Course and Conference Officer

Wir stellen ein! Wir suchen eine neue Ergänzung für unser 12-köpfiges Veranstaltungsteam im Kurs- und Konferenzbüro am EMBL Heidelberg. Sie werden Teil der Mission des EMBL, herausragende Schulungsveranstaltungen für die Lebenswissenschaften anzubieten und damit den führenden Treffpunkt für Biologen in Europa zu schaffen. Schließen Sie sich dem Team an, das ein erstklassiges Programm internationaler Konferenzen, Kurse und Veranstaltungen im beeindruckenden Advanced Training Centre (ATC) liefert. Das ATC ist die speziell für wissenschaftliche Konferenzen, Schulungen und Veranstaltungen gebaute Einrichtung des EMBL, die sich um ein großes Auditorium, Feuchtlabore und computerbasierte Schulungsräume gruppiert und mit sozialen Räumen ausgestattet ist, die Networking und Zusammenarbeit fördern.

Wenn Sie über solide Erfahrung im Eventmanagement verfügen und uns zwischen jetzt und Sommer in Heidelberg unterstützen können, freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen. Eine Mischung aus Projektmanagement- und Softwarekenntnissen für die Organisation hybrider Online-/Präsenzveranstaltungen ist ideal. Unser Team arbeitet von Büros über dem Veranstaltungsort mit Blick auf den Wald. Wir arbeiten flexibel vor Ort und remote, je nach Bedarf des Veranstaltungsprogramms.

Ihre Rolle

• Im Veranstaltungsteam sind Sie verantwortlich für die operative Durchführung Ihrer eigenen zugewiesenen Konferenzen, Kurse und Veranstaltungen.
• Unterstützen und leiten Sie die wissenschaftlichen Organisatoren durch die organisatorischen Phasen jedes Projekts: von Kick-off-Meetings über die Programmgestaltung bis zur Durchführung vor Ort.
• Vernetzen und kommunizieren Sie mit wissenschaftlichen Referenten und Trainern über den gesamten Lebenszyklus von 1 bis 2 Jahren jedes Kurses oder jeder Konferenz.
• Seien Sie der Ansprechpartner für Ihre Teilnehmer weltweit, beginnend mit der Anmeldung bis zur Rückkehr nach der Veranstaltung.
• Verwenden Sie Eventmanagement-Software und Datenbanken zur Verwaltung von Konferenzanmeldungen, Kursanträgen, Abstracts und Bewertungen.
• Überwachen Sie die Budgets der Veranstaltungen, verwalten Sie Kosten, verfolgen Sie Anmeldungen und bearbeiten Sie Ausgaben von Referenten, um sicherzustellen, dass alles im finanziellen Rahmen bleibt.
• Bereiten Sie finanzielle und statistische Berichte vor, verwalten Sie Zuschusszuweisungen und sammeln Sie Informationen für Geldgeber und Partner.
• Pflegen und aktualisieren Sie Inhalte auf den Veranstaltungswebseiten.
• Koordinieren Sie alle Logistik, von Catering und technischer Einrichtung bis hin zu Transport, Reisen und Unterkünften.
• Planen Sie die nicht-wissenschaftlichen Inhalte der Veranstaltung: Networking-Sitzungen, Touren, Konferenzpartys mit Live-Bands und Abendessen in der Stadt.
• Arbeiten Sie mit Ihrem Marketing-Teampartner zusammen, um Werbematerialien zu erstellen und Kampagnen für die Veranstaltungen durchzuführen.
• Leiten Sie die Durchführung Ihrer Veranstaltungen vor Ort und koordinieren Sie alles, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten, und unterstützen Sie Ihre Kollegen bei ihren Veranstaltungen.
• Tragen Sie zu Projekten und Arbeitsgruppen bei, um unsere Veranstaltungsabläufe innovativ zu halten.
• Entwickeln und pflegen Sie starke Beziehungen zu internen Teams, externen Partnern und Dienstleistern.
• Erledigen Sie administrative Aufgaben, die für die Rolle erforderlich sind.
• Es besteht die Notwendigkeit, einige Abende und Wochenenden zu arbeiten und Schichten zu übernehmen, um das Veranstaltungsprogramm durchzuführen.

Sie haben

• Erfahrung in der Veranstaltungskoordination, Konferenzplanung, Kursen oder ähnlichen Projekten, die Ihnen die Fähigkeiten geben, im geschäftigen Veranstaltungsprogramm des EMBL erfolgreich zu sein.
• Wir suchen begeisterte Teamplayer, die gut darin sind, sich selbst zu organisieren, mehrere Aufgaben zu jonglieren und alles reibungslos am Laufen zu halten.
• Starke administrative, koordinative und kundenorientierte Fähigkeiten helfen Ihnen, effektiv zu kommunizieren und Vertrauen zu Wissenschaftlern, Kunden und Kollegen aufzubauen.
• Vollständige Englischkenntnisse sind ein Muss.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook und Excel.
• Erfahrung im Umgang mit Datenbanken, Content-Management-Systemen und Registrierungsplattformen.
• Schnelle Auffassungsgabe für neue Software und Systeme.
• Exzellente Zeitmanagementfähigkeiten – Sie können multitasken und unter Druck ruhig bleiben.
• Ein natürlicher Kommunikator, der gut darin ist, Beziehungen aufzubauen.
• Scharfe Aufmerksamkeit für Details.
• Ein Abschluss (insbesondere in einem veranstaltungsbezogenen Bereich), andere relevante Qualifikationen oder gleichwertige Erfahrungen.

Sie könnten auch haben

• Wir arbeiten auf Englisch, aber einige Deutschkenntnisse können von Vorteil sein.

Vertragsdauer: 3 Jahre, verlängerbar auf maximal 9 Jahre. Mit klaren Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb des Teams.

Gehalt: Stufe 4 - monatliches Gehalt abhängig von Erfahrung und Ausbildung, beginnend bei 3.704 EUR nach Steuern (exkl. Renten- und Krankenversicherungsbeiträge).

Zusätzliche Informationen

• Die ersten Interviews werden virtuell und kurz nach dem Stichtag stattfinden, voraussichtlich in der Woche ab dem 14. Juni.
• Die zweite Phase der Vor-Ort-Interviews findet in Heidelberg etwa eine Woche später statt, voraussichtlich in der Woche ab dem 21. Juni.

Warum zu uns kommen

Das EMBL ist neugiergetrieben, gemeinschaftsorientiert und international. Als inklusiver Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, glauben wir, dass Vielfalt es uns ermöglicht, effektiver zusammenzuarbeiten und innovativ in unseren Ansätzen zu sein. Daher setzen wir uns dafür ein, eine inklusive und flexible Kultur zu schaffen - eine, in der jeder sein volles Potenzial ausschöpfen und einen positiven Beitrag zu unserer Organisation leisten kann. Wir ermutigen Bewerbungen von Personen, die unser bestehendes Team ergänzen können – wir glauben, dass Erfolg auf Teams basiert, deren Hintergründe und persönliche Erfahrungen die Vielfalt der Bevölkerungen widerspiegeln, die unsere Wissenschaft bedient. Wir ermutigen aktiv Bewerbungen von allen Geschlechtern und Kulturen, ethnischen Gruppen und allen Demografien, um zu helfen, Vorurteile und Versäumnisse an diesem transformativen Punkt in unserer Personalstrategie zu vermeiden.

Genießen Sie viele Vorteile:

• Finanzielle Anreize: Steuerfreies Gehalt, monatliche Familien-, Kinder- und Nichtansässigenzulagen, jährliche Gehaltsüberprüfung, Rentenversicherung, Todesfallleistungen, Langzeitpflege, Unfallversicherung und Arbeitslosenversicherung.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Private Krankenversicherung für Sie und Ihre unmittelbare Familie (einschließlich aller Rezepte und großzügiger Zahn- & Augenversicherung).
• Großzügige Freizeit: 30 Tage Jahresurlaub pro Jahr, zusätzlich zu den Feiertagen.
• Umzugspaket einschließlich Installationszuschuss (falls zutreffend).
• Campusleben: Kostenloser Shuttlebus (Heidelberg), Bibliothek, subventionierte Cafeteria vor Ort, legere Kleiderordnung, umfangreiche Sport- und Freizeitaktivitäten (auf dem Campus und remote).
• Familienleistungen: Kindergarten (Heidelberg), 10 Tage Kinderkrankheit, großzügige bezahlte Mutterschafts-/Elternzeit und monatliche Familien- & Kindergeldzulagen.
• Vorteile für internationale Neuankömmlinge: Visafreiheit, Bildungszuschuss für private Schulen, finanzielle Unterstützung für Reisen in Ihr Heimatland alle zwei Jahre und eine monatliche Nichtansässigenzulage.

Für detaillierte Informationen besuchen Sie bitte unsere Seite zu den Mitarbeiterbenefits.

Was Sie sonst noch wissen müssen

• Internationale Bewerber: Wir rekrutieren international und erfolgreichen Kandidaten werden Visafreiheiten angeboten. Besuchen Sie unsere Seite für internationale Bewerber, um mehr zu erfahren.
• Das EMBL ist Unterzeichner von DORA. Erfahren Sie hier, wie wir die DORA-Prinzipien auf unsere Rekrutierungs- und Leistungsbewertungsprozesse anwenden.
• Vielfalt und Inklusion: Am EMBL glauben wir, dass vielfältige Teams Innovation und wissenschaftliche Exzellenz vorantreiben. Wir ermutigen Bewerbungen von Kandidaten aller Geschlechter, Identitäten, Nationalitäten und/oder anderer vielfältiger Hintergründe.

So bewerben Sie sich: Um sich zu bewerben, reichen Sie bitte ein Anschreiben und einen Lebenslauf über unser Online-System ein. Die Bewerbungen schließen um 23:59 Uhr MEZ am unten angegebenen Datum. Wir streben an, innerhalb von zwei Wochen nach dem Stichtag zu antworten.

Bewerbungsschluss: 31/05/2026