(Senior) Executive Assistant - based in Luxembourg

Diese Position ist in unserem Hauptsitz in Luxemburg angesiedelt und erfordert regelmäßige Büropräsenz. Die EIB bietet Ihnen die Möglichkeit, in einer wirklich internationalen und multikulturellen Umgebung zu leben und zu arbeiten. Wir bieten auch Unterstützung bei der Umsiedlung.

Die EIB, die Bank der Europäischen Union, sucht einen (Senior) Executive Assistant für ihre EIB Global Directorate (GLO) – Partnership for Impact Department (PFI) in ihrem Hauptsitz in Luxemburg. Dies ist eine Vollzeitstelle in der Gehaltsstufe 2/3, für die die EIB einen unbefristeten Vertrag anbietet. Panel-Interviews sind für Juli geplant.

Bereitstellung von hochrangiger exekutiver Unterstützung für den Direktor der PFI-Abteilung, Interaktion mit einer Vielzahl von hochrangigen Interessengruppen. Als Schlüsselakteur für den effektiven Betrieb der Abteilung fungieren und direkt zu deren Effizienz, Koordination und Gesamterfolg beitragen.

Der (Senior) Executive Assistant berichtet an den Direktor der PFI-Abteilung und arbeitet eng mit den Abteilungsleitern zusammen. Die Rolle umfasst regelmäßige Interaktionen mit den Büros der Mitglieder des Managementausschusses, anderen Direktionen und externen Partnern.

• Als primärer Ansprechpartner für den Abteilungsleiter in sensiblen, komplexen und vertraulichen Angelegenheiten fungieren.
• Die Agenda des Abteilungsleiters verwalten und koordinieren, einschließlich Priorisierung, Terminplanung und Organisation von Meetings und Dienstreisen.
• Eingehende Korrespondenz sichten, priorisieren und nachverfolgen, um zeitnahe Antworten und qualitativ hochwertige Ergebnisse für Dokumente, die Genehmigung oder Unterschrift erfordern, sicherzustellen.
• Briefings, Notizen, Korrespondenz und Präsentationen vorbereiten und finalisieren, um Klarheit, Genauigkeit und Übereinstimmung mit internen Verfahren sicherzustellen.
• Effektiven Informationsfluss innerhalb der PFI-Abteilung und zwischen dem Büro des Abteilungsleiters und anderen Diensten fördern, einschließlich Koordination mit EU-Institutionen, Geldgebern und externen Partnern.
• Die Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung von Abteilungsmeetings unterstützen, einschließlich der Überwachung von Aktionspunkten und Fristen.
• Teams- und SharePoint-Bereiche pflegen und aktualisieren, um effektives Dokumentenmanagement und Zusammenarbeit zu unterstützen.
• Zur Prozessoptimierung beitragen, Verbesserungen vorschlagen und Kollegen bei administrativen Verfahren und Best Practices unterstützen.
• Die höchsten Standards an Vertraulichkeit, Diskretion und Professionalität wahren.

• Sekundarschulbildung, ergänzt durch eine 2-jährige Zertifizierung in einem relevanten Bereich (z.B. Sekretariatsstudien, Betriebswirtschaft usw.) oder Sekundarschulbildung mit gleichwertiger Erfahrung in einem relevanten Bereich.
• Mindestens fünf Jahre relevante Berufserfahrung; Erfahrung als Executive Assistant, der einen hochrangigen Manager in einem komplexen Umfeld unterstützt, wäre von Vorteil.
• Nachgewiesene Erfahrung im Umgang mit vertraulichen und streng vertraulichen Informationen.
• Gutes Verständnis institutioneller oder unternehmerischer Umgebungen, mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen, den Kontext und Prioritäten über administrative Aufgaben hinaus zu verstehen und Informationsflüsse effektiv zu steuern.
• Ausgezeichnete organisatorische und Planungsfähigkeiten, mit der Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen und unter Druck zu arbeiten.
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten und die Fähigkeit, mit verschiedenen Interessengruppen zu interagieren.
• Ein hohes Maß an Autonomie, Zuverlässigkeit, Diskretion, Proaktivität und Serviceorientierung.
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, Teams, SharePoint.
• Fließende Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Kenntnisse in Französisch wären von Vorteil (jede andere EU-Sprache wäre von Vorteil).

Wir stellen und schätzen Talente mit einzigartigen Eigenschaften und schaffen ein Arbeitsumfeld, in dem sie sie selbst sein können. Wir glauben, dass Vielfalt, Gleichheit und Inklusion uns zu einer leistungsstarken und innovativen Organisation machen. Wir ermutigen alle geeigneten und qualifizierten Kandidaten, sich zu bewerben, unabhängig von Geschlechtsidentität/-ausdruck, Alter, rassischem, ethnischem und kulturellem Hintergrund, Religion und Glauben, sexueller Orientierung, Behinderung oder Neurodiversität.

Wenn Sie während des Rekrutierungsprozesses aufgrund einer Behinderung, Neurodivergenz oder einer chronischen Erkrankung angemessene Unterstützung benötigen, wenden Sie sich bitte an das Rekrutierungsteam der EIB, das Ihre Anfrage entsprechend bearbeiten wird.

Durch die Bewerbung auf diese Position erkennen Sie die Bedeutung der Sicherheit und Integrität der Informationen der EIB-Gruppe an. Im Falle einer Auswahl für die Position stimmen Sie zu, alle Maßnahmen (Richtlinien, Kontrollen, Dokumentenklassifizierung und -management) einzuhalten, die von der EIB-Gruppe implementiert wurden, um eine unbefugte Offenlegung von Informationen oder Schäden am Ruf der EIB-Gruppe zu verhindern.

Frist für Bewerbungen: 10. Juni 2026