Geschäftsstellenmitarbeiter (m/w/d)

Als Geschäftsstellenmitarbeiter obliegt Ihnen die Führung der Geschäftsstelle. Sie sind Ansprechpartner für die Mitglieder und weiteren Stakeholdern des Verbandes. Sie übernehmen die Beantragung und Abrechnung von Fördermitteln mit den Zuwendungsgebern. Die Übernahme der Planung, Organisation, Koordination und Durchführung von Verbandsveranstaltungen gehört ebenso zu Ihren Aufgaben. Sie bereiten Sitzungen des Vorstands und des Verbandes vor. Die Sichtung der eingehenden Post rundet das Aufgabengebiet ab.

Verantwortlichkeiten

• Sichten und Bearbeiten der eingehenden Post und E-Mails: Sie sichten die eingehende Post und leiten diese zur Bearbeitung dem zuständigen Fachbereich zu.
• Organisation von Sitzungen und Versammlungen des AFCVBB e. V.: Für die Sitzungen übernehmen Sie die Raumbeschaffung, die Erstellung und den Versand von Einladungen und übernehmen bei Bedarf die Protokollführung.
• Koordination der Arbeitsgemeinschaften: Sie koordinieren mit den Schulen und den Trainern die Einrichtung und Durchführung von Arbeitsgemeinschaften.
• Abrechnung von Fördermitteln: Sie rechnen die Fördermittel mit dem Zuwendungsgeber ab und tragen die entsprechenden Belege zusammen und erstellen die Verwendungsnachweise.
• Kontaktpflege mit den Schulen: Sie stehen im regelmäßigen Kontakt mit den Schulen und den Trägern der Schule. Hier akquirieren Sie auch weitere Schulen für die Durchführung von Arbeitsgemeinschaften.
• Berichtswesen für die Zuwendungsgeber über die Verwendung der Fördermittel: Sie fertigen bei Bedarf die Berichte über die geförderten Projekte für die Zuwendungsgeber, die Landessportbünde und den Verband.
• Kooperation mit Vereinen und Partnern des AFCVBB: Sie stehen in Kontakt mit regionalen Vereinen und anderen Partnern des AFCVBB, um langfristige Synergien und sportliche Perspektiven für die Sportarten American Football, Cheerleading und Flag-Football zu schaffen.
• Planung, Organisation, Koordination und Durchführung von Verbands- und Schulwettkämpfen und sonstigen Veranstaltungen aller Art: Sie sind maßgeblich an der Vorbereitung und Durchführung von Verbandsveranstaltungen beteiligt. Vor Ort sorgen Sie auch für einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung.
• Büroarbeiten in der Geschäftsstelle: Sie übernehmen die in der Geschäftsstelle des AFCVBB e. V. anfallenden (Büro-)Arbeiten.
• Beschaffung von Materialien: Sie beschaffen bei Bedarf die notwendigen Büro-, Sport- und Werbematerialien.
• Verwaltung der Leihausrüstungen, des Verbandseigentums und des Lagerraums: Die Tätigkeit beinhaltet die Pflege der Materialien, der Bestandserhebung und den Verleih von Verbandeigentum.
• Mitgliederverwaltung.

Anforderungen

• Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf oder einem Verwaltungsberuf.
• Kenntnisse der Strukturen und Arbeiten in Vereinen und Verbänden: Sie weisen Erfahrung in der Vereins- oder Verbandsarbeit auf. Idealweise sind Sie im Besitz einer Vereinsmanagerlizenz.
• Kenntnisse in Büroorganisation: Sie können Büroabläufe eigenständig entwickeln und sind in der Lage, die Büroarbeiten sinnvoll zu organisieren.
• Termingerechtes Arbeiten: Sie sind in der Lage, die Schwerpunkte sachgerecht zu setzen und anfallende Termine stets einzuhalten.
• Kommunikations- und Teamfähigkeit: Sie sind in der Lage, im Team zusammenzuarbeiten und adressatengerecht zu kommunizieren.
• Kenntnisse in der Arbeit auf dem Gebiet der Sportorganisation: Fähigkeit zur eigenständigen Planung und Durchführung von Einheiten sowie Flexibilität im Umgang mit verschiedenen Gruppen.

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