IT Implementation Support Administrator (m/f/d)

Als digitale Transformation die tägliche Arbeit umgestaltet, benötigen Organisationen zuverlässige Technologiepartner. BIT bietet eine Struktur mit definierten Verantwortlichkeiten, um die Effizienz und Effektivität von IT-Aktivitäten zu unterstützen und konsistente Geschäftsdienste bereitzustellen, während ein Arbeitsplatz gefördert wird, in dem die Beiträge der Mitarbeiter anerkannt und geschätzt werden.

Im Europäischen Patentamt (EPA) durchlaufen wir eine umfassende Transformation, um eine DevOps-Praxis aufzubauen, agile Prinzipien zu verankern, grüne Technologien zu übernehmen und künstliche Intelligenz zu nutzen. Unsere Mission ist es, Innovation, Wettbewerbsfähigkeit und wirtschaftliches Wachstum in ganz Europa zu unterstützen. Wir nehmen Innovation ernst und sind voll und ganz unserer digitalen Transformation verpflichtet. Der strategische Plan 2028 des EPA verstärkt unser Engagement für Nachhaltigkeit, indem er unsere Belegschaft durch moderne HR-Praktiken einbindet und ermächtigt. Die Strategie konzentriert sich auf die Anwerbung und Entwicklung von Talenten, die Unterstützung von Mobilität und Flexibilität, die Bereitstellung ansprechender Arbeitsräume und die Sicherstellung, dass das EPA eine führende Institution im Bereich des geistigen Eigentums bleibt.

Die IT-Kooperationsdirektion erleichtert nahtlose technische Zusammenarbeit zwischen nationalen Patentämtern (NPA), um qualitativ hochwertige Dienstleistungen, effiziente Prozesse und ein harmonisiertes Patentsystem für die Nutzer des europäischen Patentsystems sicherzustellen. Das Team für IT-Kooperationsimplementierung ist eine multidisziplinäre Gruppe, die mit nationalen Ämtern und IP-Organisationen zusammenarbeitet, um moderne IT-Tools zu entwickeln, umzusetzen und zu warten. Im gesamten Projektlebenszyklus koordiniert das Team mit den Stakeholdern, um Lösungen gemeinsam zu erstellen, bereitzustellen, zu unterstützen und zu verbessern. Unsere Mission ist es, alle patentbezogenen Prozesse zu rationalisieren und zu vereinfachen, indem wir starke IT-Kooperationsinitiativen verwalten, die die Interoperabilität zwischen dem EPA und seinen Partnerbüros verbessern. Dazu gehört ein umfassendes Programm zur Modernisierung und Digitalisierung der Abläufe der Partnerbüros, die Unterstützung von Werkzeugen von der Antragseinreichung bis zur Erteilung und Veröffentlichung, die Überwachung des globalen Rollouts eines fortschrittlichen Suchwerkzeugs und die Förderung des Einsatzes von KI.

Wir suchen hochmotivierte, erfahrene Experten, die selbstständig arbeiten können und über modernstes Wissen in der IT-Kooperationsdirektion verfügen.

Mit uns werden Sie:

• als Teil eines multidisziplinären Teams an IT-Kooperationsinitiativen mitarbeiten, die mit den strategischen Zielen der Europäischen Patentorganisation übereinstimmen
• die Vorbereitung und Umsetzung von IT-Kooperationslösungen bei NPA leiten, die den gesamten Lebenszyklus abdecken, von der technischen Bewertung bis zur operativen Bereitstellung
• lösungen analysieren, anpassen und technisch konfigurieren, um lokale betriebliche, rechtliche und infrastrukturelle Anforderungen zu erfüllen und die Produktionsbereitschaft und Eignung sicherzustellen
• als technischer Implementierungsleiter agieren, Installation, Konfiguration, Integration, Tests und Go-Live-Aktivitäten in enger Zusammenarbeit mit NPA und internen IT-Kollegen koordinieren
• technische Expertise während des gesamten Lebenszyklus der Lösung bereitstellen, einschließlich Fehlersuche, Leistungsoptimierung, Dokumentation und operativer Übergabe, um stabile und wartbare Systeme sicherzustellen
• lokale Implementierungen und technische Aktivitäten mit allen Stakeholdern koordinieren, eng mit Business-Analysten, Lösungsarchitekten, Entwicklern, DevOps-Teams, Projektmanagern, externen Auftragnehmern und Partnerbüros zusammenarbeiten
• komplexe oder risikobehaftete Projekte initiieren, managen und abschließen, dabei angemessene Governance und Lieferung sicherstellen und gleichzeitig Kontrolle über Umfang, Zeitpläne, Budget, Ressourcen, Risiken und Qualität behalten

Bewerben Sie sich, wenn Sie:

• nachweisliche Erfahrung in der IT-Projektlieferung haben, die praktische Implementierungsverantwortung mit strukturierten Projektmanagementpraktiken kombiniert
• ein solides Verständnis der Prozesse des geistigen Eigentums und der damit verbundenen Verfahren oder die nachgewiesene Fähigkeit haben, schnell Fachwissen in einem regulierten, internationalen Umfeld zu erwerben
• Erfahrung in der Bereitstellung und Unterstützung von IT-Lösungen in der Produktion haben, idealerweise in mehreren nationalen oder internationalen Organisationen mit heterogenen IT-Landschaften
• praktische Erfahrung mit agilen und/oder hybriden Lieferansätzen (z.B. Scrum, iterative Lieferung, inkrementelle Rollouts) in komplexen Stakeholder-Umgebungen haben
• technisches Verständnis moderner IT-Architekturen, einschließlich cloudbasierter Lösungen, Integrationskonzepte und betrieblicher Überlegungen haben
• eine ergebnisorientierte und lösungsorientierte Denkweise haben, mit der Fähigkeit, Prioritäten und Ansätze in einem sich schnell entwickelnden, lieferfokussierten Umfeld anzupassen
• starke Fähigkeiten im Stakeholder-Management besitzen, Takt, Diplomatie und kulturelles Bewusstsein im Umgang mit nationalen Ämtern, internen Teams und externen Partnern demonstrieren

Unsere Mindestanforderungen für diese Stelle:

• Diplom eines abgeschlossenen Studiums auf Master-Niveau oder – in Ausnahmefällen – gleichwertige Berufserfahrung
• Allgemein ausgezeichnete Kenntnisse (mindestens C1) einer Amtssprache (Englisch, Französisch und Deutsch) und die Fähigkeit, die anderen beiden zu verstehen; alternativ ausgezeichnete Kenntnisse (mindestens C1) von mindestens einer Amtssprache (in solchen Fällen wäre die Bereitschaft erforderlich, die fehlenden Sprache(n) zu lernen und innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens das Niveau B2 zu erreichen)
• Staatsangehörigkeit eines der Mitgliedstaaten der Europäischen Patentorganisation

Prozess:

Kandidaten werden gebeten, einen aktualisierten Lebenslauf hochzuladen und ihre Motivation im vorgesehenen Bewerbungsfeld (Zeichenlimit 4000) darzulegen. Wenn gewünscht, kann das Motivationsschreiben auch als Word- oder PDF-Anhang unter "Bewerbungsdokument" in SuccessFactors hochgeladen werden. In diesem Fall geben Sie bitte im vorgesehenen Feld "Bitte auf das angehängte Motivationsschreiben verweisen" an. Der erfolgreiche Kandidat wird auf der Grundlage von Qualifikationen, Kompetenzen, Berufserfahrung und Sprachkenntnissen ausgewählt, ergänzt durch Interviews, Tests und/oder einen Persönlichkeitstest. Eine Reserveliste kann erstellt werden, falls mehr Kandidaten als erforderlich zu diesem Zeitpunkt als geeignet angesehen werden. Solche Reservelisten sind 18 Monate gültig, und Reservelistenkandidaten können kontaktiert werden, sollte während dieses Zeitraums eine Vakanz mit einem wesentlich ähnlichen Profil entstehen. Weitere Informationen darüber, wie wir rekrutieren, finden Sie auf unserer EPO-Job- und Karriereseite.

Wichtige Informationen:

• Jobgruppe: 4
• Grad: G7 bis G10 (netto (Basis-)Monatsgehalt für diese Vakanz: EUR 6.375 bis 10.164, abhängig von Erfahrung und Standort)
• Dauer der Ernennung: Fünf Jahre, mit der Möglichkeit der Verlängerung
• Karriereweg: Technisch
• Standort: Büroweit
• Bewerbungsfrist: 15. April 2026
• Geplante Interviews: 4.-8. Mai 2026

Wir begrüßen alle Bewerbungen für vakante Stellen. Wir betrachten jede auf ihren beruflichen Verdiensten – unabhängig von Nationalität, ethnischer Herkunft, Geschlecht, sexueller Orientierung, Familienstand, Behinderung, elterlichen Verpflichtungen, Alter, Religion oder Glauben.