Auf einen Blick
- Aufgaben: Koordiniere Veranstaltungen und unterstütze das Team bei der Organisation von Kongressen.
- Unternehmen: Internationale Organisation für Atemwegserkrankungen mit wachsendem Mitgliederkreis.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, internationale Erfahrungen und ein dynamisches Team.
- Weitere Informationen: Reisebereitschaft und die Möglichkeit, an spannenden Projekten mitzuwirken.
- Warum dieser Job: Gestalte bedeutende Events und arbeite in einem internationalen Umfeld.
- Qualifikationen: 1-2 Jahre Erfahrung, idealerweise im Eventmanagement, gute Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 4000 - 5000 € pro Monat.
La Société Européenne de Pneumologie (ERS) est une organisation internationale réunissant des médecins, des professionnels de santé, des scientifiques et d'autres experts dans le domaine de la médecine respiratoire. En tant que l'une des principales organisations médicales dans ce domaine, l'ERS compte un nombre croissant de membres répartis dans plus de 140 pays. Nous recherchons actuellement un Coordinateur Congrès & Événements pour fournir un soutien organisationnel et administratif de haut niveau et proactif à notre équipe Congrès & Événements.
Relevant du Responsable des Opérations Congrès et Événements, le candidat idéal travaillera de manière autonome, prendra des initiatives et maintiendra une communication claire et régulière avec le responsable en fournissant des retours opérationnels et des mises à jour. Le rôle implique une collaboration étroite avec l'équipe élargie et nécessite une approche pratique et orientée solutions.
Responsabilités Clés
- Coordonner les réservations d'hôtel et de vol pour les membres du corps professoral
- Rechercher et recommander des restaurants et services locaux ; compiler des informations pratiques pour les participants
- Aider à la préparation des Ordres d'Événement (restauration, logistique sur site)
- Préparer, envoyer et assurer le suivi des invitations aux participants et au corps professoral
- Gérer les remboursements de frais
- Suivre et relancer les factures et paiements liés aux événements
- Gérer le processus d'inscription et répondre aux demandes des participants (email/téléphone)
- Traiter les paiements et mettre à jour le système d'inscription
- Envoyer des rappels de paiement et effectuer des relances si nécessaire
- Préparer les documents des participants (ex. lettres de visa, modèles, informations pratiques)
- Émettre des factures manuelles lorsque requis
- Surveiller et mettre à jour le contenu du site web du Congrès
- Distribuer et gérer la restitution des clés de bureau sur site
- Soutenir l'application des protocoles de nettoyage et d'hygiène
- Aider à la préparation du guide du personnel et au soutien opérationnel pour les événements sociaux et le dîner du personnel
- Coordonner les commandes et l'installation du mobilier de bureau et des salles de session
- Contribuer à la planification budgétaire des responsabilités assignées
Votre Profil
- 1-2 ans d'expérience professionnelle, idéalement en contexte international
- Une expérience en gestion d'événements est un atout
- Un excellent esprit d'équipe avec d'excellentes compétences interpersonnelles et en communication
- Orienté client, grande attention aux détails et esprit orienté solutions
- Excellente maîtrise de l'anglais ; des langues supplémentaires sont un avantage
- Familiarité avec les processus d'inscription aux congrès ou événements
- Solides compétences en multitâche, priorisation, proactivité et gestion du temps
- Disponibilité pour voyager, y compris occasionnellement les week-ends et jusqu'à 10 jours durant le Congrès annuel
- Maîtrise de MS Office
- Bons sens de l'organisation
- Titulaire d'un permis de travail suisse ou de nationalité suisse
Processus de Candidature
Si ce poste vous intéresse et que vous vous voyez contribuer à notre mission, veuillez soumettre votre candidature complète (lettre de motivation, CV et diplômes). Veuillez noter : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Nous n'acceptons pas les candidatures via des agences.
Assistant Congrès & Événements (Remplacement Maternité) 100% Arbeitgeber: European Respiratory Society
La Société Européenne de Pneumologie (ERS) est un employeur exceptionnel, offrant un environnement de travail dynamique et collaboratif au cœur de la médecine respiratoire. Avec des opportunités de développement professionnel et une culture axée sur l'innovation et le soutien mutuel, les employés bénéficient d'une expérience enrichissante tout en contribuant à des événements internationaux significatifs. Située dans un cadre international, l'ERS valorise la diversité et encourage un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, rendant chaque jour de travail à la fois stimulant et gratifiant.
Kontaktdaten:
European Respiratory Society Recruiting-Team
