Programme Assistant - EMBO Young Investigator Programme (absence cover) in Heidelberg

EMBO ist eine gemeinnützige Organisation, die sich der Förderung von Exzellenz in den Lebenswissenschaften in Europa und darüber hinaus widmet. Wir finanzieren talentierte Forscher in allen Karrierestufen, erleichtern wissenschaftliche Austauschprogramme durch hochwertige akademische Veröffentlichungen, Konferenzen und Vorträge und fördern ein Forschungsumfeld, in dem Wissenschaftler ihre besten Arbeiten leisten können. Unser internationales Team von etwa 60 Mitgliedern stammt aus verschiedenen Ländern, persönlichen Hintergründen und beruflichen Bereichen und arbeitet eng zusammen, um unsere Mission voranzutreiben. EMBO befindet sich auf dem internationalen EMBL-Forschungscampus für Lebenswissenschaften in Heidelberg, Deutschland.

Ihre Rolle

Als Programmassistent werden Sie dem Team Young Investigator und Global Network beitreten, das eine Reihe von Förder- und Netzwerkaktivitäten für hochqualifizierte junge Gruppenleiter in den Lebenswissenschaften durchführt. Das Young Investigator Network umfasst Preisträger in drei Programmen: dem Young Investigator Programme, dem Installation Grants Scheme und dem Global Investigator Network.

Durch Ihre Expertise in der Wissenschaftsadministration werden Sie entscheidend dazu beitragen, die einzigartigen Förder-, Ausbildungs- und Netzwerkvorteile für die Preisträger der drei Programme bereitzustellen. Diese Rolle ist ideal für einen Kandidaten mit einer Leidenschaft für Administration, einem scharfen Auge für Details und der Fähigkeit, mehrere Prozesse gleichzeitig auf hohem Qualitätsniveau zu verwalten.

Sie arbeiten mit dem Leiter des EMBO Young Investigator Network und Global Activities und stehen in engem Kontakt mit Kollegen aus den Teams Young Investigator und Global Activities sowie dem EMBO-Administrations- und Finanzteam.

Ihre Hauptaufgaben umfassen:

• Verwaltung eingehender Korrespondenz, E-Mails und Anrufe, einschließlich der Identifizierung von Prioritätspunkten für sofortige Aufmerksamkeit, Maßnahmen zu ergreifen, wo möglich, oder Antworten zu entwerfen; diese Aufgabe wird zwischen allen Teammitgliedern geteilt;
• Unterstützung bei den Auswahlrunden des Programms durch Korrespondenz mit Bewerbern, Instituten und Vertretern von Förderbüros, Gutachtern und Prüfern, Protokollierung von Bewerbungen und Verwaltung des reibungslosen Ablaufs des Auswahlprozesses;
• Unterstützung bei der logistischen Organisation von Meetings wie dem jährlichen Young Investigator Network Meeting, PhD-Kursen, Retreats, dem dreijährlichen Global Investigator Meeting und Ausschusssitzungen;
• Unterstützung bei der Verwaltung der Vorteile, die den Programmmitgliedern zur Verfügung stehen, wie z.B. dem Mentoring-Programm, Vortragsstipendien, Stellenanzeigen und Netzwerkfonds;
• Sicherstellung des Erhalts und der Protokollierung notwendiger Förderunterlagen, einschließlich Verträgen, Fördervereinbarungen, Zertifikaten, jährlichen wissenschaftlichen und finanziellen Berichten; Versenden von Aufforderungsschreiben zur Einreichung von Berichten und Vorbereitung von Berichtsprüfungsunterlagen für den Auswahlprozess;
• Pflege und regelmäßige Aktualisierung von Aufzeichnungen und Archiven aller relevanten Dokumente in der Datenbank, wie z.B. Protokollierung von Anträgen und Erstattungsanfragen für geförderte Aktivitäten;
• Unterstützung bei internen Ausschreibungen für verschiedene Programmaktivitäten, wie z.B. PhD-Kurse, kleine Stipendien, Nobelpreisträgertreffen usw.;
• Zusammenstellung und Analyse statistischer Informationen und Erstellung von Berichten nach Bedarf;
• Pflege von Aufzeichnungen und Archiven aller relevanten Dokumente.

Sie haben:

• 2 Jahre relevante Erfahrung in der Verwaltung oder ein gleichwertiges berufliches Ausbildungszertifikat;
• Exzellente Kenntnisse der gängigen Bürosoftware (Microsoft Office Suite);
• Große Aufmerksamkeit für Details und hohe Qualitätsstandards, auch bei der Bearbeitung mehrerer Aufgaben und Fristen gleichzeitig und unter Zeitdruck;
• Die Fähigkeit, sowohl autonom als auch im Team zu arbeiten;
• Eine kunden- und serviceorientierte Einstellung sowie gut entwickelte Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten;
• Exzellente schriftliche und mündliche Englischkenntnisse.

Sie könnten auch haben:

• Erfahrung in einer Rolle der Forschungsadministration, vorzugsweise in einem internationalen Umfeld;
• Grundkenntnisse in Datenbanken (FileMaker Pro) und Content-Management-Systemen;
• Vertrautheit mit den Lebenswissenschaften und wissenschaftlichen Karrierewegen.

Vertragsdauer: 9 Monate mit der Möglichkeit der Verlängerung (Vertretung)

Gehalt: Stufe 4 (Monatsgehalt ab 3.812,27 EUR, nach Steuern und vor deutschen Sozialversicherungsabzügen von ca. 28%)

Wie man sich bewirbt

Bitte bewerben Sie sich online über www.embl.org/jobs. Ihre Bewerbung sollte ein Anschreiben, einen Lebenslauf und Kontaktdaten von zwei oder drei Referenzen enthalten. Der Auswahlprozess umfasst ein Online-Vorinterview und einen persönlichen Bewertungstag für ausgewählte Kandidaten, sowie eine technische Aufgabe. Vorinterviews für diese Rolle sind geplant, solange die Position offen ist, mit persönlichen Interviews vorläufig.

Warum Sie sich uns bei EMBO anschließen sollten

Fördern Sie die Lebenswissenschaften

Bei EMBO können Sie erheblich zur Förderung der Lebenswissenschaften in Europa und darüber hinaus beitragen. Ihre Arbeit ermöglicht es talentierten Wissenschaftlern, großartige Forschung zu betreiben und ein Umfeld zu schaffen, das ihren Erfolg fördert.

Ein professionelles Arbeitsumfeld

EMBO schätzt Vielfalt und ist ein inklusiver Arbeitgeber mit Chancengleichheit. Wir pflegen ein Arbeitsumfeld, in dem Mitarbeiter geschätzt und befähigt werden, beruflich zu glänzen.

Unsere Büros befinden sich auf dem EMBL-Campus in Heidelberg, Deutschland, der über 1.000 Mitarbeiter aus der ganzen Welt beherbergt. Der Campus verfügt über eine hauseigene Kindertagesstätte, eine subventionierte Kantine und Cafeteria sowie Clubs für soziale Aktivitäten und Sport.

Heidelberg, mit einer Bevölkerung von rund 160.000 Menschen, ist eine internationale Universitätsstadt und ein Forschungszentrum. Es liegt attraktiv zwischen dem Rhein und dem Odenwald, einem Mittelgebirge, das eine Vielzahl von Freizeitaktivitäten bietet. Die Stadt hat gute nationale und internationale Reiseverbindungen.

Genießen Sie attraktive Mitarbeiterleistungen

EMBO bietet wettbewerbsfähige Vergütungen und Leistungen, die für eine internationale Forschungsorganisation geeignet sind, einschließlich:

• Wettbewerbsfähiges Gehalt mit transparenten jährlichen Überprüfungen
• Familien- und Kinderzulagen
• Umfassende Krankenversicherung für Sie und Ihre unmittelbare Familie
• Flexible Arbeitszeiten, einschließlich hybrider Optionen
• 30 Tage bezahlter Jahresurlaub plus Feiertage

Internationale Bewerber

EMBO und EMBL begrüßen Bewerbungen von Kandidaten aus der ganzen Welt. Aufgrund des zwischenstaatlichen Status von EMBL ist kein Arbeitsvisum erforderlich. Je nach Nationalität kann jedoch ein Einreisevisum erforderlich sein. Sobald Sie in Deutschland sind, unterstützen wir Sie bei den Registrierungs- und Dokumentationsprozessen, und Sie erhalten eine Sondergenehmigung (Sonderausweis), die es Ihnen ermöglicht, bei EMBO zu arbeiten, in Deutschland zu leben und innerhalb des Schengen-Raums zu reisen. Begleitende Familienmitglieder erhalten ebenfalls die erforderlichen Genehmigungen.

Was Sie sonst noch wissen müssen

Vertrag: EMBO bietet einen befristeten Vertrag für diese Position, der über das Europäische Laboratorium für Molekularbiologie (EMBL) ausgestellt wird.

Bewertung: EMBO verpflichtet sich, bewährte Verfahren in der Forschungsbewertung umzusetzen, wie sie in unseren Rekrutierungsprozessen zum Ausdruck kommen. Wir sind Gründungsmitglied von DORA und Mitglied von CoARA, der Koalition zur Förderung der Forschungsbewertung.

Diversität und Inklusion: Bei EMBO glauben wir, dass vielfältige Teams Innovation und wissenschaftliche Exzellenz vorantreiben. Wir ermutigen Bewerbungen von Kandidaten aller Geschlechter, Identitäten, Nationalitäten und/oder anderer vielfältiger Hintergründe.

Wie man sich bewirbt: Um sich zu bewerben, reichen Sie bitte ein Anschreiben und einen Lebenslauf über unser Online-System ein. Wir streben an, innerhalb von zwei Wochen nach dem unten angegebenen Stichtag zu antworten.

Schlussdatum: 06/10/2026