Expert Technical Officer in President\'s Office

Das Präsidentenbüro am Europäischen Patentamt (EPA) spielt eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung des Präsidenten und der Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs der täglichen Abläufe innerhalb unserer internationalen Organisation. Das Team arbeitet eng mit internen und externen Interessengruppen in einem dynamischen Umfeld, in dem Professionalität, Vertraulichkeit und Anpassungsfähigkeit von größter Bedeutung sind.

Mit uns werden Sie:

• Die Dienstreisen des Präsidenten koordinieren, einschließlich Routenoptimierung, Notfallplanung und Sicherstellung der Bereitschaft aller logistischen Arrangements.
• Den Protokollchef bei der Organisation von Besuchen, Missionen und offiziellen Veranstaltungen unterstützen und technische Arrangements, einschließlich Videokonferenzen und Aufzeichnungen, überwachen.
• Hochwertige operative und logistische Unterstützung für das Präsidentenbüro leisten, proaktiv Bedürfnisse identifizieren und Arbeitsabläufe optimieren.
• Erstklassigen IT-Support für den Präsidenten und das Büroteam bereitstellen, einschließlich Fehlersuche bei Geräten, Kontaktaufnahme mit IT-Diensten und Sicherstellung des reibungslosen Betriebs digitaler Werkzeuge während Reisen und Meetings.
• Die sichere Lieferung von hochpriorisierten und vertraulichen Materialien verwalten und dabei Integrität und Pünktlichkeit jederzeit gewährleisten.
• Digitale Archive pflegen und verbessern sowie Verbesserungen an Dokumentenmanagementsystemen und Abrufprozessen empfehlen, um Zugänglichkeit, Sicherheit und Compliance mit internen Standards zu gewährleisten.
• Die Transportarrangements für den Präsidenten und die Führungsebene unterstützen, wenn Bedarf besteht, und dabei Pünktlichkeit, Sicherheit, Einhaltung des Protokolls und die Erledigung aller damit verbundenen Aufgaben bezüglich der Fahrzeugflotte der Organisation sicherstellen.

Bewerben Sie sich, wenn Sie über:

• Relevante Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften, Protokolldiensten oder operativer Koordination verfügen.
• Starke organisatorische und Planungsfähigkeiten verfügen, mit der Fähigkeit, sich unter Druck an wechselnde Prioritäten anzupassen.
• Gute Kenntnisse digitaler Werkzeuge haben und Vertrauen in die Unterstützung anderer bei deren Nutzung besitzen.
• Klare und professionelle Kommunikationsfähigkeiten mit einem diplomatischen Ansatz aufweisen.
• Eine kollaborative und inklusive Denkweise haben, mit einem Engagement für Service-Exzellenz.
• Die Fähigkeit besitzen, mit Diskretion und Resilienz zu arbeiten, proaktiv und verantwortungsbewusst zu handeln.
• Erfahrung im Umgang mit digitalen Archiven und im Betrieb von Dokumentenmanagementsystemen (idealerweise OpenText) sowie ein Verständnis für Sicherheits- und Compliance-Anforderungen haben.
• Über einen gültigen Führerschein und Erfahrung in professionellen Fahrrollen, vorzugsweise in diplomatischen oder exekutiven Kontexten, verfügen.

Unsere Mindestanforderungen für diese Stelle:

• Diplom einer abgeschlossenen Ausbildung auf Bachelor-Niveau oder gleichwertig oder – in Ausnahmefällen – gleichwertige Berufserfahrung.
• Praktische Kenntnisse in zwei Amtssprachen; alternativ praktische Kenntnisse in einer Amtssprache (mit der Bereitschaft, die fehlende Sprache zu lernen und innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens das Niveau B2 zu erreichen).
• Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten der Europäischen Patentorganisation.

Prozess:

Kandidaten werden gebeten, einen aktualisierten Lebenslauf hochzuladen und ihre Motivation im vorgesehenen Bewerbungsfeld (Zeichenlimit 4000) darzulegen. Wenn gewünscht, kann das Motivationsschreiben auch als Word- oder PDF-Anhang unter "Bewerbungsdokument" in SuccessFactors hochgeladen werden. In diesem Fall geben Sie bitte im vorgesehenen Feld "Bitte auf das angehängte Motivationsschreiben verweisen" an.

Der erfolgreiche Kandidat wird auf der Grundlage von Qualifikationen, Kompetenzen, Berufserfahrung und Sprachkenntnissen ausgewählt, ergänzt durch Interviews, Tests und/oder einen Persönlichkeitstest. Eine Reserveliste kann erstellt werden, falls mehr Kandidaten als erforderlich zu diesem Zeitpunkt als geeignet erachtet werden. Solche Reservelisten sind 18 Monate gültig, und Reservelistenkandidaten können kontaktiert werden, sollte während dieses Zeitraums eine Vakanz mit einem erheblich ähnlichen Profil entstehen.

Weitere Informationen darüber, wie wir rekrutieren, finden Sie auf unserer EPO-Job- und Karriereseite.

Wichtige Informationen:

• Berufsgruppe: 5
• Grad: G7 bis G9 (netto (Basis-)Monatsgehalt* für diese Vakanz: EUR 7.076 bis 8.931, abhängig von der Erfahrung)
• Dauer der Anstellung: Fünf Jahre, mit der Möglichkeit der Verlängerung
• Karriereweg: Technisch
• Standort: München
• Bewerbungsfrist: 12.03.2026
• Geplante Interviews: 18.03.2026 – 24.03.2026

* nach Abzug der internen EPO-Steuer und vor Abzug der Mitarbeiterbeiträge zur Sozialversicherung und Rentenversicherung.

Wir begrüßen alle Bewerbungen für offene Stellen. Wir berücksichtigen jede aufgrund ihrer beruflichen Verdienste – unabhängig von Nationalität, ethnischer Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Familienstand, Behinderung, elterlichen Verpflichtungen, Alter, Religion oder Glauben.

Warum zu uns kommen?

• Seien Sie Teil der Transformation des EPA und ermöglichen Sie Innovation.
• Arbeiten Sie mit inspirierenden Menschen aus verschiedenen Kulturen.
• Entwickeln Sie sich weiter und stellen Sie sich einer intellektuellen Herausforderung.

Was ist für Sie drin?

• Ein wettbewerbsfähiges Gehalt.
• Familienfreundliche Vorteile.
• Eine gute Work-Life-Balance.
• Großzügige Flexibilitätsoptionen.
• Umzugsvorteile und verschiedene Zulagen.
• Beitragsorientierte Krankenversicherung und Rentensysteme.
• 30 Tage Urlaub pro Jahr.
• Kostenloser Zugang zum Fitnessstudio.
• Soziale Aktivitäten und Clubs.

Wer wir sind:

Wir sind das Patentamt für Europa. Wir sind stolz darauf, hochwertige Patente und effiziente Dienstleistungen zu liefern, die Innovation, Wettbewerbsfähigkeit und wirtschaftliches Wachstum fördern.

Unsere Vision:

Wir werden unser Personal befähigen und motivieren, weltweit Standards im geistigen Eigentum zu setzen. Unser Büro wird effektiv und transparent sein, auf die Bedürfnisse unserer Nutzer reagieren und agil mit den sich ändernden Anforderungen und Bedingungen eines dynamischen globalen Patentsystems umgehen. Unsere Arbeit wird zu einer sichereren, intelligenteren und nachhaltigeren Welt beitragen.

Unsere Werte:

Alle unsere Beziehungen innerhalb unseres Büros und zu Partnern auf der ganzen Welt werden durch Vertrauen, Fairness, gegenseitigen Respekt, Anpassungsfähigkeit, Zusammenarbeit und ein Engagement für Exzellenz gedeihen.

Unser Arbeitsumfeld:

Wir glauben, dass Vielfalt grundlegend für unseren Erfolg ist. Unser inklusives Arbeitsumfeld respektiert, schätzt und feiert unsere individuellen Unterschiede. Wir möchten, dass Sie Sie selbst bei der Arbeit sind. Begleiten Sie uns auf dieser spannenden Reise zu einer digitaleren, kollaborativeren und nachhaltigeren Organisation.