Programme Coordination Administrator

Gehalts- und Einstufung: Einstufung B5 EUR 80.631 (Bonn, Deutschland) oder GBP 63.134 (Reading, UK) NET Jahresgrundgehalt + weitere Vorteile

Bewerbungsfrist: 06.07.2026

Standort: Bonn, Deutschland oder Reading, UK

Vertragsdauer: Erster Vertrag bis zum 30. September 2028, mit Möglichkeit der Verlängerung

Wir suchen einen zuverlässigen und gut organisierten Administrator mit starkem Augenmerk auf Details und einem strukturierten Arbeitsansatz, um ein neues Team zu unterstützen, das sich auf die reibungslose Durchführung von Teamoperationen durch qualitativ hochwertige administrative Unterstützung konzentriert.

Ihre Rolle

Als Programmkoordinationsadministrator werden Sie operationale, administrative und koordinierende Unterstützung für das Programmkoordinationsteam (PCT) bieten. Die Rolle konzentriert sich auf die Unterstützung der Organisation, Nachverfolgung und strukturierte Handhabung von Daten und Informationen, die für die Programmplanung, Koordination und Berichterstattung erforderlich sind. Sie tragen zur reibungslosen Funktion des PCT bei, indem Sie sicherstellen, dass Dokumentation, Tracker, administrative Aufgaben und Zeitpläne genau, aktuell und ordnungsgemäß gepflegt werden. Die Stelle beinhaltet keine Verantwortung für die Programmdurchführung, Priorisierung oder Entscheidungsfindung.

Ihr Team

Sie arbeiten innerhalb des Programmkoordinationsteams (PCT), einem zentralen Team, das die Koordination der ECMWF-Programme über die Geschäftsbereiche und Unternehmensfunktionen hinweg unterstützt. Das PCT arbeitet mit einer Reihe interner Stakeholder, einschließlich technischer Teams und Unternehmensdienste, um Planungszyklen, Ressourcenkoordination und Berichterstattungsaktivitäten zu unterstützen. Sie arbeiten unter der Aufsicht des Leiters des PCT und bieten tägliche administrative Unterstützung für das Team.

Ihre Verantwortlichkeiten

• Pflegen und Aktualisieren von Koordinationstools und Trackern (z. B. Zeitpläne, Meilensteine, Aktionslisten, Risiken oder Abhängigkeiten) basierend auf Informationen, die von den verantwortlichen Teams bereitgestellt werden.
• Unterstützen der funktionsübergreifenden operativen Planung, um Programmzeitpläne, Beschaffungsfristen und Eingaben von unterstützenden Funktionen abzustimmen, indem Standardvorlagen und Koordinationstools entwickelt und verwendet werden.
• Unterstützen von Berichts- und Planungsaktivitäten durch das Sammeln, Konsolidieren, Qualitätsprüfen und Formatieren von Informationen aus vereinbarten Quellen und Systemen, z. B. Power BI, SharePoint, JIRA und anderen Systemen, um Konsistenz und Vollständigkeit sicherzustellen.
• Nachverfolgen der Einreichung von Eingaben für Berichte oder Koordinierungsübungen und Nachverfolgen fehlender oder überfälliger Informationen.
• Pflegen von Dokumentenarchiven und gemeinsamen Arbeitsbereichen, um sicherzustellen, dass Dokumente strukturiert, versionskontrolliert und aktuell gehalten werden.
• Unterstützen der routinemäßigen Kommunikation und des Informationsaustauschs zwischen Teams, indem Sie bei Koordinationsaufgaben und administrativen Nachverfolgungen helfen.
• Verwenden von Standard-Digitalwerkzeugen, einschließlich Dashboards und KI-unterstützten Produktivitätsfunktionen, wo dies angemessen ist, um administrative Effizienz und Organisation zu unterstützen.
• Bereitstellen administrativer Unterstützung für das Programmkoordinationsteam, einschließlich der Organisation von Meetings, Terminplanung, Dokumentenvorbereitung, Verteilung und Nachverfolgung.
• Unterstützen der Entwicklung, Pflege und Verbesserung von Koordinationstools, wie Trackern, Vorlagen, Workflows, Best Practices und interner Richtliniendokumentation, um harmonisierte Arbeitsweisen zu fördern.

Was wir suchen

Wir suchen einen zuverlässigen und gut organisierten Administrator mit starkem Augenmerk auf Details und einem strukturierten Arbeitsansatz. Sie sind damit vertraut, Koordinationsaktivitäten in einem Umfeld mit mehreren Stakeholdern zu unterstützen und verstehen die Bedeutung von genauen Informationen, zeitgerechter Nachverfolgung und klarer Dokumentation. Sie arbeiten gewissenhaft innerhalb definierter Verantwortlichkeiten und können andere effektiv unterstützen.

Ihr Profil

Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie das relevante Profil und die Motivation haben, uns beizutreten, aber nicht genau alle oben genannten Fähigkeiten erfüllen, ermutigen wir Sie dennoch, sich zu bewerben.

• EQ6-Niveau oder höher oder gleichwertige Berufserfahrung.
• Erfahrung in einer multiabteilungs- oder strukturierten Organisationsumgebung ist von Vorteil.
• Vertrautheit mit dem öffentlichen Sektor oder zwischenstaatlichen Organisationen ist von Vorteil.
• Erfahrung in einer administrativen oder unterstützenden Rolle, vorzugsweise in einem organisatorischen oder koordinierenden Kontext.
• Erfahrung in Programm- oder Projektmanagementrahmen (z. B. Risikologbücher, Problemmeldungen, Planungszyklen usw.).
• Kenntnisse in Standardbüro- und Kollaborationstools, wie Dokumentenmanagementsystemen, Excel, Berichts- und Dashboard-Tools (z. B. PowerBI).
• Gute organisatorische Fähigkeiten mit starkem Augenmerk auf Details.
• Fähigkeit, mehrere administrative Aufgaben und Fristen strukturiert und zuverlässig zu verwalten.
• Diskretion und Zuverlässigkeit beim Umgang mit internen und sensiblen Informationen.
• Bereitschaft und Vertrauen, digitale und KI-unterstützte Tools zur Unterstützung administrativer und koordinierender Aufgaben zu nutzen.
• Fließende Englischkenntnisse sind unerlässlich, da die Kandidaten effektiv auf Englisch arbeiten müssen.
• Vertrautheit mit Prozessen im öffentlichen Sektor oder internationalen Organisationen.
• Fließende Kenntnisse in Französisch, Deutsch oder Italienisch.