Personal Assistant/Unit Administrator in Heidelberg

Sie werden eng mit dem Direktor der Scientific Core Facilities und Scientific Services sowie dem administrativen Assistenten der Einheit zusammenarbeiten, um alle organisatorischen und administrativen Aspekte der Abteilung zu unterstützen. Sie bieten administrative Unterstützung für den Direktor der Scientific Core Facilities und Scientific Services, alle Leiter der Core Facilities und Scientific Services sowie die gesamte Einheit, die aus etwa 80 Mitarbeitern besteht.

Der Personal Assistant & Unit Administrator bietet hochgradige administrative und organisatorische Unterstützung für den Direktor der Core Facilities und Scientific Services sowie umfassende administrative Unterstützung für die Einheit. Als erfolgreicher Kandidat werden Sie als zentrale Kontaktstelle für den Direktor und die Einheit fungieren, was hervorragende organisatorische Fähigkeiten, Diskretion, Genauigkeit und die Fähigkeit erfordert, mehrere Prioritäten in einem internationalen Umfeld zu managen.

Als Assistent des Direktors der Scientific Core Facilities und Scientific Services sind Sie verantwortlich für:

• Verwaltung des Kalenders, der Meetings und Termine des Direktors, einschließlich komplexer und zeitkritischer Planung,
• Vorbereitung von Meeting-Agenden, Briefing-Materialien und Protokollen sowie Nachverfolgung von erforderlichen Maßnahmen,
• Koordination interner und externer Meetings, Besuche und Veranstaltungen,
• als vertrauenswürdiger Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder zu agieren.

Zusätzlich organisieren Sie Veranstaltungen mit mehreren Teilnehmern, die mit der Einheit verbunden sind, wie z.B. Rückzüge der Leiter der Core Facilities. Sie sammeln jährliche Nutzermetriken und erstellen Benutzerstatistiken für Präsentationen und umfangreiche Dokumentationen. Sie unterstützen bei logistischen und terminlichen Arrangements für Neueinstellungen.

Darüber hinaus bieten Sie administrative Unterstützung für die Leiter der Core Facilities und die Einheit:

• Überwachung der Verwaltung der Einheit,
• Entwurf und Verwaltung von Kommunikationsankündigungen der Core Facilities an das Personal,
• Genehmigung von Rechnungen und Einkäufen zur Zahlung/Beschaffung,
• Buchung und Bearbeitung von Reisen, Sendungen und Erstattungen für das Einheitspersonal.

Der Unit Administrator fungiert als zentraler Ansprechpartner der Einheit und bietet wherever erforderlich sekretarielle Unterstützung und Hilfe.

Die Stelle erfordert hervorragende sekretarielle, administrative und organisatorische Fähigkeiten, Diskretion und Respekt vor Vertraulichkeit, Aufmerksamkeit für Details und die Fähigkeit, mehrere parallele Aufgaben zu erledigen. Interkulturelle Kompetenzen und eine stark serviceorientierte Denkweise sind ein Muss.

Als unser idealer Kandidat verfügen Sie über relevante Ausbildung, Schulung und Berufserfahrung, vorzugsweise in einem schnelllebigen internationalen oder wissenschaftlichen Umfeld. Neben fließenden Englischkenntnissen in Wort und Schrift sind gute Deutschkenntnisse sehr wünschenswert. Starke Fähigkeiten in gängiger Bürosoftware sind erforderlich. Hervorragende zwischenmenschliche Fähigkeiten sind unerlässlich, ebenso wie die Fähigkeit, unter minimaler Aufsicht zu arbeiten und nachweislich gut im Team zu arbeiten. Der ausgewählte Kandidat wird ein hochmotivierter Selbststarter mit herausragenden Problemlösungsfähigkeiten sein, der in der Lage ist, proaktiv Bedürfnisse zu antizipieren, sobald sie auftreten.

Vertragsdauer: 3 Jahre (verlängerbar bis zu insgesamt 9 Jahren)

Gehalt: 4 oder 5; Monatliches Gehalt ab EUR 3.812,27 oder EUR 4.147,92 nach Steuern, plus großzügige Leistungen und finanzielle Zulagen basierend auf individuellen Umständen. Exklusive 12,99% persönliche Renten- und Versicherungsbeiträge.

Warum Sie sich uns anschließen sollten: EMBL ist neugiergetrieben, gemeinschaftsorientiert und international. Als inklusiver Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, glauben wir, dass Vielfalt es uns ermöglicht, effektiver zusammenzuarbeiten und innovativ in unseren Ansätzen zu sein. Wir setzen uns daher dafür ein, eine inklusive und flexible Kultur zu schaffen - eine, in der jeder sein volles Potenzial ausschöpfen und einen positiven Beitrag zu unserer Organisation leisten kann. Wir ermutigen Bewerbungen von Personen, die unser bestehendes Team ergänzen können – wir glauben, dass Erfolg auf Teams basiert, deren Hintergründe und persönliche Erfahrungen die Vielfalt der Bevölkerungen widerspiegeln, die unsere Wissenschaft bedient. Wir ermutigen aktiv Bewerbungen von allen Geschlechtern und Kulturen, ethnischen Gruppen und allen Demografien, um zu helfen, Vorurteile und Versäumnisse an diesem transformativen Punkt in unserer Personalstrategie zu vermeiden.

Genießen Sie viele Vorteile:

• Finanzielle Anreize: Steuerfreies Gehalt, monatliche Familien-, Kinder- und Nichtansässigenzulagen, jährliche Gehaltsüberprüfung, Rentenversicherung, Todesfallleistungen, Langzeitpflege, Unfall- und Arbeitslosenversicherungen.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Private Krankenversicherung für Sie und Ihre unmittelbare Familie (einschließlich aller Rezepte und großzügiger Zahn- & Augenversicherung).
• Großzügige Freizeit: 30 Tage Jahresurlaub pro Jahr, zusätzlich zu Feiertagen.
• Umzugspaket einschließlich Installationszuschuss (falls zutreffend).
• Campusleben: Kostenloser Shuttlebus (Heidelberg), Bibliothek, subventionierte Cafeteria vor Ort, legere Kleiderordnung, umfangreiche Sport- und Sozialclubaktivitäten (auf dem Campus und remote).
• Familienleistungen: Kindergarten (Heidelberg), 10 Tage Kindkrankheit, großzügige bezahlte Mutterschafts-/Elternzeit und monatliche Familien- & Kindergeldzulagen.
• Vorteile für internationale Neuankömmlinge: Visafreiheit, Bildungszuschuss für private Schulen, finanzielle Unterstützung für Reisen zurück in Ihr Heimatland alle zwei Jahre und eine monatliche Nichtansässigenzulage.

Für detaillierte Informationen besuchen Sie bitte unsere Seite zu Mitarbeiterleistungen hier.

Was Sie sonst noch wissen müssen: Internationale Bewerber: Wir rekrutieren international und erfolgreichen Kandidaten werden Visafreiheiten angeboten. Besuchen Sie unsere Seite für internationale Bewerber, um mehr zu erfahren.

EMBL ist Unterzeichner von DORA. Erfahren Sie, wie wir die DORA-Prinzipien auf unsere Rekrutierungs- und Leistungsbewertungsprozesse anwenden.

Vielfalt und Inklusion: Bei EMBL glauben wir, dass vielfältige Teams Innovation und wissenschaftliche Exzellenz vorantreiben. Wir ermutigen Bewerbungen von Kandidaten aller Geschlechter, Identitäten, Nationalitäten und/oder anderer vielfältiger Hintergründe.

Wie man sich bewirbt: Um sich zu bewerben, reichen Sie bitte ein Anschreiben und einen Lebenslauf über unser Online-System ein. Die Bewerbungen schließen um 23:59 Uhr MEZ am unten angegebenen Datum. Wir streben an, innerhalb von zwei Wochen nach dem Schlusstag eine Antwort zu geben.

Bewerbungsschluss: 02/11/2026