Library and Records Management Assistant

EMBL ist Europas führendes Forschungsinstitut für die Lebenswissenschaften – eine zwischenstaatliche, innovative und interdisziplinäre Organisation, die wissenschaftliche Forschung in Molekularbiologie, Physik, Chemie und Informatik betreibt. Mit mehr als 1800 Mitarbeitern aus über 80 Nationen sind wir an sechs Standorten tätig; der Hauptsitz befindet sich in Heidelberg (Deutschland) mit Standorten in Barcelona (Spanien), Hinxton bei Cambridge (Vereinigtes Königreich), Hamburg (Deutschland), Grenoble (Frankreich) und Rom (Italien).

Die EMBL Szilárd Bibliothek ist eine wissenschaftliche Bibliothek mit umfangreichen Online-Ressourcen und Datenbanken, die eine reiche Sammlung im Bereich der Lebenswissenschaften pflegt und der wissenschaftlichen Gemeinschaft sowie dem Verwaltungspersonal von EMBL dient. Sie unterstützt alle Mitarbeiter an allen EMBL-Standorten, insbesondere die 900 Wissenschaftler. Die Bibliothek ist an Entwicklungen im Bereich Open Science innerhalb von EMBL beteiligt und unterstützt Forscher bei Open-Access-Publikationen, insbesondere durch die Organisation von APC-Zahlungen.

Das EMBL Records Management unterstützt die Anforderungen der EMBL-Verwaltung und arbeitet an Projekten innerhalb von Abteilungen wie HR, Recht und Finanzen, um sicherzustellen, dass die administrativen Aufzeichnungen von EMBL gemäß den besten beruflichen Praktiken verwaltet werden.

Wir suchen einen Bibliotheks- und Records Management-Assistenten, um das EMBL-Büro für wissenschaftliches Informationsmanagement bei der Bereitstellung hervorragender Dienstleistungen für die wissenschaftliche Gemeinschaft und das Verwaltungspersonal von EMBL zu unterstützen.

Ihre Rolle

• Organisation, Entwicklung, Katalogisierung und Klassifizierung von Bibliotheksressourcen.
• Publikations- und Metadatenpflege im institutionellen Current Research Information System (CRIS).
• Bearbeitung von APC-Zahlungen für Open-Access-Publikationen.
• Organisation des Bibliotheksbereichs; Bücher, Zeitschriften, Möbel und Ausrüstung.
• Förderung der Bibliothekssammlung und -dienste sowie Durchführung von Bibliotheksinduktionssitzungen und Schulungen.
• Unterstützung von Teams in der Verwaltung bei der Erstellung grundlegender Bestandsverzeichnisse ihrer Aufzeichnungen.
• Grundlegende Recherche und Aktualisierung des Aufbewahrungsplans, um ihn aktuell und genau zu halten.
• Unterstützung des Records Managers bei der Förderung der besten Praktiken im Records Management in der gesamten Organisation (z.B. Aktualisierung der Website).
• Unterstützung von Mitarbeitern und Bearbeitung von Anfragen zum Bibliotheks- und Records Management.
• Zusammenarbeit mit Verwaltungs- und wissenschaftlichem Personal, externen Stellen und Lieferanten.
• Unterstützung bei anderen Aufgaben im Zusammenhang mit Bibliotheks- und Records Management, wie zugewiesen.

Sie haben

• einen Bachelor-Abschluss (oder höher) in einem beliebigen Bereich.
• Erfahrung und Freude daran, unsere Nutzer zu unterstützen.
• Gute organisatorische, planende und priorisierende Fähigkeiten, einschließlich der Fähigkeit, Fristen einzuhalten und sich an veränderte Umstände anzupassen.
• Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten, die Fähigkeit, sowohl unabhängig als auch in einem serviceorientierten Team zu arbeiten, sind unerlässlich.
• Nachgewiesene Kenntnisse in Standardsoftwarepaketen, Datenbanken und internetbasierten Anwendungen sind erforderlich (Google Suite und MS Office).
• Fließende Englischkenntnisse sind unerlässlich.

Sie haben möglicherweise

• Erfahrung in Bibliotheks- und Informationswissenschaft oder einen Hintergrund in den Lebenswissenschaften wird als Vorteil angesehen.
• Erfahrung in einer Verwaltungs- oder Records Management-Rolle wird als Vorteil angesehen.
• Erfahrung in der Katalogisierung, insbesondere Koha, wird als Vorteil angesehen.
• Erfahrung im Publikationsmanagement und in der Metadatenpflege im institutionellen CRIS-System, insbesondere Converis, wird als Vorteil angesehen.
• Kenntnisse der deutschen Sprache wären von Vorteil.

Vertragsdauer: 3 Jahre (verlängerbar bis zu 9 Jahren)

Gehalt: Grad 3 (Monatsgehalt ab 3.434 EUR nach Steuern, zzgl. EMBL-Pensions- und Krankenversicherungsbeiträge von 13%, sowie weitere bezahlte Leistungen)

Warum Sie sich uns anschließen sollten

EMBL ist neugiergetrieben, gemeinschaftsorientiert und international. Als inklusiver Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, glauben wir, dass Vielfalt es uns ermöglicht, effektiver zusammenzuarbeiten und innovativ in unseren Ansätzen zu sein. Wir setzen uns daher dafür ein, eine inklusive und flexible Kultur zu schaffen - eine, in der jeder sein volles Potenzial ausschöpfen und einen positiven Beitrag zu unserer Organisation leisten kann. Wir ermutigen Bewerbungen von Personen, die unser bestehendes Team ergänzen können – wir glauben, dass Erfolg auf Teams basiert, deren Hintergründe und persönliche Erfahrungen die Vielfalt der Bevölkerungen widerspiegeln, die unsere Wissenschaft bedient. Wir fördern aktiv Bewerbungen von allen Geschlechtern und Kulturen, ethnischen Gruppen und allen Demografien, um zu helfen, Vorurteile und Versäumnisse an diesem transformativen Punkt in unserer Personalstrategie zu vermeiden.

Genießen Sie viele Vorteile:

• Finanzielle Anreize: Steuerfreies Gehalt, monatliche Familien- und Kindergeldzulagen, jährliche Gehaltsüberprüfung, Pensionskasse, Todesfallleistung, Langzeitpflege, Unfallversicherung und Arbeitslosenversicherung.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Private Krankenversicherung für Sie und Ihre unmittelbare Familie (einschließlich aller Rezepte und großzügiger Zahn- & Augenversicherung).
• Großzügige Freizeit: 30 Tage Jahresurlaub pro Jahr, zusätzlich zu den Feiertagen.
• Campusleben: Kostenloser Shuttlebus (nur einige Standorte), vor Ort Bibliothek, subventionierte Cafeteria vor Ort, legere Kleiderordnung, umfangreiche Sport- und Freizeitaktivitäten (auf dem Campus und remote).
• Familienleistungen: Kindergarten (Heidelberg), 10 Tage Kinderkrankheit, großzügige bezahlte Mutterschafts-/Elternzeit und monatliche Familien- & Kindergeldzulagen.

Für detaillierte Informationen besuchen Sie bitte unsere Seite zu den Mitarbeiterbenefits.

Was Sie sonst noch wissen müssen

EMBL ist Unterzeichner von DORA. Erfahren Sie hier, wie wir die DORA-Prinzipien auf unsere Rekrutierungs- und Leistungsbewertungsprozesse anwenden.

Diversität und Inklusion: Bei EMBL glauben wir, dass vielfältige Teams Innovation und wissenschaftliche Exzellenz vorantreiben. Wir ermutigen Bewerbungen von Kandidaten aller Geschlechter, Identitäten, Nationalitäten und/oder anderer vielfältiger Hintergründe.

So bewerben Sie sich: Um sich zu bewerben, reichen Sie bitte ein Anschreiben und einen Lebenslauf über unser Online-System ein. Die Bewerbungen schließen um 23:59 Uhr MEZ am unten angegebenen Datum. Wir streben an, innerhalb von zwei Wochen nach dem Schlusstag zu antworten.

Schlussdatum: 20/09/2026