Grants Office Lead - EMBL Heidelberg

Das European Molecular Biology Laboratory (EMBL) sucht einen erfahrenen und strategischen Grants Office Lead, um das Grants Office an seinem Hauptsitz in Heidelberg, Deutschland, zu leiten. In dieser Rolle unterstützen Sie die weltweit führende wissenschaftliche Gemeinschaft von EMBL bei der Sicherung und Verwaltung bedeutender internationaler Forschungsfinanzierungen und helfen dabei, die Bereitstellung und Entwicklung hochwertiger Förderdienstleistungen in der gesamten Organisation zu gestalten.

Das Grants Office in Heidelberg bietet umfassende Unterstützung vor und nach der Vergabe an EMBL-Forscher und verwaltet ein erhebliches Portfolio externer Forschungsfinanzierungen. Jährlich unterstützt das Büro etwa 200 Förderanträge und überwacht mehr als 23 Millionen Euro an externen Zuschusseinnahmen aus über 250 aktiven Auszeichnungen. Das Finanzierungsportfolio von EMBL umfasst bedeutende europäische und internationale Geldgeber wie die Europäische Kommission, den Europäischen Forschungsrat, die Deutsche Forschungsgemeinschaft (DFG), das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF), das Land Baden-Württemberg sowie Organisationen wie die Chan Zuckerberg Initiative und das Human Frontiers Science Programme.

Sie werden ein Team von sechs Grants Officers leiten und strategische Aufsicht über den Lebenszyklus der Zuschüsse am Standort Heidelberg bieten. Sie arbeiten eng mit den Wissenschaftlern von EMBL zusammen, um Finanzierungsmöglichkeiten zu identifizieren, wettbewerbsfähige Vorschläge zu entwickeln und sicherzustellen, dass die vergebenen Zuschüsse gemäß den Anforderungen der Geldgeber verwaltet werden. In Zusammenarbeit mit der wissenschaftlichen Leitung von EMBL und Kollegen aus den Bereichen Finanzen, Personal, Recht, Compliance und EMBLEM (Technologietransfer) spielen Sie eine zentrale Rolle bei der Stärkung der Fähigkeit von EMBL, externe Forschungsfinanzierungen zu sichern und zu verwalten, und bei der Bereitstellung hervorragender Unterstützung für die Forschungsgemeinschaft.

Über standortspezifische Verantwortlichkeiten hinaus wird der Grants Office Lead zu initiativen auf EMBL-Ebene beitragen, indem er bewährte Praktiken teilt, Grants-Mitarbeiter betreut und die Entwicklung harmonisierter Prozesse und Richtlinien über die Standorte hinweg unterstützt. Der Stelleninhaber wird den Standort Heidelberg in der strategischen Planung und der standortübergreifenden Zusammenarbeit vertreten und eng mit den Grants Office Leads an anderen Standorten zusammenarbeiten.

Dies ist eine abwechslungsreiche und einflussreiche Rolle in einem dynamischen, internationalen Umfeld. Der erfolgreiche Kandidat hat die Autonomie, Prozesse zu verbessern, die Forscher von EMBL bei der Sicherung externer Mittel zu unterstützen und die Zukunft der Förderdienste in der gesamten Organisation mitzugestalten.

Ihre Rolle

• Bereitstellung von Linienmanagement, Mentoring und Unterstützung bei der beruflichen Entwicklung des Teams im Grants Office Heidelberg, wie vom Leiter des Grants Office delegiert.
• Unterstützung der Hauptforscher von EMBL Heidelberg und anderer Antragsteller für Stipendien oder Zuschüsse bei der Identifizierung externer Finanzierungsmöglichkeiten und der Erstellung hochwertiger Vorschläge.
• Überwachung der Verwaltung der vergebenen Zuschüsse, einschließlich der Einhaltung der Regeln der Geldgeber, Budgetüberwachung und fristgerechter Berichterstattung.
• Bereitstellung von Unterstützung, Schulung und Anleitung für Zuschussempfänger zu bewährten Verfahren im Zuschussmanagement.
• Unterstützung der Bemühungen zur Sicherstellung der Einhaltung der Anforderungen der Zuschussgeber am Standort Heidelberg und Förderung der Entwicklung von Richtlinien und Prozessen in diesem Bereich.
• Verwaltung der Überprüfung, Verhandlung und Finalisierung von Zuschussverträgen, Konsortialverträgen und verwandten Vertragsdokumenten in enger Zusammenarbeit mit den Rechtsdiensten von EMBL, EMBLEM (Technologietransfer) und weiteren Fachfunktionen.
• Überwachung von Änderungen in den Richtlinien der Geldgeber, Bewertung der Auswirkungen auf EMBL Heidelberg und Entwicklung von Aktionsplänen zur Behebung dieser.
• Überwachung der Nutzung der zuschussbezogenen Module der integrierten Forschungsinformations- und Finanzsysteme von EMBL.
• Beitrag zu Prozessverbesserungen und Harmonisierung der Zuschussverwaltung über die EMBL-Standorte hinweg sowie Förderung einer Kultur exzellenten Kundenservice.
• Unterstützung bei der Sammlung und Analyse von zuschussbezogenen Daten für interne Berichterstattung und strategische Entscheidungsfindung.
• Enge Zusammenarbeit mit Finanzen, Personal, Rechtsdiensten, Compliance, EMBLEM, wissenschaftlicher Leitung und anderen Teams am EMBL Heidelberg sowie Vertretung des Standorts in standortübergreifenden Diskussionen, Arbeitsgruppen und Initiativen, um eine konsistente und qualitativ hochwertige Servicebereitstellung über EMBL hinweg sicherzustellen.
• Aufbau und Pflege starker und proaktiver Beziehungen zu wichtigen Geldgebern und externen Interessengruppen.
• Unterstützung des Leiters der Grants bei der Gestaltung der Zuschussstrategie und der Dienstleistungsentwicklung von EMBL.
• Sicherstellung, dass das Grants Office Heidelberg in der Lage ist, seine Dienstleistungen entsprechend den sich entwickelnden Forschungsbedürfnissen und dem Finanzierungsumfeld von EMBL auszubauen.

Sie haben

• Wesentliche Qualifikationen & Erfahrung:
• Fortgeschrittene Abschlüsse (Master oder PhD) in einem relevanten Fachgebiet oder einem anderen Bereich, der für die Mission von EMBL relevant ist.
• Starke Erfahrung im Zuschussmanagement in einem wissenschaftlichen oder Forschungsumfeld.
• Nachweisliche Erfahrung in der Leitung und Entwicklung von Teams mit der Fähigkeit, Kollegen zu motivieren und zu inspirieren und eine positive und kollaborative Teamkultur zu fördern.
• Tiefgehendes Verständnis und Erfahrung im Management von Verträgen, der Bewertung von Compliance-Anforderungen und Richtlinien der Geldgeber sowie der Entwicklung interner Prozesse und Richtlinien.
• Praktische Erfahrung mit Forschungsmanagement- und Finanzsystemen.
• Exzellente zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, mit der Fähigkeit, effektiv mit der wissenschaftlichen und nicht-wissenschaftlichen Gemeinschaft, einschließlich externer Förderorganisationen, zu kommunizieren.
• Nachgewiesene Fähigkeit, komplexe Projekte zu managen, Arbeitslasten zu priorisieren und Probleme proaktiv zu lösen.
• Exzellente schriftliche und mündliche Englischkenntnisse und gute Deutschkenntnisse.

• Wünschenswerte Qualifikationen & Erfahrung:
• Postgradualer Abschluss (Master oder PhD) oder gleichwertige Berufserfahrung in einem wissenschaftlichen oder technischen Bereich.
• Vertrautheit mit geistigem Eigentum, Datenschutz und rechtlichen Aspekten des Zuschussmanagements.
• Finanzielle oder rechtliche Qualifikationen oder gleichwertige berufliche Ausbildung.
• Erfahrung in internationalen oder zwischenstaatlichen Forschungsumgebungen.
• Kenntnisse weiterer europäischer Sprachen (Französisch, Spanisch oder Italienisch).

Wesentliche Kompetenzen & Fähigkeiten:

• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten mit Liebe zum Detail und der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu balancieren.
• Engagement für die Entwicklung optimierter Prozesse und einer Kultur exzellenten Services für die wissenschaftliche Gemeinschaft.
• Starke analytische und numerische Fähigkeiten, einschließlich Kenntnisse in Microsoft Office (insbesondere Excel).
• Fähigkeit zur Überwachung von Personal- und Budgetplanung.
• Diplomatisch, diskret und geschickt im Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Informationen mit Diplomatie und Takt.

Die Arbeit bei EMBL bedeutet, Ihre Fähigkeiten und Energie für das Wohl der Wissenschaft einzusetzen. Als Europas Flaggschifflabor für die Lebenswissenschaften führt EMBL erstklassige Forschung an sechs Standorten durch und bietet ein internationales, interdisziplinäres und kollaboratives Umfeld.

Als Grants Office Lead in Heidelberg spielen Sie eine zentrale Rolle bei der Unterstützung der Wissenschaftler von EMBL bei der Sicherung und Verwaltung externer Mittel und tragen direkt zum Erfolg einer der weltweit führenden Forschungsorganisationen bei. Sie leiten ein engagiertes Team, arbeiten mit Kollegen an den EMBL-Standorten zusammen und interagieren mit wichtigen Geldgebern weltweit.

EMBL bietet einen unterstützenden, familienfreundlichen und integrativen Arbeitsplatz mit attraktiven Beschäftigungsbedingungen. Die Mitarbeiter genießen Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung, eine internationale Gemeinschaft und Einrichtungen vor Ort, darunter eine Kindertagesstätte, Bibliothek und Kantine.

Durch den Beitritt zu EMBL werden Sie Teil einer vielfältigen und kollegialen Organisation, die von Neugier und einem Engagement für Exzellenz in Wissenschaft und Service vereint ist.

Vertragsdauer: 5 Jahre (verlängerbar bis zu 9)

Gehalt: Grad 7 und abhängig von Qualifikationen und Erfahrung

Panel-Interviews werden voraussichtlich in der Woche ab dem 18. Mai 2026 stattfinden.

Warum zu uns kommen

EMBL ist neugiergetrieben, gemeinschaftsorientiert und international. Als inklusiver Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, glauben wir, dass Vielfalt es uns ermöglicht, effektiver zusammenzuarbeiten und innovativ in unseren Ansätzen zu sein. Wir sind daher bestrebt, eine inklusive und flexible Kultur zu schaffen - eine, in der jeder sein volles Potenzial ausschöpfen und einen positiven Beitrag zu unserer Organisation leisten kann. Wir ermutigen Bewerbungen von Personen, die unser bestehendes Team ergänzen können – wir glauben, dass Erfolg auf Teams basiert, deren Hintergründe und persönliche Erfahrungen die Vielfalt der Bevölkerungen widerspiegeln, die unsere Wissenschaft bedient. Wir ermutigen aktiv Bewerbungen aus allen Geschlechtern und Kulturen, ethnischen Gruppen und allen Demografien, um zu helfen, Vorurteile und Übersichten an diesem transformativen Punkt in unserer Personalstrategie zu vermeiden.

Genießen Sie viele Vorteile:

• Finanzielle Anreize: Steuerfreies Gehalt, monatliche Familien-, Kinder- und Nichtansässigenzulagen, jährliche Gehaltsüberprüfung, Rentenregelung, Todesfallleistung, Langzeitpflege, Unfallversicherung und Arbeitslosenversicherung.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Private Krankenversicherung für Sie und Ihre unmittelbare Familie (einschließlich aller Rezepte und großzügiger Zahn- & Augenversicherung).
• Großzügige Freizeit: 30 Tage Jahresurlaub pro Jahr, zusätzlich zu den Feiertagen.
• Umzugspaket einschließlich Installationsbeihilfe (falls zutreffend).
• Campusleben: Kostenloser Shuttlebus (Heidelberg), Bibliothek, subventionierte Kantine vor Ort, legere Kleiderordnung, umfangreiche Sport- und Freizeitaktivitäten (auf dem Campus und remote).
• Familienleistungen: Kindergarten (Heidelberg), 10 Tage Kinderkrankheit, großzügige bezahlte Mutterschafts-/Elternzeit und monatliche Familien- & Kinderzulagen.
• Vorteile für internationale Neuankömmlinge: Visafreiheit, Bildungsbeihilfe für private Schulen, finanzielle Unterstützung für Reisen zurück in Ihr Heimatland alle zwei Jahre und monatliche Nichtansässigenzulage.

Für detaillierte Informationen besuchen Sie bitte unsere Seite zu den Mitarbeiterbenefits hier.

Was Sie sonst noch wissen müssen

• Internationale Bewerber: Wir rekrutieren international und erfolgreichen Kandidaten werden Visafreiheiten angeboten. Besuchen Sie unsere Seite für internationale Bewerber, um mehr zu erfahren.
• EMBL ist Unterzeichner von DORA. Erfahren Sie, wie wir die DORA-Prinzipien auf unsere Rekrutierungs- und Leistungsbewertungsprozesse anwenden.
• Diversität und Inklusion: Bei EMBL glauben wir, dass vielfältige Teams Innovation und wissenschaftliche Exzellenz vorantreiben. Wir ermutigen Bewerbungen von Kandidaten aller Geschlechter, Identitäten, Nationalitäten und/oder anderer vielfältiger Hintergründe.

Wie bewerben: Um sich zu bewerben, reichen Sie bitte ein Anschreiben und einen Lebenslauf über unser Online-System ein. Die Bewerbungen schließen um 23:59 Uhr MEZ am unten angegebenen Datum. Wir streben an, innerhalb von zwei Wochen nach dem Schlusstag zu antworten.

Bewerbungsschluss: 04/05/2026