Workday Solution Expert – Procurement, Inventory, Supplier account, Sourcing

Wir haben kürzlich ein spannendes ERP-Transformationsprogramm gestartet und ersetzen unsere bestehende HR-, Finanz- und Beschaffungssystemlandschaft an all unseren sechs Standorten durch Workday. Wir haben 2025 mit Workday HCM (Human Capital Management) live geschaltet und befinden uns nun in der nächsten Phase der Transformation für Finanz- und Beschaffungsprozesse.

Der Pan-EMBL Workday Solution Expert treibt die Entwicklung, Verbesserung und Einführung von Produkten, Tools und Prozessen innerhalb der Beschaffungsabteilung voran. Diese Rolle fungiert als Brücke zwischen den Geschäftsbedürfnissen und der technischen Umsetzung und stellt sicher, dass interne Stakeholder Lösungen erhalten, die effizient, skalierbar und mit den organisatorischen Zielen in Einklang stehen.

Die Rolle erfordert die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und die Arbeit mit Kollegen an sechs Standorten in fünf Ländern, um eine nahtlose Integration und Funktionalität der Workday-Beschaffungssysteme sicherzustellen.

• Identifizierung der Abteilungsbedürfnisse und Übersetzung in klare Produktanforderungen.
• Zusammenarbeit mit dem Abteilungsmanagement zur Priorisierung von Funktionen und Verbesserungen basierend auf Auswirkungen, Machbarkeit und strategischer Ausrichtung.
• Sicherstellung der Übereinstimmung mit organisatorischen Standards, Compliance-Anforderungen und langfristiger Strategie.
• Enge Zusammenarbeit mit funktionsübergreifenden Teams (z.B. OMT, ERP, Daten, Führung), um qualitativ hochwertige interne Lösungen zu liefern.
• Management von Produkt-Roadmaps, Zeitplänen und Kommunikation mit Stakeholdern.
• Überwachung der Produktleistung, Sammlung von Feedback und Förderung kontinuierlicher Verbesserungen.
• Verantwortung für die tägliche Wartung nach der Implementierung.
• Schulung: Bereitstellung von Schulungen und Unterstützung für das Beschaffungspersonal zur Systemnutzung und Best Practices.
• Zusammenarbeit mit Anbietern, um sicherzustellen, dass sie die Systemanforderungen erfüllen und Probleme angehen.
• Dokumentation von Prozessen und Workflow-Änderungen, Kartierung und Aktualisierung von Prozessen und Schulungsmaterialien nach Bedarf, Erstellung von Arbeitsanweisungen.
• Unterstützung des ERP-Teams bei der Integration von Punch-out-Katalogen und Marktplätzen in Workday.
• Verantwortung für die Erstellung und Pflege der internen Kataloge/Workday-Kataloge der EMBL-Zentrale.
• Schulung und Unterstützung der Standorte bei der Erstellung und Pflege ihrer jeweiligen Kataloge.

• Bildung: Bachelor-Abschluss in Informationstechnologie, Betriebswirtschaft oder einem verwandten Bereich.
• Erfahrung: Mindestens 3 Jahre in einer ähnlichen Rolle, vorzugsweise im Bereich Beschaffung.
• Erfahrung mit dem Workday-System. Andere ERP-Systeme – Vorteil.
• Erfahrung im Produktmanagement, Projektmanagement oder Prozessoptimierung.
• Projektmanagementfähigkeiten (Smartsheet).

• Starke analytische und problemlösende Fähigkeiten.
• Exzellente Kommunikations- und Stakeholder-Management-Fähigkeiten.
• Fähigkeit, technisches Verständnis mit geschäftlichen Prioritäten in Einklang zu bringen.
• Fähigkeit, Dokumentationen und Schulungshandbücher zu erstellen.
• Fähigkeit, Mitarbeiter zu schulen und zu unterstützen.

• Komfortable Handhabung eines agilen organisatorischen Ansatzes durch Übernahme von Verantwortung für die eigene Arbeit in einer selbstorganisierten und strukturierten Weise.
• Starke Problemlösungsfähigkeiten mit Liebe zum Detail.
• Starker Teamplayer, Selbststarter und proaktiv.
• Begeisterung für die Arbeit in einem internationalen, multikulturellen und vielfältigen Umfeld.
• Exzellente Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten.
• Fließend in gesprochenem und geschriebenem Englisch.
• Fähigkeit, komplexe Prozesse zu analysieren, zu beschreiben, zu präsentieren und zu überprüfen sowie pragmatische Lösungen vorzuschlagen.
• Fähigkeit, bestehende Prozesse in Frage zu stellen und Verbesserungen vorzuschlagen.
• Nachgewiesene Fähigkeit, mit mehreren Stakeholdern umzugehen.
• Flexibilität, Diplomatie und Geduld.
• Kundenorientierung.

Vertragsdauer: 3 Jahre (verlängerbar)

Gehalt: Grad 5 - 6 + andere bezahlte Leistungen basierend auf persönlichen Umständen

Arbeitsbedingungen: Büro-Umgebung mit gelegentlichen Reisen für Schulungen und Meetings. Kann während Spitzenzeiten verlängerte Arbeitszeiten erfordern.

Warum Sie sich uns anschließen sollten: EMBL ist neugierig, gemeinschaftsorientiert und international. Als inklusiver Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet, glauben wir, dass Vielfalt es uns ermöglicht, effektiver zusammenzuarbeiten und innovativ in unseren Ansätzen zu sein. Daher sind wir bestrebt, eine inklusive und flexible Kultur zu schaffen - eine, in der jeder sein volles Potenzial ausschöpfen und einen positiven Beitrag zu unserer Organisation leisten kann. Wir ermutigen Bewerbungen von Personen, die unser bestehendes Team ergänzen können – wir glauben, dass Erfolg auf Teams basiert, deren Hintergründe und persönliche Erfahrungen die Vielfalt der Bevölkerungen widerspiegeln, die unsere Wissenschaft bedient. Wir ermutigen aktiv Bewerbungen aus allen Geschlechtern und Kulturen, ethnischen Gruppen und allen Demografien, um Vorurteile und Versäumnisse an diesem transformativen Punkt in unserer Personalstrategie zu vermeiden.

Genießen Sie viele Vorteile:

• Finanzielle Anreize: Gehalt ohne Einkommenssteuer, monatliche Familien-, Kinder- und Nichtansässigenzulagen, jährliche Gehaltsüberprüfung, Rentenversicherung, Todesfallleistungen, Langzeitpflege, Unfallversicherung und Arbeitslosenversicherung.
• Flexible Arbeitszeiten.
• Private Krankenversicherung für Sie und Ihre unmittelbare Familie (einschließlich aller Rezepte und großzügiger Zahn- & Augenversicherung).
• Großzügige Freizeit: 30 Tage Jahresurlaub pro Jahr, zusätzlich zu Feiertagen.
• Umzugspaket einschließlich Installationshilfe (falls zutreffend).
• Campusleben: Kostenloser Shuttlebus (Heidelberg), Bibliothek, subventionierte Kantine vor Ort, legere Kleiderordnung, umfangreiche Sport- und Freizeitaktivitäten (auf dem Campus und remote).
• Familienleistungen: Kindergarten (Heidelberg), 10 Tage Kindkrankheit, großzügige bezahlte Mutterschafts-/Elternzeit und monatliche Familien- & Kinderzulagen.
• Vorteile für internationale Neulinge: Visafreiheit, Bildungszuschuss für private Schulen, finanzielle Unterstützung für Reisen zurück in Ihr Heimatland alle zwei Jahre und eine monatliche Nichtansässigenzulage.

Für detaillierte Informationen besuchen Sie bitte unsere Seite zu den Mitarbeiterbenefits hier.

Was Sie sonst noch wissen müssen:

• Internationale Bewerber: Wir rekrutieren international und erfolgreichen Kandidaten werden Visafreiheiten angeboten. Besuchen Sie unsere Seite für internationale Bewerber, um mehr zu erfahren.
• EMBL ist Unterzeichner von DORA. Erfahren Sie, wie wir die DORA-Prinzipien auf unsere Rekrutierungs- und Leistungsbewertungsprozesse anwenden.
• Vielfalt und Inklusion: Bei EMBL glauben wir, dass vielfältige Teams Innovation und wissenschaftliche Exzellenz vorantreiben. Wir ermutigen Bewerbungen von Kandidaten aller Geschlechter, Identitäten, Nationalitäten und/oder anderer vielfältiger Hintergründe.

So bewerben Sie sich: Um sich zu bewerben, reichen Sie bitte ein Anschreiben und einen Lebenslauf über unser Online-System ein. Die Bewerbungen schließen um 23:59 Uhr MEZ am angegebenen Datum. Wir streben an, innerhalb von zwei Wochen nach dem Schlusstag eine Antwort zu geben.

Bewerbungsschluss: 13/06/2026