Event Program Manager

Die Hauptdirektion Kommunikation des EPO ist verantwortlich für alle Aspekte der Unternehmenskommunikation und spielt eine zentrale Rolle bei der Umsetzung des strategischen Plans der Institution. Sie verwaltet Flagship-Events und trägt zur Unternehmenskultur sowie zum Reputationsmanagement bei. Die Hauptdirektion Kommunikation ist eine strategische Unterstützungseinheit, die direkt dem Präsidenten unterstellt ist und aus zwei Direktionen besteht: Content Creation und Channel Management.

Im Rahmen ihres Portfolios verwaltet die Direktion Channel Management großangelegte Kampagnen und hochkarätige Preisverleihungen, insbesondere den Europäischen Erfinderpreis (EIA) und den Preis für junge Erfinder (YIP). Diese Veranstaltungen erreichen weltweit mehr als zwei Millionen Menschen und sind entscheidend für die Sichtbarkeit, den Ruf und das Stakeholder-Engagement des EPO.

Wir suchen nun einen erfahrenen, kreativen und engagierten Eventprogramm-Manager, der unser Team verstärkt. Mit uns werden Sie:

• langfristige Event- und Kampagnenstrategien entwickeln und umsetzen, die mit unseren organisatorischen Prioritäten, Kommunikationszielen und dem institutionellen Ruf in Einklang stehen;
• zur Nachhaltigkeit, zum Wachstum des Publikums und zur digitalen Innovation bei der Durchführung von Veranstaltungen beitragen;
• den gesamten Lebenszyklus der Flagship-Events (EIA, YIP) überwachen und sicherstellen, dass Konzept, Ausführung und Wirkung übereinstimmen;
• der zentrale Ansprechpartner für das obere Management und institutionelle Stakeholder in Bezug auf hochkarätige Kampagnen und Veranstaltungen sein;
• die Koordination der Kommunikationskanäle während der Planung und Durchführung von Kampagnen sicherstellen, um Konsistenz in der Botschaft zu gewährleisten;
• wichtige operative Entscheidungen, einschließlich der Auswahl von Veranstaltungsorten und der Einrichtung von Events, in Zusammenarbeit mit Auftragnehmern überwachen;
• die effektive Durchführung von Veranstaltungen vor Ort aktiv unterstützen und sicherstellen, einschließlich der Koordination interner Teams, externer Auftragnehmer und Partner;
• eine nahtlose Ausführung von Live- und hybriden Broadcast-Produktionen sicherstellen;
• Zeitpläne, Budgets, Beschaffungsprozesse und Qualitätsstandards während des Projektlebenszyklus überwachen;
• Partnerbeziehungen und Teilnehmerengagement betreuen.

Bewerben Sie sich, wenn Sie:

• umfassende Erfahrung in der Verwaltung und Durchführung großangelegter, hochsichtbarer internationaler Veranstaltungen und Programme, einschließlich hybrider Formate, in komplexen institutionellen oder Unternehmensumgebungen haben;
• eine nachweisliche Erfolgsbilanz in der Durchführung hochkarätiger Veranstaltungen mit definierten Zielen, Zeitplänen und Qualitätsstandards vorweisen können;
• Erfahrung in der Überwachung wichtiger operativer Aspekte der Veranstaltungsdurchführung, einschließlich der Auswahl von Veranstaltungsorten und der Einrichtung von Events in Zusammenarbeit mit externen Partnern haben;
• nachweislich für den gesamten Lebenszyklus hochkarätiger Veranstaltungen verantwortlich waren, einschließlich der Konzeptentwicklung von der ersten Idee bis zur endgültigen Durchführung, strategischer Ausrichtung und Produktionsüberwachung;
• die Fähigkeit demonstriert haben, organisatorische und Kommunikationsziele in Veranstaltungskonzepte und Kampagnen zu übersetzen, die Sichtbarkeit, Engagement und den institutionellen Ruf unterstützen;
• solide Erfahrung im Management von Budgets und Beschaffungsprozessen, einschließlich Verhandlungen mit und Aufsicht über externe Lieferanten und Partner haben;
• Erfahrung in der Koordination von Kommunikationskanälen und Stakeholdern während der Durchführung von Veranstaltungen/Kampagnen haben;
• eine nachweisliche Erfolgsbilanz im Management des Stakeholder-Engagements auf hoher Ebene haben, einschließlich der Funktion als zentraler Ansprechpartner und der Handhabung widersprüchlicher Prioritäten;
• Erfahrung in der Koordination und Anleitung der Arbeit externer Auftragnehmer und funktionsübergreifender Mitwirkender haben;
• ein tiefes Wissen über Veranstaltungsproduktion, audiovisuelle Systeme, Live-Streaming und Broadcast-Standards besitzen, mit der Fähigkeit, komplexe Live- und hybride Produktionen zu überwachen;
• die Fähigkeit haben, mehrere komplexe Projekte gleichzeitig zu managen und dabei die Qualität in Drucksituationen aufrechtzuerhalten;
• starke Projektplanungs-, Risikomanagement- und Problemlösungsfähigkeiten in komplexen Umgebungen besitzen;
• die Fähigkeit haben, Kommunikationsnarrative in Veranstaltungskonzepte zu integrieren und Konsistenz über Kommunikationskanäle hinweg sicherzustellen;
• Erfahrung in der Nutzung digitaler Veranstaltungsplattformen, hybrider Engagement-Tools und neuer Veranstaltungstechnologien (z.B. KI-Tools) zur Unterstützung der Reichweite und des Engagements des Publikums haben;
• ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten besitzen, einschließlich der Fähigkeit, effektiv mit hochrangigen Stakeholdern zu interagieren;
• fließend Englisch sprechen; zusätzliche europäische Sprachen werden als Vorteil angesehen.

Unsere Mindestanforderungen für diese Stelle:

• Diplom eines abgeschlossenen Studiums auf Master-Niveau oder – in Ausnahmefällen – gleichwertige Berufserfahrung;
• Allgemein ein ausgezeichnetes Wissen (mindestens C1) einer Amtssprache (Englisch, Französisch und Deutsch) und die Fähigkeit, die anderen beiden zu verstehen; alternativ ausgezeichnetes Wissen (mindestens C1) einer Amtssprache (in solchen Fällen wäre die Bereitschaft erforderlich, die fehlenden Sprache(n) zu lernen und innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens das Niveau B2 zu erreichen);
• Staatsbürgerschaft eines der Mitgliedstaaten der Europäischen Patentorganisation.

Prozess:

Kandidaten werden gebeten, einen aktualisierten Lebenslauf hochzuladen und ihre Motivation im vorgesehenen Bewerbungsfeld (Zeichenlimit 4000) darzulegen. Wenn gewünscht, kann das Motivationsschreiben auch als Word- oder PDF-Anhang unter "Bewerbungsdokument" in SuccessFactors hochgeladen werden. In diesem Fall geben Sie bitte im vorgesehenen Feld an: "Bitte beziehen Sie sich auf das angehängte Motivationsschreiben". Der erfolgreiche Kandidat wird auf der Grundlage von Qualifikationen, Kompetenzen, Berufserfahrung und Sprachkenntnissen ausgewählt, ergänzt durch Interviews, Tests und/oder einen Persönlichkeitstest. Eine Reserveliste kann erstellt werden, falls mehr Kandidaten als erforderlich zu diesem Zeitpunkt als geeignet erachtet werden. Solche Reservelisten sind 18 Monate gültig, und Kandidaten auf der Reserveliste können kontaktiert werden, sollte während dieses Zeitraums eine Vakanz mit einem wesentlich ähnlichen Profil entstehen. Weitere Informationen darüber, wie wir rekrutieren, finden Sie auf unserer EPO-Job- und Karriereseite.