Auf einen Blick
- Aufgaben: Organisiere spannende Veranstaltungen und unterstütze ein dynamisches Team bei der Planung.
- Unternehmen: Die European Respiratory Society ist eine führende internationale Organisation im Bereich der Atemwegsgesundheit.
- Vorteile: Wettbewerbsfähiges Gehalt, flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, in einem internationalen Umfeld zu arbeiten.
- Weitere Informationen: Tolle Entwicklungsmöglichkeiten in einem unterstützenden Team.
- Warum dieser Job: Gestalte bedeutende Events und arbeite mit Experten aus der ganzen Welt zusammen.
- Qualifikationen: 1-2 Jahre Erfahrung in der Eventorganisation und starke Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 3000 - 4000 € pro Monat.
Die European Respiratory Society (ERS) ist eine internationale Organisation, die Ärzte, Gesundheitsfachkräfte, Wissenschaftler und andere Experten im Bereich der Atemwegserkrankungen vereint. Als eine der führenden medizinischen Organisationen in diesem Bereich hat die ERS eine wachsende Mitgliedschaft in über 140 Ländern.
Wir suchen derzeit einen Congress & Events Assistant, um unser Congress & Events-Team mit hochgradiger, proaktiver organisatorischer und administrativer Unterstützung zu unterstützen. Der ideale Kandidat wird unabhängig arbeiten, Initiative ergreifen und eine klare, regelmäßige Kommunikation mit dem Manager aufrechterhalten, indem er operationale Rückmeldungen und Updates bereitstellt. Die Rolle erfordert enge Zusammenarbeit mit dem breiteren Team und erfordert eine praktische, lösungsorientierte Denkweise.
HauptverantwortlichkeitenDie folgenden Hauptverantwortlichkeiten geben einen Überblick über die Rolle, obwohl zusätzliche Aufgaben nach Bedarf zugewiesen werden können:
- Koordination von Hotel- und Flugbuchungen für Fakultätsmitglieder
- Recherche und Empfehlung von Restaurants und lokalen Dienstleistungen; praktische Informationen für Teilnehmer zusammenstellen
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Event Orders (Catering, vor Ort Logistik)
- Einladungen an Teilnehmer und Fakultät vorbereiten, versenden und nachverfolgen
- Verwaltung von Spesenabrechnungen
- Nachverfolgung von eventbezogenen Rechnungen und Zahlungen
- Verwaltung des Registrierungsprozesses und Beantwortung von Teilnehmeranfragen (E-Mail/Telefon)
- Zahlungen verarbeiten und das Registrierungssystem aktualisieren
- Zahlungserinnerungen senden und nachverfolgen
- Teilnehmerdokumente (Visabestätigungen, Vorlagen, praktische Informationen) vorbereiten
- Manuelle Rechnungen ausstellen, wenn erforderlich
- Überwachung und Aktualisierung des Inhalts der Kongresswebsite
- Verteilung und Verwaltung der Rückgabe von Büroschlüsseln vor Ort
- Unterstützung bei der Durchsetzung von Reinigungs- und Hygienebestimmungen
- Unterstützung bei der Erstellung des Mitarbeiterhandbuchs und operativer Unterstützung für soziale Veranstaltungen und Mitarbeiteressen
- Koordination von Büro- und Sitzungsraummöbelbestellungen und -aufbau
- Beitrag zur Budgetplanung für zugewiesene Verantwortlichkeiten
- 1-2 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in einem internationalen Umfeld
- Hintergrund im Eventmanagement ist von Vorteil
- Ein starker Teamplayer mit hervorragenden zwischenmenschlichen und kommunikativen Fähigkeiten
- Kundenorientiert, hohe Aufmerksamkeit für Details und eine lösungsorientierte Denkweise
- Ausgezeichnete Englischkenntnisse; zusätzliche Sprachen sind von Vorteil
- Vertrautheit mit Kongress- oder Veranstaltungsregistrierungsprozessen
- Starke Multitasking-, Priorisierungs-, Proaktivitäts- und Zeitmanagementfähigkeiten
- Bereitschaft zu reisen, einschließlich gelegentlicher Wochenenden und bis zu 10 Tagen während des jährlichen Kongresses
- Versiert in MS Office
- Gute organisatorische Fähigkeiten
- Schweizer oder Inhaber eines Schweizer Arbeitsvisums
Wenn Sie an dieser Position interessiert sind und sich vorstellen können, zu unserer Mission beizutragen, senden Sie bitte Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf und Diplome). Bitte beachten Sie: Nur ausgewählte Kandidaten werden kontaktiert. Wir akzeptieren keine Bewerbungen über Agenturen.
Congress & Events Assistant 100% Arbeitgeber: European Respiratory Society
Die European Respiratory Society (ERS) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet. Mit einem internationalen Team von Fachleuten im Bereich der Atemwegserkrankungen fördert die ERS nicht nur die berufliche Weiterentwicklung ihrer Mitarbeiter, sondern bietet auch flexible Arbeitsbedingungen und die Möglichkeit, an bedeutenden Veranstaltungen teilzunehmen. Die Kultur der Zusammenarbeit und der offenen Kommunikation macht die ERS zu einem attraktiven Arbeitsplatz für alle, die einen positiven Einfluss auf die Gesundheitsversorgung weltweit haben möchten.
Kontaktdaten:
European Respiratory Society Recruiting-Team
