Auf einen Blick
- Aufgaben: Verantworte die Planung und Durchführung von Konferenzen und Veranstaltungen im Bereich Lebenswissenschaften.
- Unternehmen: EMBL Heidelberg, ein führendes Zentrum für biowissenschaftliche Schulungen und Konferenzen.
- Vorteile: Steuerfreies Gehalt, flexible Arbeitszeiten, private Krankenversicherung und 30 Tage Urlaub.
- Weitere Informationen: Vielfältige Karrieremöglichkeiten und ein unterstützendes, inklusives Arbeitsumfeld.
- Warum dieser Job: Werde Teil eines dynamischen Teams und gestalte internationale Events für Wissenschaftler.
- Qualifikationen: Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation und starke Kommunikationsfähigkeiten sind erforderlich.
Wir suchen 2 neue Mitglieder für unser 12-köpfiges Veranstaltungsteam im Kurs- und Konferenzbüro am EMBL Heidelberg. Sie werden Teil der Mission von EMBL, herausragende Schulungsveranstaltungen für die Lebenswissenschaften anzubieten und damit den führenden Treffpunkt für Biologen in Europa zu schaffen.
In Ihrem Aufgabenbereich im Veranstaltungsteam sind Sie verantwortlich für die gesamte Produktion Ihrer eigenen zugewiesenen Konferenzen, Kurse und Veranstaltungen. Zu Ihren Aufgaben gehören:
- Unterstützung und Anleitung der wissenschaftlichen Organisatoren durch die organisatorischen Phasen jedes Projekts: von Kick-off-Meetings über die Programmgestaltung bis zur Durchführung vor Ort.
- Verbindung und Kommunikation mit wissenschaftlichen Referenten und Trainern über den gesamten Lebenszyklus jedes Kurses oder jeder Konferenz.
- Erster Ansprechpartner für Ihre Teilnehmer weltweit, vom Zeitpunkt der Anmeldung bis zur Rückkehr nach der Veranstaltung.
- Nutzung von Veranstaltungsmanagement-Software und Datenbanken zur Verwaltung von Konferenzanmeldungen, Kursanträgen, Abstracts und Bewertungen.
- Überwachung der Veranstaltungsbudgets, Kostenmanagement, Verfolgung von Anmeldungszahlungen und Bearbeitung von Ausgaben der Referenten.
- Unterstützung bei Förderanträgen, Erstellung finanzieller und statistischer Berichte für Geldgeber und Partner.
- Aktualisierung und Pflege von Inhalten auf Veranstaltungswebseiten.
- Koordination aller Logistik, von Catering und technischer Einrichtung bis hin zu Transport, Reisen und Unterkünften.
- Planung des nicht-wissenschaftlichen Veranstaltungsinhalts: Organisation von Networking-Sessions, Touren, Konferenzpartys mit Live-Bands und Abendessen in der Stadt.
- Zusammenarbeit mit Ihrem Marketing-Teampartner zur Erstellung von Werbematerialien und Durchführung von Kampagnen für die Veranstaltungen.
- Leitung der Durchführung Ihrer Veranstaltungen vor Ort und Unterstützung Ihrer Kollegen.
- Beitrag zu Projekten und Arbeitsgruppen zur Förderung von Innovationen in unseren Veranstaltungsabläufen.
- Entwicklung und Pflege starker Beziehungen zu internen Teams, externen Partnern und Dienstleistern.
- Übernahme administrativer Aufgaben, die für die Rolle erforderlich sind.
Es ist erforderlich, gelegentlich abends und an Wochenenden zu arbeiten, um das Veranstaltungsprogramm zu realisieren.
Sie bringen mit:
- Erfahrung in der Veranstaltungskoordination, Konferenzplanung, Kursen oder ähnlichen Projekten.
- Enthusiasmus und Teamgeist sowie die Fähigkeit, sich selbst zu organisieren und mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen.
- Starke administrative, koordinative und kundenorientierte Fähigkeiten.
- Fließende Englischkenntnisse sind ein Muss.
- Sichere Anwendung von Microsoft Office, insbesondere Outlook und Excel.
- Erfahrung im Umgang mit Datenbanken, Content-Management-Systemen und Registrierungsplattformen.
- Ausgezeichnete Zeitmanagementfähigkeiten.
- Ein natürliches Talent für Kommunikation und Beziehungsaufbau.
- Ein scharfer Blick für Details.
- Ein Abschluss (insbesondere in einem veranstaltungsbezogenen Bereich) oder gleichwertige Erfahrung.
Wir bieten:
- Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit klaren Aufstiegsmöglichkeiten innerhalb des Teams.
- Ein Gehalt, das von der Erfahrung und Ausbildung abhängt, beginnend bei 3.812 EUR nach Steuern.
- Flexible Arbeitszeiten und ein umfassendes Leistungspaket.
Für detaillierte Informationen besuchen Sie bitte unsere Seite zu Mitarbeiterleistungen.
Um sich zu bewerben, reichen Sie bitte ein Bewerbungsschreiben und einen Lebenslauf über unser Online-System ein. Die Bewerbungsfrist endet am 03.11.2026 um 23:59 Uhr MEZ.
Course and Conference Officer in Heidelberg Arbeitgeber: European Molecular Biology Laboratory
Die European Molecular Biology Laboratory (EMBL) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine bedeutende Rolle in der Lebenswissenschaftsforschung spielt. Mit einem engagierten Team von über 1.900 Fachleuten in einer unterstützenden und innovativen Umgebung bietet EMBL-EBI nicht nur wettbewerbsfähige Gehälter und umfassende Sozialleistungen, sondern auch zahlreiche Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und zur Zusammenarbeit mit führenden Wissenschaftlern. Die Lage am Wellcome Genome Campus in Hinxton, umgeben von malerischer Landschaft, fördert eine entspannte Arbeitsatmosphäre und ein starkes Gemeinschaftsgefühl.
Kontaktdaten:
European Molecular Biology Laboratory Recruiting-Team
