Auf einen Blick
- Aufgaben: Unterstütze unser Team bei der Organisation von Kongressen und Veranstaltungen.
- Unternehmen: Die European Respiratory Society vereint Experten im Bereich der Atemwegserkrankungen.
- Vorteile: Flexible Arbeitszeiten, internationale Erfahrung und ein dynamisches Team.
- Weitere Informationen: Reisebereitschaft und die Möglichkeit, an spannenden internationalen Kongressen teilzunehmen.
- Warum dieser Job: Gestalte bedeutende Events und arbeite mit Fachleuten aus aller Welt zusammen.
- Qualifikationen: 1-2 Jahre Erfahrung in der Eventorganisation und starke Kommunikationsfähigkeiten.
Das prognostizierte Gehalt liegt zwischen 55000 - 70000 € pro Jahr.
Die European Respiratory Society (ERS) ist eine internationale Organisation, die Ärzte, Gesundheitsfachkräfte, Wissenschaftler und andere Experten im Bereich der Atemwegserkrankungen vereint. Als eine der führenden medizinischen Organisationen in diesem Bereich hat die ERS eine wachsende Mitgliedschaft in über 140 Ländern.
Wir suchen derzeit einen Congress & Events Coordinator, der unserem Congress & Events-Team umfassende, proaktive organisatorische und administrative Unterstützung bietet. Der ideale Kandidat wird unabhängig arbeiten, Initiative ergreifen und eine klare, regelmäßige Kommunikation mit dem Manager aufrechterhalten, indem er operatives Feedback und Updates bereitstellt. Die Rolle erfordert enge Zusammenarbeit mit dem breiteren Team und erfordert eine praktische, lösungsorientierte Denkweise.
HauptverantwortlichkeitenDie folgenden Hauptverantwortlichkeiten geben einen Überblick über die Rolle, obwohl zusätzliche Aufgaben nach Bedarf zugewiesen werden können.
- Koordination von Hotel- und Flugbuchungen für Fakultätsmitglieder
- Recherche und Empfehlung von Restaurants und lokalen Dienstleistungen; Zusammenstellung praktischer Informationen für Teilnehmer
- Unterstützung bei der Vorbereitung von Event Orders (Catering, vor Ort Logistik)
- Vorbereitung, Versand und Nachverfolgung von Einladungen für Teilnehmer und Fakultät
- Verwaltung von Spesenabrechnungen
- Nachverfolgung von eventbezogenen Rechnungen und Zahlungen
- Verwaltung des Registrierungsprozesses und Beantwortung von Teilnehmeranfragen (E-Mail/Telefon)
- Bearbeitung von Zahlungen und Aktualisierung des Registrierungssystems
- Versand von Zahlungserinnerungen und Nachverfolgung nach Bedarf
- Vorbereitung von Teilnehmerdokumenten (Visabestätigungen, Vorlagen, praktische Informationen)
- Ausstellung manueller Rechnungen, wenn erforderlich
- Überwachung und Aktualisierung des Inhalts der Congress-Website
- Verteilung und Verwaltung der Rückgabe von Büroschlüsseln vor Ort
- Unterstützung bei der Durchsetzung von Reinigungs- und Hygienemaßnahmen
- Mitwirkung bei der Erstellung des Mitarbeiterhandbuchs und operativer Unterstützung für gesellschaftliche Veranstaltungen und das Mitarbeiteressen
- Koordination von Bestellungen und Einrichtung von Büromöbeln und Sitzungssälen
- Beitrag zur Budgetplanung für zugewiesene Verantwortlichkeiten
- 1-2 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in einem internationalen Umfeld
- Hintergrund im Eventmanagement ist von Vorteil
- Starker Teamplayer mit hervorragenden zwischenmenschlichen und kommunikativen Fähigkeiten
- Kundenorientiert, hohe Aufmerksamkeit für Details und eine lösungsorientierte Denkweise
- Exzellente Englischkenntnisse; zusätzliche Sprachen sind von Vorteil
- Vertrautheit mit Kongress- oder Veranstaltungsregistrierungsprozessen
- Starke Multitasking-, Priorisierungs-, Proaktivitäts- und Zeitmanagementfähigkeiten
- Bereitschaft zu reisen, einschließlich gelegentlicher Wochenenden und bis zu 10 Tagen während des jährlichen Kongresses
- Versiert in MS Office
- Gute organisatorische Fähigkeiten
- Schweizer oder Inhaber eines Schweizer Arbeitsvisums
Wenn Sie an dieser Position interessiert sind und sich vorstellen können, zu unserer Mission beizutragen, senden Sie bitte Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf und Diplome). Bitte beachten Sie: Nur ausgewählte Kandidaten werden kontaktiert. Wir akzeptieren keine Bewerbungen über Agenturen.
Congress & Events Assistant (Maternity Cover) 100% Arbeitgeber: European Respiratory Society
Die European Respiratory Society (ERS) ist ein hervorragender Arbeitgeber, der eine dynamische und unterstützende Arbeitsumgebung bietet, in der Teamarbeit und persönliche Entwicklung gefördert werden. Mit einem internationalen Team von Fachleuten im Bereich der Atemwegserkrankungen bietet die ERS nicht nur die Möglichkeit, an bedeutenden Veranstaltungen und Kongressen teilzunehmen, sondern auch die Chance, wertvolle Erfahrungen in einem globalen Netzwerk zu sammeln. Die Unternehmenskultur ist geprägt von Offenheit, Innovation und einem starken Engagement für die Verbesserung der Atemwegsgesundheit weltweit.
Kontaktdaten:
European Respiratory Society Recruiting-Team
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✨Nutze Fachmessen und Networking-Events
In der Welt der Gesundheitsmanagement-Wissenschaften gibt's viele interessante Events wie Gesundheitsmessen oder Kongresse. Schau dir die Termine an und nutze die Gelegenheit, um mit Fachleuten ins Gespräch zu kommen — das kann dir einen direkten Zugang zu deinem nächsten Job bei European Respiratory Society verschaffen!
✨Zielgerichtete Praktika oder Projekte
Da du eine befristete Stelle anstrebst, überlege, ob du gezielt nach Praktika oder Projekten in Gesundheitsmanagement-Wissenschaften suchst. Oft haben Unternehmen wie European Respiratory Society saisonale oder projektbasierte Einstellungen, die dann ein Sprungbrett für eine langfristige Anstellung bieten.
✨Mastermind-Gruppen oder Fachforen beitreten
Überlege, Mitglied in einer Mastermind-Gruppe oder einem Fachforum zu werden, das sich mit Gesundheitsmanagement beschäftigt. Hier kannst du Erfahrungen austauschen und wertvolle Kontakte knüpfen, die dir bei der Jobsuche helfen könnten.
✨Direkt bei European Respiratory Society bewerben!
Wenn du die perfekte Stelle in Gesundheitsmanagement-Wissenschaften entdeckst, warte nicht! Bewerbe dich direkt über unsere Website. So zeigst du dein ernsthaftes Interesse und kannst vielleicht schon bald Teil des Teams bei European Respiratory Society werden.
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Einige Tipps für deine Bewerbung 🫡
Heb deine akademischen Erfolge hervor!:Da du dich auf eine Position im Bereich Gesundheitsmanagement-Wissenschaften bewirbst, ist es super wichtig, deine relevanten akademischen Abschlüsse und Noten im Lebenslauf sichtbar zu machen. Vergiss nicht, spezielle Kurse oder Projekte zu erwähnen, die deine Qualifikationen unterstreichen und deine Eignung für die Position bei European Respiratory Society zeigen!
Wissen über aktuelle Trends und Forschung:Informiere dich über die neuesten Trends und Forschungen im Gesundheitsmanagement. Zeige in deinem Bewerbungsschreiben, dass du nicht nur die Theorie kennst, sondern auch ein tiefes Verständnis für die praktischen Herausforderungen unseres Feldes hast. Das hilft uns zu sehen, dass du ein echtes Interesse an der Weiterentwicklung in diesem Bereich hast.
Unbefristete Gedanken – trotz Befristung!:Auch wenn die Stelle befristet ist, wollen wir sehen, dass du langfristig denkst. In deinem Anschreiben kannst du darauf eingehen, wie du zur Weiterentwicklung von European Respiratory Society beitragen und vielleicht danach weiterhin in anderen Positionen arbeiten möchtest. Zeig uns deine Motivation und wie du dich entwickeln willst!
Relevante Praktika und Erfahrungen:Falls du vorher Praktika oder Erfahrungen im Gesundheitsbereich gesammelt hast, bring das unbedingt in deinen Lebenslauf ein! Konzentriere dich darauf, wie diese Erlebnisse dir wertvolle Fähigkeiten und Einblicke vermittelt haben, die dir in der befristeten Anstellung bei European Respiratory Society helfen können. Wir wollen wissen, was du bereits kannst!
Wie man sich auf ein Vorstellungsgespräch bei European Respiratory Society vorbereitet
✨Verstehe die Grundlagen der Gesundheitswissenschaften
Mach dich mit den neuesten Trends und Themen im Gesundheitsmanagement vertraut. Einige typische Fragen könnten sich um aktuelle gesundheitspolitische Entwicklungen oder innovative Ansätze zur Patientenversorgung drehen, also sei darauf vorbereitet, deine Meinung oder Analysen dazu zu teilen.
✨Betone deine analytischen Fähigkeiten
In der Gesundheitswissenschaft geht es oft darum, Daten auszuwerten und Entscheidungen zu treffen. Zeig, dass du mit Statistiken und qualitativen Daten umgehen kannst, und bereite konkrete Beispiele vor, wie du diese Fähigkeiten in der Vergangenheit genutzt hast.
✨Bereite deinen Lebenslauf und relevante Erfahrungen vor
Da es sich um eine befristete Stelle handelt, ist es wichtig, zu zeigen, dass du schnell lernen und dich in das Team integrieren kannst. Hebe relevante Praktika, Projekte oder Studienleistungen hervor, die zeigen, dass du schnell produktiv werden kannst.
✨Bereite dich auf praktische Szenarien vor
In einem Interview im Bereich Gesundheitsmanagement kann es sein, dass du an Fallstudien oder praktischen Szenarien teilnehmen musst. Überlege dir vorab, wie du in bestimmten Situationen handeln würdest, z.B. wenn es darum geht, zwischen verschiedenen Gesundheitsstrategien zu wählen oder eine Gesundheitskampagne zu entwerfen.
