland, Italien, Lettland, Litauen, Luxemburg, die Niederlande, Norwegen, Polen, Portugal, Rumänien, Slowakei, Slowenien, Spanien, Schweden, Schweiz, Türkei und das Vereinigte Königreich).