Team Assistant at EMBL AI and Data Science Centre

Schließen Sie sich uns an, um zwei der dynamischsten Initiativen von EMBL zu unterstützen. EMBL AI ist eine neue, umfassende Initiative von EMBL, die das volle Potenzial der künstlichen Intelligenz nutzt, um wissenschaftliche Entdeckungen voranzutreiben - von Genomik und Strukturbiologie bis hin zu Arzneimittelentdeckung und darüber hinaus. Das Data Science Centre (DSC) befindet sich im Herzen der Dateninfrastruktur von EMBL und ermöglicht die Sammlung, Verwaltung und Analyse der großangelegten biologischen Datensätze, die modernen Lebenswissenschaften zugrunde liegen.

Wir suchen einen organisierten, proaktiven und menschenorientierten Teamassistenten, der qualitativ hochwertige administrative und sekretariatsbezogene Unterstützung für die Leiter von EMBL-AI und dem DSC sowie deren Teams bietet. Dies ist eine abwechslungsreiche und sichtbare Rolle im Zentrum zweier spannender, schnelllebiger Programme, die die Möglichkeit bietet, mit einem vielfältigen internationalen Team zu arbeiten und zum reibungslosen Ablauf einiger der strategisch wichtigsten Aktivitäten von EMBL beizutragen.

Ihr Aufgabenbereich:

• Sie fungieren als primärer administrativer Ansprechpartner für den Leiter von EMBL-AI und den Leiter des DSC sowie für die operativen Teams und stellen sicher, dass beide Einheiten effizient arbeiten und ihre Führungskräfte gut unterstützt, informiert und vorbereitet sind.
• Sie verwalten die Termine des Leiters von EMBL-AI und des Leiters des DSC, koordinieren Zeitpläne mit wichtigen Mitarbeitern und stellen sicher, dass alle notwendigen Informationen und Dokumente rechtzeitig vor Meetings bereitgestellt werden.
• Sie organisieren alle Reisen und Unterkünfte für beide Leiter und verwalten die Erstattung von Ausgaben, unterstützen Reisevorbereitungen für Mitglieder von EMBL-AI und dem DSC.
• Sie sind der erste Ansprechpartner für allgemeine Anfragen, sowohl intern als auch extern, und stellen sicher, dass alle Angelegenheiten mit der entsprechenden Priorität und Vertraulichkeit behandelt werden.
• Sie bereiten Korrespondenz vor, bieten sekretariats- und textverarbeitende Unterstützung und pflegen organisierte Ablagesysteme und Bürodaten, wobei Sie ausstehende Maßnahmen nachverfolgen.
• Sie erstellen Besuchsprogramme und organisieren interne und externe Veranstaltungen in enger Absprache mit beiden Leitern.
• Sie sorgen dafür, dass alle Besucher freundlich und professionell empfangen werden und effektiv in die Zeitpläne integriert werden.
• Sie fungieren als Protokollführer bei Meetings, die vom Leiter von EMBL-AI und/oder dem Leiter des DSC geleitet werden, und stellen sicher, dass alle Maßnahmen aufgezeichnet und nachverfolgt werden.
• Sie unterstützen bei der Gestaltung und dem Inhalt von Meeting-Agenden und koordinieren die Organisation und Vorbereitung von Mitarbeiterversammlungen.
• Sie überprüfen eingehende Berichte und Korrespondenz, die zur Unterschrift eingereicht werden, auf Genauigkeit, Formatierung und Präsentation.
• Sie stellen die fristgerechte Lieferung von Beiträgen zu Berichten und Dokumenten sicher.
• Sie unterstützen die Operationsteams von EMBL-AI und dem DSC.
• Sie halten während Abwesenheiten vom Büro Kontakt zu beiden Leitern.
• Sie führen alle anderen Aufgaben aus, die von den Leitern von EMBL-AI oder dem DSC zugewiesen werden.

Sie bringen mit:

• Ausgezeichnete sekretariats-, administrative und organisatorische Fähigkeiten mit starkem Augenmerk auf Details.
• Nachweisliche Fähigkeit, komplexe, sich überschneidende Zeitpläne und konkurrierende Prioritäten effizient und ruhig unter Druck zu verwalten.
• Eine serviceorientierte Einstellung, gutes Urteilsvermögen und einen proaktiven Arbeitsansatz.
• Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, effektiv in einem multikulturellen, internationalen Umfeld zu arbeiten.
• Fähigkeit, effektive Arbeitsbeziehungen über verschiedene Teams und Funktionen hinweg aufzubauen und aufrechtzuerhalten.
• Nachgewiesene Fähigkeit, sensible Informationen mit Diskretion und Vertraulichkeit zu behandeln.
• Kenntnisse in Microsoft Office und gängigen Büroproduktivitätswerkzeugen.
• Eine ausgezeichnete Beherrschung der englischen Sprache in Wort und Schrift.

Sie könnten auch haben:

• Erfahrung in einer administrativen oder PA-Rolle innerhalb einer Forschungs-, akademischen oder internationalen Organisation.
• Vertrautheit mit der Organisationsstruktur von EMBL oder ähnlichen zwischenstaatlichen/nicht gewinnorientierten Umgebungen.
• Vertrautheit mit KI-Tools zur Produktivitätsnutzung.
• Fließende Kenntnisse in anderen Sprachen; Deutsch ist besonders wünschenswert für alltägliche Interaktionen in Heidelberg.
• Erfahrung in der Unterstützung mehrerer leitender Stakeholder gleichzeitig.
• Vertrautheit mit digitalen Kollaborationstools wie Zoom, Slack oder Projektmanagement-Plattformen.

Warum Sie sich uns anschließen sollten:

• Eine abwechslungsreiche, zentrale Rolle, die zwei der strategisch wichtigsten und am schnellsten wachsenden Initiativen von EMBL unterstützt.
• Ein internationales, integratives Arbeitsumfeld bei einer der weltweit führenden Organisationen für Lebenswissenschaften.
• Wettbewerbsfähiges Gehalt und umfassende Leistungen, einschließlich Altersvorsorge, Krankenversicherung und Unterstützung bei der Umsiedlung.
• Vor-Ort-Einrichtungen, einschließlich eines Kindergartens, Sporteinrichtungen und Wohnunterstützung für internationale Mitarbeiter.
• Flexible Arbeitszeiten, einschließlich Teilzeitoptionen.
• Umfassendes Schulungs- und Entwicklungsprogramm.

EMBL ist ein integrativer Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet und attraktive Bedingungen und Vorteile bietet, die für eine internationale Forschungsorganisation angemessen sind. Das Vergütungspaket umfasst ein wettbewerbsfähiges Gehalt, ein umfassendes Rentensystem und Krankenversicherung, Bildungs- und andere familienbezogene Leistungen, wo zutreffend, sowie finanzielle Unterstützung für die Umsiedlung und Installation.

Vertragsdauer: Drei Jahre, verlängerbar auf maximal neun Jahre.

Beginn: Flexibel, vorzugsweise so bald wie möglich. Gehalt: Stufe 4.0 (monatliches Gehalt ab €3.704,83 vor persönlichen Renten- und Versicherungsbeiträgen, zuzüglich zusätzlicher Leistungen).

Bewerbungsprozess: Um sich zu bewerben, reichen Sie bitte ein Anschreiben und einen Lebenslauf über unser Online-System ein. Die Bewerbungen schließen um 23:59 Uhr MEZ am unten angegebenen Datum. Wir streben an, innerhalb von zwei Wochen nach dem Schlusstag eine Antwort zu geben.

EMBL ist neugierig, gemeinschaftsorientiert und international. Als integrativer Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, glauben wir, dass Vielfalt es uns ermöglicht, effektiver zusammenzuarbeiten und innovativ in unseren Ansätzen zu sein. Daher setzen wir uns dafür ein, eine integrative und flexible Kultur zu schaffen - eine, in der jeder sein volles Potenzial ausschöpfen und einen positiven Beitrag zu unserer Organisation leisten kann. Wir ermutigen Bewerbungen von Personen, die unser bestehendes Team ergänzen können – wir glauben, dass Erfolg auf Teams basiert, deren Hintergründe und persönliche Erfahrungen die Vielfalt der Bevölkerungen widerspiegeln, die unsere Wissenschaft bedient. Wir ermutigen aktiv Bewerbungen von allen Geschlechtern und Kulturen, ethnischen Gruppen und allen Demografien, um zu helfen, Vorurteile und Übersehen an diesem transformativen Punkt in unserer Personalstrategie zu vermeiden.

Genießen Sie viele Vorteile:

• Finanzielle Anreize: Steuerfreies Gehalt, monatliche Familien-, Kinder- und Nichtansässigenzulagen, jährliche Gehaltsüberprüfung, Rentenregelung, Todesfallleistung, Langzeitpflege, Unfallversicherung und Arbeitslosenversicherung.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Private Krankenversicherung für Sie und Ihre unmittelbare Familie (einschließlich aller Rezepte und großzügiger Zahn- & Augenversicherung).
• Großzügige Freizeit: 30 Tage Jahresurlaub pro Jahr, zusätzlich zu den Feiertagen.
• Umsiedlungspaket einschließlich Installationshilfe (falls zutreffend).
• Campusleben: Kostenloser Shuttlebus (Heidelberg), Bibliothek, subventionierte Cafeteria vor Ort, legere Kleiderordnung, umfangreiche Sport- und Freizeitaktivitäten (auf dem Campus und remote).
• Familienleistungen: Kindergarten (Heidelberg), 10 Tage Kinderkrankheit, großzügige bezahlte Mutterschafts-/Elternzeit und monatliche Familien- & Kinderzulagen.
• Vorteile für internationale Neulinge: Visafreiheit, Bildungszuschuss für private Schulen, finanzielle Unterstützung für Reisen zurück in Ihr Heimatland alle zwei Jahre und eine monatliche Nichtansässigenzulage.

Für detaillierte Informationen besuchen Sie bitte unsere Seite zu den Mitarbeiterleistungen hier.

Was Sie sonst noch wissen müssen:

• Internationale Bewerber: Wir rekrutieren international und erfolgreichen Kandidaten werden Visafreiheiten angeboten. Besuchen Sie unsere Seite für internationale Bewerber, um mehr zu erfahren.
• EMBL ist Unterzeichner von DORA. Erfahren Sie, wie wir die DORA-Prinzipien auf unsere Rekrutierungs- und Leistungsbewertungsprozesse anwenden.
• Vielfalt und Inklusion: Bei EMBL glauben wir, dass vielfältige Teams Innovation und wissenschaftliche Exzellenz vorantreiben. Wir ermutigen Bewerbungen von Kandidaten aller Geschlechter, Identitäten, Nationalitäten und/oder anderer vielfältiger Hintergründe.

Wie man sich bewirbt: Um sich zu bewerben, reichen Sie bitte ein Anschreiben und einen Lebenslauf über unser Online-System ein. Die Bewerbungen schließen um 23:59 Uhr MEZ am unten angegebenen Datum. Wir streben an, innerhalb von zwei Wochen nach dem Schlusstag eine Antwort zu geben.

Schlussdatum: 14/05/2026