Social Security Officer

Als Social Security Officer spielen Sie eine Schlüsselrolle bei der Unterstützung des EMBL-Personals, indem Sie die sozialen Sicherheitszweige des EMBL verwalten und beraten, wie z.B. Krankenversicherung, Langzeitpflege, Unfallversicherung und Sterbegeld, die von externen Anbietern verwaltet werden. Sie stellen sicher, dass die Mitarbeiter Zugang zu genauen Informationen und zeitnaher Unterstützung im Einklang mit dem regulatorischen Rahmen des EMBL haben.

Ihr Aufgabenbereich umfasst:

• Erster Ansprechpartner für Mitarbeiteranfragen zu den vom EMBL verwalteten sozialen Sicherheitszweigen.
• Bearbeitung individueller Fragen und Beschwerden über Workday Help Cases und Betrieb eines speziellen Postfachs.
• Ausstellung von Zertifikaten im Zusammenhang mit der sozialen Sicherheit des EMBL auf Anfrage.
• Sicherstellung, dass Registrierungs- und Abmeldedaten für die sozialen Sicherheitszweige des EMBL genau gepflegt und an Drittanbieter übermittelt werden.
• Administrative Unterstützung für das Governance-Gremium der sozialen Sicherheit des EMBL, regelmäßige Treffen mit Drittanbietern und Ausschreibungsprozesse.
• Koordination von Meetings, Verbreitung von Agenden und unterstützenden Materialien, Protokollführung und Dokumentation zur Wahrung des institutionellen Gedächtnisses des EMBL.
• Durchführung von Forschungsprojekten im Bereich soziale Sicherheit in internationalen Organisationen und EMBL-Gastländern auf Anfrage.
• Erstellung klarer Kommunikationsmaterialien, einschließlich FAQs, Richtlinien und Präsentationen.
• Unterstützung von Neueinsteigern, bereits angestellten Mitarbeitern und Austretenden bei sozialen Sicherheitsprozessen.
• Organisation von Gruppenbriefings und Informationsveranstaltungen zu Themen der sozialen Sicherheit des EMBL.
• Erstellung und Aktualisierung von Standardarbeitsanweisungen (SOPs) und kontinuierliche Verbesserung administrativer Prozesse.
• Zusammenarbeit mit HR-Kollegen, Recht, Finanzen und externen Anbietern zur Gewährleistung reibungsloser abteilungsübergreifender Abläufe.
• Durchführung anderer Aufgaben nach Anweisung.

Sie bringen mit:

• Ein erstes Hochschulstudium in HR, Sozialwissenschaften, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.
• Mindestens vier Jahre Berufserfahrung im Personalwesen, vorzugsweise in einer internationalen Organisation.
• Ein solides Verständnis der sozialen Sicherheitssysteme, idealerweise im internationalen Kontext.
• Exzellente zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten mit einem serviceorientierten Ansatz.
• Starke organisatorische Fähigkeiten und Aufmerksamkeit für Details.
• Vertrautheit mit HR ERP-Systemen und administrativen Arbeitsabläufen.
• Fließende Englischkenntnisse.

Sie könnten auch über Kenntnisse der deutschen Sprache oder einer anderen Sprache eines EMBL-Gastlandes verfügen.

Vertragsdauer: 3 Jahre (verlängerbar bis zu 9 Jahren)

Gehalt: Stufe 4 oder 5; abhängig von Qualifikationen und Erfahrung (Monatsgehalt ab 3.812 EUR nach Steuern, exkl. EMBL-Renten- und Krankenversicherungsbeiträge von 13%, plus andere bezahlte Leistungen).

Warum Sie sich uns anschließen sollten:

EMBL ist neugierig, gemeinschaftsorientiert und international. Als inklusiver Arbeitgeber glauben wir, dass Vielfalt es uns ermöglicht, effektiver zusammenzuarbeiten und innovativ zu sein. Wir setzen uns daher für die Schaffung einer inklusiven und flexiblen Kultur ein, in der jeder sein volles Potenzial ausschöpfen und einen positiven Beitrag zu unserer Organisation leisten kann.

Wir freuen uns über Bewerbungen von Personen, die unser bestehendes Team ergänzen können – wir glauben, dass Erfolg auf Teams basiert, deren Hintergründe und persönliche Erfahrungen die Vielfalt der Bevölkerungen widerspiegeln, die unsere Wissenschaft bedient.

Genießen Sie viele Vorteile:

• Finanzielle Anreize: Steuerfreies Gehalt, monatliche Familien-, Kinder- und Nichtansässigenzulagen, jährliche Gehaltsüberprüfung, Rentenregelung, Sterbegeld, Langzeitpflege, Unfallversicherung und Arbeitslosenversicherung.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Private Krankenversicherung für Sie und Ihre unmittelbare Familie (einschließlich aller Rezepte und großzügiger Zahn- & Augenversicherung).
• Großzügige Freizeit: 30 Tage Jahresurlaub pro Jahr, zusätzlich zu Feiertagen.
• Umzugspaket einschließlich Installationshilfe (falls zutreffend).
• Campusleben: Kostenloser Shuttlebus (Heidelberg), Bibliothek, subventionierte Kantine vor Ort, legere Kleiderordnung, umfangreiche Sport- und Freizeitaktivitäten (auf dem Campus und remote).
• Familienleistungen: Kindergarten (Heidelberg), 10 Tage Kinderkrankheit, großzügige bezahlte Mutterschafts-/Elternzeit und monatliche Familien- & Kindergeldzulagen.
• Vorteile für internationale Neueinsteiger: Visafreiheit, Bildungszuschuss für private Schulen, finanzielle Unterstützung für Reisen in Ihr Heimatland alle zwei Jahre und monatliche Nichtansässigenzulage.

Für detaillierte Informationen besuchen Sie bitte unsere Seite zu den Mitarbeiterleistungen.

Was Sie sonst noch wissen müssen:

Internationale Bewerber: Wir rekrutieren international und erfolgreichen Kandidaten werden Visafreiheiten angeboten.

Diversity und Inclusion: Bei EMBL glauben wir, dass vielfältige Teams Innovation und wissenschaftliche Exzellenz fördern. Wir ermutigen Bewerbungen von Kandidaten aller Geschlechter, Identitäten, Nationalitäten und/oder anderer vielfältiger Hintergründe.

Wie man sich bewirbt: Um sich zu bewerben, reichen Sie bitte ein Anschreiben und einen Lebenslauf über unser Online-System ein. Die Bewerbungsfrist endet um 23:59 Uhr MEZ am angegebenen Datum. Wir streben an, innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf der Frist zu antworten.

Bewerbungsschluss: 30/08/2026